10 Cách bảo mật dữ liệu Microsoft 365 trong doanh nghiệp

Tiến bộ công nghệ và sự phát triển của Internet đã mở ra nhiều cơ hội mới cho việc giao tiếp, lưu trữ và trao đổi thông tin. Tuy nhiên, đi kèm với sự tiến bộ đó là nguy cơ đánh cắp dữ liệu trực tuyến, một vấn đề ngày càng trở nên đáng lo ngại.

Các cuộc tấn công mạng và việc xâm nhập vào hệ thống đã làm hỏng không chỉ danh tiếng của các công ty và tổ chức, mà còn đe dọa cả sự riêng tư và an toàn của người dùng.

Chính vì vậy, nếu bạn và tổ chức đang sử dụng nền tảng Microsoft 365 để lưu trữ, xử lý và chia sẻ dữ liệu thì bạn có thể áp dụng 10 cách bảo mật dữ liệu hàng đầu của Microsoft.

1. Sử dụng xác thực đa yếu tố

Bước quan trọng đầu tiên để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn là sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA). Tính năng này còn được gọi là xác minh 2 bước, yêu cầu mọi người sử dụng mã hoặc ứng dụng xác thực trên điện thoại để đăng nhập vào Microsoft 365. Việc sử dụng xác thực đa yếu tố có thể ngăn chặn được những kẻ xấu tấn công và chiếm đoạt tài khoản nếu họ biết mật khẩu của bạn.

Tính năng xác thực đa yếu (MFA) được tích hợp sẵn dùng trong Microsoft 365 Business Basic, Standard và Premium. Đối với gói Premium, các tính năng bảo mật được thiết lập và cấu hình nâng cao hơn, bảo vệ an toàn tối đa cho mọi dữ liệu.

2. Cài đặt tài khoản quản trị viên

Các tài khoản quản trị viên thường là mục tiêu hấp dẫn đối với các cuộc tấn công mạng. Một số lý do mà các tài khoản quản trị viên dễ bị tấn công như:

• Quyền truy cập đặc biệt: Các tài khoản quản trị viên thường có quyền truy cập và điều khiển toàn bộ hệ thống hoặc các phần quan trọng. Điều này làm cho chúng trở thành mục tiêu hấp dẫn cho kẻ tấn công, vì việc kiểm soát một tài khoản quản trị viên sẽ cho phép họ tiếp cận và kiểm soát toàn bộ hệ thống.
• Không đủ cường độ bảo mật: Một số tài khoản quản trị viên có mức độ bảo mật không đủ mạnh. Ví dụ như sử dụng mật khẩu yếu hoặc không đảm bảo quy trình xác thực đầy đủ. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho “kẻ xấu” tiến hành các cuộc tấn công dò mật khẩu hoặc xâm nhập vào tài khoản.
• Thiếu cập nhật và vá lỗ hổng: Nếu các tài khoản quản trị viên không được cập nhật đầy đủ và thiếu việc áp dụng các bản vá lỗ hổng, thì kẻ tấn công có thể tìm ra các lỗ hổng này và khai thác chúng để xâm nhập vào hệ thống.
• Sự thiếu hiểu biết về an ninh thông tin: Một số tài khoản quản trị viên có thể thiếu hiểu biết về các phương pháp tấn công mạng hiện đại và các biện pháp bảo mật. Điều này làm cho họ trở nên dễ bị lừa và mắc các lỗi bảo mật cơ bản.

Sau hàng loạt các lý do trên, các chuyên gia của Microsoft khuyên người dùng nên thiết lập và cài đặt tài khoản quản trị viên một cách an toàn và chặt chẽ. Đồng thời, tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin, đặc quyền tối thiểu, nghĩa là người dùng chỉ được cấp quyền truy cập vào các ứng dụng, dữ liệu cần thiết để xử lý công việc.

3. Sử dụng tính năng bảo mật được tích hợp sẵn

Một số tính năng được tích hợp sẵn trong Microsoft 365 như: tính năng spam, chống phần mềm độc hại và chống lừa đảo… Người dùng cũng có thể sử dụng các tính năng này để bảo vệ email và các dữ liệu lưu trữ được an toàn.

Cả 3 gói Microsoft 365 Business Basic, Standard và Premium đều tích hợp Exchange Online Protection (EOP) là dịch vụ lọc dựa trên đám mây giúp bảo vệ tổ chức của bạn khỏi thư rác, phần mềm độc hại và các mối đe dọa email khác.

Với Microsoft 365 Business Premium là gói giải pháp cao cấp hơn sẽ bao gồm các chính sách bảo mật như chặt chẽ như: cài đặt giả mạo, cài đặt mạo danh, liên kết An toàn và tệp đính kèm An toàn.

4. Sử dụng tính năng bảo mật thiết bị

Một trong những cách đầu tiên để bảo vệ dữ liệu là thiết bị phải được cấu hình đúng cách. Bởi vì, mọi thiết bị đều có thể là một trong những nguyên nhân để hacker có thể xâm nhập và tấn công vào hệ thống.

Người dùng Microsoft 365 cần phải thiết lập một số tính năng bảo mật cho thiết bị như sử dụng xác thực 2 bước trên mọi thiết bị như máy tính công ty, điện thoại và các thiết bị khác phục vụ cho công việc.

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 Business Premium, bạn cũng có thể dùng các tính năng bảo mật nâng cao như quản lý mối đe dọa và lỗ hổng, quản lý thiết bị…

5. Bảo vệ thông tin và dữ liệu Email

Email được xem là con mồi “béo bở” nhất mà các hacker rất thích, vì dễ hack và dễ lấy thông tin. Một số các cuộc tấn công bằng Email có thể được ngụy trang dưới dạng thông tin liên lạc, tệp… Theo một số thống kê thì việc lừa đảo qua email chiếm tỷ lệ cao nhất, cụ thể như sau:

• Lừa đảo qua email chiếm 54%
• Lừa đảo bằng phần mềm độc hại chiếm 49%
• Lừa đảo bằng tài khoản chiếm 47%

Vì vậy, các chuyên gia của Microsoft khuyên người dùng cần phải biết cách chủ động để bảo vệ dữ liệu an toàn trên các nền tảng. Đối với các phiên bản Microsoft 365 Business Basic, Standard, and Premium đều được tích hợp tính năng bảo vệ chống thư rác, chống phần mềm độc hại và chống lừa đảo cho email được lưu trữ trong Exchange Online.

Còn nếu bạn và tổ chức đang sử dụng một phiên bản cao cấp hơn là Premium, bạn sẽ được cung cấp tính năng bảo mật chặt chẽ cho email và hoạt động cộng tác như: bảo vệ chống lừa đảo, chống thư rác và chống phần mềm độc hại nâng cao, tệp đính kèm an toàn và liên kết an toàn…

6. Sử dụng Microsoft Teams để cộng tác và chia sẻ

Microsoft Teams là nền tảng họp trực tuyến, cho phép bạn tổ chức các cuộc họp với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác từ xa. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các tính năng tương tác như: chia sẻ màn hình, thực hiện cuộc trò chuyện video và âm thanh, gửi tin nhắn trong cuộc họp và ghi lại cuộc họp để xem lại sau này.

Với Microsoft Teams, tất cả các tệp và thông tin dữ liệu của bạn đều được lưu ở OneDrive an toàn và bảo mật tuyệt đối.

>> Xem thêm: Microsoft Teams Essentials là gì? Có gì đặc biệt so với Microsoft Teams miễn phí?

7. Thiết lập chia sẻ tệp cho SharePoint và OneDrive

SharePoint và OneDrive là hai công cụ mạnh mẽ trong hệ sinh thái Microsoft để chia sẻ tệp tin và lưu trữ thông tin.

SharePoint và OneDrive cung cấp một hệ thống quản lý tệp tin linh hoạt và tiện ích. Bạn có thể tạo thư mục và cấu trúc thư mục phù hợp với nhu cầu của mình, giúp bạn tổ chức và quản lý tệp tin một cách dễ dàng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ tệp tin và làm việc chung trên cùng một tệp với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng. Bạn có thể mời người khác vào để chỉnh sửa hoặc xem tệp tin, và các thay đổi sẽ được cập nhật tự động cho tất cả mọi người. Các dữ liệu đều sẽ được đồng bộ hóa giữa các thiết bị làm việc mà không cần thực hiện thao tác di chuyển dữ liệu.

>> Tìm hiểu thêm: Microsoft bảo vệ dữ liệu OneDrive của bạn trên đám mây như thế nào?

8. Đăng nhập ứng dụng Microsoft 365

Ứng dụng Microsoft 365 được thiết kế để hoạt động tốt trên các nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính để bàn, điện thoại di động và máy tính bảng. Bạn có thể truy cập và làm việc trên dữ liệu của mình từ bất kỳ đâu và từ bất kỳ thiết bị nào với tính tương thích và tích hợp dễ dàng.

Hơn thế nữa, ứng dụng Microsoft 365 đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cao và tuân thủ các quy định và quy tắc an ninh thông tin quan trọng. Dữ liệu của bạn được bảo vệ bằng mã hóa và các tính năng bảo mật tiên tiến, giúp đảm bảo an toàn.

9. Cài đặt tính năng chia sẻ lịch

Trong Microsoft 365, tính năng chia sẻ lịch được cung cấp thông qua ứng dụng Outlook. Dưới đây là một số tính năng chia sẻ lịch quan trọng trong Microsoft:

• Chia sẻ lịch: Bạn có thể chia sẻ lịch của mình với đồng nghiệp, đối tác hoặc thành viên trong tổ chức. Bằng cách chia sẻ lịch, người khác có thể xem lịch của bạn, biết được lịch trình và sự sẵn có của bạn.
• Mời và phản hồi cuộc họp: Bạn có thể mời người khác tham gia cuộc họp hoặc sự kiện trong lịch của mình bằng cách gửi lời mời qua email. Người nhận có thể phản hồi trạng thái tham gia, chấp nhận hoặc từ chối cuộc họp.
• Xem lịch của người khác: Ngoài việc chia sẻ lịch của mình, bạn cũng có thể được phép xem lịch của người khác nếu họ chia sẻ với bạn quyền truy cập. Điều này giúp bạn biết lịch trình của đồng nghiệp và lên kế hoạch làm việc chung hiệu quả.
• Xem lịch theo nhóm: Trong Microsoft Teams, bạn có thể xem lịch của toàn nhóm làm việc để biết được lịch trình và sự sẵn có của các thành viên khác. Điều này giúp tăng cường cộng tác và phối hợp công việc trong nhóm.

Tính năng chia sẻ lịch trong Microsoft sẽ giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giữ liên lạc hiệu quả với đồng nghiệp và đối tác. Tuy nhiên, người dùng cần phải sử dụng tính năng chia sẻ một cách phù hợp, không nên chia sẻ các lịch trình hoặc thông tin cá nhân quan trọng.

10. Thường xuyên vận hành và bảo trì

Sau khi quá trình thiết lập và cấu hình ban đầu của Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp hoàn tất, tổ chức cần có kế hoạch vận hành và bảo trì. Khi nhân viên đến và đi, bạn sẽ cần thêm hoặc xóa người dùng, đặt lại mật khẩu và thậm chí có thể đặt lại thiết bị về cài đặt gốc.

Việc thường xuyên vận hành và bảo trì sẽ giúp tổ chức đảm bảo được tính hiệu suất, bảo mật các thông tin quan trọng, giảm thiểu rủi ro và khắc phục sự cố kịp thời.

Kết:

Có thể nói trong tình trạng đánh cắp dữ liệu ngày nay, việc nâng cao nhận thức về an ninh thông tin và thực hiện các biện pháp bảo mật tương ứng là việc làm cần thiết để bảo vệ dữ liệu trong doanh nghiệp.

MMGROUP hy vọng rằng các cách bảo vệ dữ liệu trong bài viết này sẽ hữu ích đến bạn, bạn có thể áp dụng các thao tác bảo mật này để dữ liệu được an toàn hơn.

Hình ảnh tóm tắt: