OneDrive từ lâu đã trở thành ứng dụng lưu trữ đám mây phổ biến, giúp người dùng dễ dàng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu quan trọng từ mọi thiết bị. Tuy nhiên, với việc lưu trữ ngày càng nhiều tài liệu, hình ảnh và video, dung lượng của OneDrive có thể nhanh chóng đầy. Nếu bạn đang đối mặt với tình trạng dung lượng OneDrive gần hết và muốn giải phóng dữ liệu nhanh chóng.
MMGROUP sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý và điều chỉnh dung lượng OneDrive.
1. Những cách quản lý dung lượng OneDrive
Có nhiều cách để bạn có thể quản lý và theo dõi dung lượng OneDrive như trên web, trên PC hoặc trên Microsoft Store…
1.1 Quản lý dung lượng OneDrive trên web
Khi người dùng sử dụng OneDrive trên trình duyệt (web), bạn có thể mở quản lý dung lượng OneDrive bằng cách:
- Mở OneDrive trên web và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft
- Chọn Options (Tùy chọn) >> Manage storage (Quản lý bộ nhớ) >> Empty recycle bin (Dọn sạch thùng rác)
Người dùng có thể xem được các dữ liệu nào đang chiếm nhiều dung lượng hoặc xóa các tệp lớn, ảnh và một số nội dung không cần thiết.
Nguồn hình ảnh: Onmsft
1.2 Quản lý dung lượng ứng dụng OneDrive trên PC
Bạn có thể quản lý dung lượng của OneDrive khi sử dụng trên máy tính (PC) như sau:
- Ở góc phải phía dưới màn hình, nhấn vào biểu tượng OneDrive (đám mây)
- Chọn Cài đặt (biểu tượng bánh răng) >> Account (tài khoản)
Nguồn hình ảnh: Onmsft
Lúc này, giao diện sẽ hiển thị dung lượng bạn đã sử dụng OneDrive. Ngoài ra, người dùng cũng có thể chọn các tùy chọn bổ sung như chọn những thư mục bạn muốn hiển thị trên PC. Hoặc một tùy chọn khác là bạn có thể cài đặt thời gian để khóa kho lưu trữ cá nhân nếu không sử dụng.
Nguồn hình ảnh: Onmsft
1.3 Quản lý dung lượng OneDrive trong Microsoft Store
Microsoft Store một nền tảng cung cấp toàn bộ các ứng dụng thuộc hệ sinh thái Microsoft. Người dùng có thể truy cập và tải các ứng dụng một cách an toàn và bảo mật tại Microsoft Store.
Đối với OneDrive có thể sẽ không sử dụng thường xuyên tại giao diện Microsoft Store. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể quản lý dung lượng ngay trên giao diện này.
- Mở ứng dụng OneDrive trong Microsoft Store trên PC
- Nhấp vào menu ba chấm ở phía trên bên phải và chọn Cài đặt
Nguồn hình ảnh: Onmsft
Sau mục giới thiệu OneDrive, bạn sẽ thấy được tổng dung lượng mà mình đã sử dụng. Nhấn vào bảng phân tích dung lượng, bạn có thể chọn tính năng Empty recycle bin (Dọn sạch thùng rác) để giải phóng các tệp có dung lượng lớn, hình ảnh và một số các nội dung khác không sử dụng.
Nguồn hình ảnh: Onmsft
2. Cách điều chỉnh dung lượng OneDrive
Khi mà dung lượng OneDrive đạt đến giới hạn, bạn có thể sử dụng các mẹo như sau để tối đa hóa dung lượng:
2.1 Xóa các tệp không cần thiết
Một trong những cách đầu tiên để quản lý và điều chỉnh dung lượng OneDrive hiệu quả là xóa các tệp không cần thiết. Người dùng cần kiểm tra xem có các tệp tin nào không cần thiết, không sử dụng nữa, thì có thể xóa chúng để không chiếm dung lượng OneDrive.
Sau khi đã xóa, bạn cũng cần kiểm tra thư mục “Đã xóa gần đây” và tiếp tục xóa các tệp tin không cần phải giữ lại.
>> Xem thêm: Microsoft 365 vs Onedrive: điểm chung là lưu trữ trên đám mây, vậy khác nhau ở đâu?
2.2 Nén dữ liệu
Đối với các dữ liệu, tệp tin hình ảnh hoặc video có dung lượng cao thì trước khi tải lên OneDrive bạn cần nén để giảm kích thước tệp. Đồng thời, việc này cũng sẽ không làm tốn nhiều dung lượng lưu trữ trên OneDrive.
2.3 Sử dụng tính năng OneDrive’s Files On-Demand
OneDrive’s Files On-Demand là tính năng giúp bạn truy cập tất cả các tệp trong bộ nhớ đám mây trong OneDrive, mà không cần phải tải chúng xuống và sử dụng dung lượng lưu trữ trên máy tính.
Một số ưu điểm nổi bật của tính năng này:
- Tiết kiệm dung lượng trên thiết bị bằng cách chỉ tạo các tệp trực tuyến
- Đặt tệp và thư mục luôn khả dụng cục bộ trên thiết bị
- Xem thông tin quan trọng về các tệp, chẳng hạn như liệu chúng có được chia sẻ hay không
- Xem hình thu nhỏ của hơn 300 loại tệp khác nhau ngay cả khi bạn không cài đặt ứng dụng để mở tệp
Cách thiết lập tính năng bật tệp theo yêu cầu:
- Mở cài đặt OneDrive rồi chọn biểu tượng Cài đặt
- Chọn Đồng bộ hóa và sao lưu >> Cài đặt nâng cao
- Chọn Tệp theo yêu cầu, chọn Tải xuống tệp sử dụng hoặc Tải xuống tất cả tệp ngay bây giờ.
Lưu ý: Tính năng cài đặt tệp theo yêu cầu là duy nhất cho từng thiết bị, vì vậy hãy đảm bảo bạn bật cài đặt này cho từng thiết bị mà bạn muốn sử dụng.
2.4 Bổ sung thêm dung lượng lưu trữ
Đối với tài khoản cá nhân (miễn phí) bạn sẽ có 5GB dung lượng lưu trữ trên OneDrive. Chính vì thế, nếu bạn cần bổ sung dung lượng, bạn có thể cập nhật lên các gói như:
- Microsoft 365 Personal cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ đám mây
- Microsoft 365 Family với tổng là 6TB, có thể chia sẻ cho 6 người dùng, mỗi người dùng nhận được 1TB dung lượng OneDrive.
Đối với tài khoản doanh nghiệp, người dùng có thể bổ sung dung lượng bằng cách sử dụng OneDrive for Business, cụ thể:
- OneDrive for Business Plan 1: Nhận 1TB cho mỗi người dùng và các tính năng nâng cao khi cộng tác trên cùng tệp của tổ chức
- OneDrive for Business Plan 2: Bao gồm mọi tính năng của Plan 1 và dung lượng lưu trữ không giới hạn (khi đăng ký từ 5 tài khoản trở lên.
Kết:
Có thể nói, việc quản lý dung lượng OneDrive không chỉ giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn giúp tăng hiệu suất làm việc trong việc chia sẻ dữ liệu.
Hy vọng các mẹo giúp điều chỉnh dung lượng OneDrive trong bài viết này sẽ hữu ích đến bạn. Bạn có thể áp dụng ngay để giải phóng dung lượng OneDrive của mình.
