Cách bổ sung dung lượng email Microsoft chi tiết

Mặc dù dung lượng email của Microsoft khá lớn nhưng vẫn không đủ với một số tổ chức có nhu cầu lưu trữ cao. Cách tính và bổ sung dung lượng email Microsoft cũng tương đối phức tạp. 

Tham khảo cách bổ sung dung lượng email Microsoft dưới đây nếu bạn sắp dùng hết dung lượng.

1. Giới thiệu về dịch vụ email của Microsoft 

Có 2 cách để sử dụng email Microsoft: sử dụng như một gói độc lập trong Microsoft Exchange Online Plan 1/Plan 2 hoặc sử dụng trong các gói Microsoft 365 Business và Enterprise (được tích hợp với nhiều dịch vụ khác).

Microsoft Exchange Online là giải pháp cung cấp email theo tên miền của doanh nghiệp, lịch, danh bạ và nhiệm vụ trên PC, web và thiết bị di động. Giải pháp này chỉ bao gồm tính năng email và dùng trên giao diện Outlook Mail.

Với các gói lưu trữ Exchange Online của Microsoft, email được lưu trữ trên các máy chủ hỗ trợ đồng thời nhiều khách hàng. Các máy chủ này được đặt trong các trung tâm dữ liệu của Microsoft và người dùng có thể truy cập trên nhiều loại thiết bị từ bên trong mạng công ty hoặc qua Internet.

Microsoft 365 Business và Enterprise được định nghĩa là bộ công cụ văn phòng và email doanh nghiệp.  Ngoài email, bạn sẽ nhận được bộ Microsoft Office làm việc online và offline; các công cụ cộng tác như  Microsoft Teams và SharePoints; lưu trữ đám mây 1TB với Microsoft OneDrive và các tính năng bảo mật nâng cao. 

Có nhiều tùy chọn gói của Microsoft 365, email trong gói này sẽ tương ứng với Plan 1 và Plan 2 như gói độc lập.

2. Cách kiểm tra dung lượng email Microsoft đã dùng và còn lại

Sử dụng Exchange admin center để kiểm tra. Thông tin sẽ được hiển thị như hình bên dưới:

3. Giới hạn dung lượng của email Microsoft

Microsoft chia dung lượng email dựa trên dịch vụ đăng ký và một số tiêu chí khác. Để đơn giản, chúng tôi chỉ đưa ra các số liệu phổ biến của Exchange Online Plan 1 và Plan 2:

Dung lượng	Plan 1	Plan 2
Hộp thư người dùng	50GB	100GB
Hộp thư lưu trữ	50GB	1.5TB*
Hộp thư dùng chung	50GB	50GB
Hộp thư tài nguyên	50GB	50GB
Hộp thư thư mục công cộng	50GB	100GB
Hộp thư nhóm	50GB	50GB

Giải thích các thông số dung lượng trên như sau:

* Mỗi người dùng sẽ nhận được 100GB dung lượng trong hộp thư lưu trữ. Khi lưu trữ tự động được bật, dung lượng lưu trữ sẽ được tự động tăng dần cho đến khi đạt 1.5 TB nếu bạn đã dùng hết 100GB ban đầu.

Hộp thư dùng chung và hộp thư tài nguyên sẽ giới hạn ở 50GB. Để tăng kích thước hộp thư, yêu cầu bạn phải đăng ký Exchange Online Plan 2. Hộp thư sẽ tăng lên dung lượng đến 100GB.

Hộp thư thư mục công cộng bị giới hạn ở 1.000 hộp thư và tổng kích thước tối đa của tất cả các hộp thư thư mục công cộng là 50TB.

>> Xem thêm: Hộp thư dùng chung Microsoft 365 là gì? Ưu điểm và hạn chế

4. Cách bổ sung dung lượng email của Microsoft

Kích thước email của hầu hết các dịch vụ của Microsoft là 50GB. Chỉ có một số ít trường hợp như gói Exchange Online Plan 2 cung cấp 100GB.

Nếu dung lượng mail Exchange Online của bạn đã đạt dung lượng giới hạn, có 2 cách để bổ sung như sau:

• Nâng cấp lên Exchange Plan 2 để nhận 100GB dung lượng.
• Bật Exchange Online Archiving. Tùy thuộc vào giấy phép Microsoft 365 của bạn, cách này sẽ cung cấp cho bạn thêm 50GB dung lượng hoặc dung lượng gần như không giới hạn với tính năng lưu trữ tự động mở rộng (xem mục dấu * ở trên).

Cách này cũng khả dụng khi bạn đang dùng các gói Microsoft 365 và hết dung lượng.

5. Microsoft có cung cấp dung lượng không giới hạn hay không?

Kể từ ngày 1/11/2021, tính năng lưu trữ không giới hạn không còn khả dụng trong Microsoft 365. Giờ đây, tính năng này được Microsoft gọi là: lưu trữ tự động mở rộng (auto-expanding archiving). Hiện tại, các giới hạn của tính năng này như sau:

• Tổng kích thước lên đến 1.5TB
• Tốc độ mở rộng tối đa hàng ngày là 1GB

6. Cách giải phóng dung lượng email Microsoft

1.5TB dung lượng lưu trữ có thể khá lớn, nhưng bạn cũng cần tối ưu cách sử dụng email để hộp thư không bị đầy nhanh.

6.1 Kiểm tra và xóa email không cần thiết thường xuyên

Nếu bạn dùng email mỗi ngày với tần suất cao, hãy làm việc này định kì mỗi cuối ngày hoặc cuối tuần. 

Dọn dẹp email thường xuyên giữ cho hộp thư của bạn luôn gọn gàng, có không gian trống để nhận các thư quan trọng và tránh mất thời gian xử lý hàng loạt về sau.

6.2 Giới hạn dung lượng email cho người dùng

Quản trị viên có thể bật giới hạn dung lượng email cho người dùng. Ví dụ: nếu người dùng được cấp phép cho hộp thư có dung lượng 50GB, bạn có thể chỉ định hạn ngạch 20GB cho người dùng đó.

Làm theo các bước sau:

Bước 1: Kết nối với Exchange Online PowerShell

Bước 2: Chạy lệnh ghép ngắn PowerShell sau:

Set-Mailbox <UserID> -ProhibitSendQuota <Value> -ProhibitSendReceiveQuota <Value> -IssueWarningQuota <Value>

Trong lệnh này, trình giữ chỗ <UserID> biểu thị UPN, địa chỉ email hoặc GUID của người dùng hộp thư và trình giữ chỗ <Value> biểu thị một số tính bằng megabyte (MB), kilobyte (KB) hoặc gigabyte (GB) cho tùy chỉnh kích thước hoặc hạn ngạch mà bạn muốn sử dụng.

Ví dụ: để đặt giá trị cho các tham số ProhibitSend, , ProhibitSendReceivevà IssueWarningQuota lần lượt là 19GB, 20GB và 18GB cho hộp thư, cú pháp của lệnh ghép ngắn sẽ như sau:

Set-Mailbox JDoe@contoso.com -ProhibitSendQuota 19GB -ProhibitSendReceiveQuota 20GB -IssueWarningQuota 18GB

Bước 3: Kiểm tra xem danh sách hạn ngạch hiện tại có được đính kèm vào hộp thư hay không. Để thực hiện việc này, hãy chạy lệnh ghép ngắn PowerShell sau:

Get-Mailbox <User ID> | Select *quota*

Kết

“Làm thế nào để bổ sung dung lượng email Microsoft” là câu hỏi MMGROUP nhận được nhiều nhất. Hi vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ quy tắc và cách thức để bổ sung dung lượng cho email của tổ chức.

>> Có thể bạn quan tâm: Cách bổ sung dung lượng OneDrive