Microsoft Teams là “con cưng” của Microsoft. Teams là ứng dụng thường xuyên được cập nhật nhiều tính năng mới nhất.
Bài viết này giới thiệu đến bạn 4 tính năng vừa mới được Microsoft “trình làng”, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với Teams.
Nội dung chính
1. Tạo Task từ một tin nhắn
Nhấp vào dấu ba chấm của bất kỳ cuộc trò chuyện hoặc tin nhắn kênh nào, sau đó trong phần More actions – Tác vụ khác, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Create task – Tạo công việc như hình bên dưới.
Khi nhấp vào, bạn có thể tạo 1 nhiệm vụ mới từ nội dung vừa chọn.
Nó sẽ sử dụng câu đầu tiên của tin nhắn làm tên cho nhiệm vụ bạn có thể thay đổi. Bạn cũng có thể đặt mức độ ưu tiên và ngày đến hạn của nhiệm vụ.
Bạn cũng cần xác định nơi tạo nhiệm vụ. Theo mặc định, nó sẽ được tạo trong danh sách Task chung của bạn trong Microsoft To-do. Bạn có thể thay đổi bằng cách nhấp vào mũi tên xuống của các Task List của bạn và chọn nơi muốn tạo nhiệm vụ mới.
Tính năng này giúp bạn tùy biến công việc rất nhanh, lược bỏ được nhiều thao tác. Tạo nhiệm vụ cần làm ngay trong các nội dung đang chat giúp bạn không bỏ xót bất kỳ đầu việc quan trọng nào.
2. Khóa cuộc họp
Một tính năng mới khác là khả năng Lock The Meeting – khóa cuộc họp. Tính năng này sẽ không cho bất kỳ người dùng nào tham gia cuộc họp đó khi cuộc họp đã bị khóa.
Để khóa một cuộc họp, bạn cần là người tham gia cuộc họp đó cũng như là người tổ chức tổng thể.
Trong tab participants – người tham gia, hãy nhấp vào dấu chấm lửng -> Look the meeting >> Lock
Sau khi bạn xác nhận, một tuyên bố từ chối trách nhiệm sẽ bật lên cho bạn biết rằng không ai được phép tham gia cuộc họp.
Lưu ý rằng sẽ không có bất kỳ ai, ngay cả những người dùng được mời trước đó có thể tham gia cuộc họp sau khi khóa. Nếu ai đó cố gắng tham gia, họ sẽ nhận được một thông báo như hình bên dưới.
Tính năng này giúp bạn bảo mật thông tin cuộc họp tốt hơn đồng thời kiểm soát được ai có thể hoặc không thể tham gia vào cuộc họp một cách hiệu quả hơn.
>> Xem thêm: Microsoft Teams Essentials là gì? Có gì đặc biệt so với Microsoft Teams miễn phí?
3. Trình mở tệp mặc định cho Microsoft Teams
Thay vì phải vào Office để mở file, bạn đã có thể mở các file này trực tiếp từ Microsoft Teams nếu chúng có liên quan đến các hoạt động đang thực hiện trên Teams.
Trước đây, bước này khá rườm rà.
Giờ đây, người dùng có thể định cấu hình hành động mặc định bằng cách đi tới phần Files trong Teams settings -> General.
Nó được cài đặt mặc định lấy file từ Teams, bạn có thể đổi thành
Nó được đặt thành “Nhóm” theo mặc định nhưng có thể được thay đổi thành Browser hoặc Desktop app.
Tính năng này giúp cả tổ chức và cá nhân tối ưu thời gian. Quản trị viên có thể cài đặt tính năng này cho toàn bộ tổ chức.
4. Tự động ghi lại cuộc họp
Microsoft Teams vừa bổ sung tính năng Record automatically – tự động ghi lại cuộc họp, bạn không cần phải thực hiện hành động này thủ công nữa.
Tính năng ghi lại cuộc họp chỉ có trên Teams thuộc Microsoft 365, không có trên Teams miễn phí.
Khi thay đổi cài đặt này thành Yes, cuộc họp sẽ bắt đầu ghi ngay khi có người tham gia cuộc họp.
Bản ghi sẽ được lưu vào OneDrive của người tham dự đã tham gia đầu tiên hoặc trong SharePoint cho các cuộc họp kênh.
Người tổ chức cuộc họp sẽ luôn có quyền chỉnh sửa đối với bản ghi ngay cả khi bản ghi đó được lưu trữ trong OneDrive của người khác.
Tất cả các cuộc họp đều có giá trị, nếu không muốn bỏ lỡ nội dung trong cuộc họp hoặc muốn gửi cho những người vắng mặt, bạn nên bật chế độ ghi tự động để luôn đảm bảo các cuộc họp đều đã được lưu lại.
Có thể bạn quan tâm:
Kết
Chúng tôi sẽ liên tục cập nhật các tính năng mới của Microsoft Teams nói riêng cũng như Microsoft 365 nói chung đến bạn.
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn thêm về Teams.
>> Xem thêm: Tầm quan trọng của Microsoft Teams cho tổ chức làm việc từ xa
