Chuyển tới nội dung

Cách sử dụng Microsoft Teams: Bí quyết làm việc hiệu quả trên mọi thiết bị

  • bởi
hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Teams

Microsoft Teams là một trong những ứng dụng hỗ trợ bạn làm việc từ xa, họp trực tuyến và quản lý dự án một cách hiệu quả và dễ dàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách sử dụng Microsoft Teams trên laptop và thiết bị điện thoại đơn giản chỉ trong vài bước nhấp chuột.

1. Cách sử dụng Microsoft Teams trên laptop

Đối với người dùng trên laptop, để sử dụng Microsoft Teams bạn cần sử dụng theo các bước như sau:

1.1 Tải và cài đặt Microsoft Teams

  • Tải và cài đặt Microsoft Teams trên ứng dụng

Để tải và cài đặt Microsoft Teams bằng ứng dụng, truy cập vào Microsoft Store hoặc App Store (tùy thuộc vào hệ điều hành trên laptop).

Sau đó, nhấn vào nút “Tải xuống” và Microsoft Teams sẽ được cài đặt thành công trên máy tính, laptop.

  • Tải và cài đặt Microsoft Teams trên trình duyệt

Nếu người dùng không muốn cài đặt ứng dụng Teams trên PC hoặc Laptop. Bạn cũng có thể sử dụng trên trình duyệt web.

Mở trình duyệt web: Mở trình duyệt mà bạn thường sử dụng (ví dụ: Google Chrome).

Truy cập vào trang web của Microsoft Teams: Nhập địa chỉ https://teams.microsoft.com/ vào thanh địa chỉ của trình duyệt và nhấn Enter.

Đăng nhập vào tài khoản Microsoft: Nếu bạn chưa đăng nhập, hệ thống sẽ yêu cầu bạn đăng nhập bằng tài khoản Microsoft để sử dụng các ứng dụng như Microsoft Teams, Outlook…

Lưu ý:

Có thể một số tính năng sẽ có sự khác biệt giữa phiên bản web và ứng dụng trên máy tính. Nhưng với các tính năng cơ bản cả 2 phiên bản web và ứng dụng vẫn được hỗ trợ.

Việc sử dụng Microsoft Teams trên trình duyệt web thích hợp khi bạn không muốn hoặc không có quyền cài đặt ứng dụng trên máy tính của mình, hoặc khi bạn sử dụng máy tính công cộng.

1.2 Đăng nhập vào Microsoft Teams

Trước khi sử dụng Microsoft Teams, người dùng cần đăng nhập vào tài khoản của Microsoft

  • Mở ứng dụng Teams sau khi đã cài đặt hoặc mở trình duyệt web
  • Nhập tên đăng nhập và mật khẩu của tài khoản Microsoft của bạn.
  • Nhấp vào nút “Đăng nhập” để tiếp tục.

>> Xem thêm: Nâng cấp Microsoft Teams miễn phí lên Microsoft Teams có phí

giao diện Microsoft Teams trên thiết bị máy tính

1.3 Khám phá giao diện Microsoft Teams

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện chính của Microsoft Teams.

Trên thanh điều hướng bên trái, bạn sẽ thấy danh sách các Team và kênh mà bạn đã tham gia hoặc đã tạo. Các Team và kênh là nơi mà bạn sẽ làm việc cùng với mọi người.

Trên thanh điều hướng bên phải, bạn sẽ thấy các biểu tượng để truy cập vào Cuộc họp, Cuộc gọi điện thoại, Hoạt động, và cài đặt tài khoản của bạn.

1.4 Tạo và tham gia vào một Teams

Để tạo một Nhóm mới, nhấp vào biểu tượng “+ Thêm nhóm” ở dưới thanh điều hướng bên trái. Sau đó, làm theo hướng dẫn để đặt tên và mô tả cho nhóm của bạn.

Để tham gia vào một nhóm đã tạo trước đây, chọn Nhóm đó trong danh sách bên trái và nhấp vào nút “Tham gia nhóm” nằm bên trên cùng của giao diện.

1.5 Bắt đầu cuộc trò chuyện và gọi thoại

Để bắt đầu cuộc trò chuyện với thành viên trong nhóm, hãy chọn hoặc kênh bạn muốn trò chuyện.

Ngoài ra, để thực hiện cuộc gọi điện thoại hoặc họp trực tuyến, nhấp vào biểu tượng “Cuộc họp” hoặc “Gọi” ở thanh điều hướng bên phải. Sau đó, chọn người bạn muốn gọi và chờ cho đến khi cuộc gọi được kết nối.

1.6 Chia sẻ tệp và làm việc cùng nhau

Để chia sẻ tệp trong cuộc trò chuyện, bạn có thể làm theo tuần tự các bước như sau:
– Chọn cuộc hội thoại
– Kéo và thả tệp bạn muốn chia sẻ vào hộp thư, rồi chọn Gửi. Một cách khác bạn có thể chọn tệp từ OneDrive hoặc Tải lên từ máy tính (tùy thuộc vào vị trí của tệp).

Microsoft Teams hỗ trợ bạn có thể gửi các tài liệu từ Word, Excel, PowerPoint để có thể duy trì kết nối và làm việc hiệu quả.

1.7 Cài đặt tùy chỉnh và tích hợp

Truy cập vào cài đặt tài khoản của bạn bằng cách nhấp vào ảnh đại diện của bạn ở góc trên bên phải và chọn “Cài đặt”.

Trong cài đặt, bạn có thể tùy chỉnh, chọn thông báo, âm thanh, cài đặt cuộc họp và nhiều tùy chọn khác để phù hợp với nhu cầu cá nhân.

Bạn cũng có thể tích hợp các ứng dụng bên thứ ba vào Microsoft Teams để làm việc một cách hiệu quả.

1.8 Sử dụng các phím tắt

Một trong những cách sử dụng Microsoft Teams hiệu quả nhất là khi bạn có thể tận dụng các phím tắt để thao tác nhanh hơn. Dưới đây là tổng hợp các phím tắt cơ bản mà đa số người dùng hay sử dụng:

  • Mở bộ lọc: Ctrl+Shift+F
  • Đi tới một nhóm hoặc kênh cụ thể: Ctrl+G
  • Mở cửa sổ ứng dụng bật lên: Ctrl+Dấu (‘)
  • Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới: Ctrl+N
  • Mở Hoạt động: Ctrl+1
  • Mở Trò chuyện: Ctrl+2
  • Mở Teams: Ctrl+3
  • Mở Lịch: Ctrl+4
  • Mở Cuộc gọi: Ctrl+5
  • Mở Tệp: Ctrl+6
  • Mở menu Lịch sử: Ctrl+Shift+H

>> Xem thêm: 40+ Phím tắt thông dụng trong Microsoft Teams bạn cần “bỏ túi” ngay

2. Cách sử dụng Microsoft Teams trên điện thoại

Microsoft Teams tích hợp các ứng dụng và giao diện tùy chỉnh trên IOS và Android, hỗ trợ người dùng sử dụng dễ dàng trên các thiết bị di động

2.1 Tải và cài đặt ứng dụng Microsoft Teams

Truy cập vào cửa hàng ứng dụng trên điện thoại Google Play Store cho Android hoặc App Store cho iOS)
Tìm kiếm “Microsoft Teams” trong cửa hàng ứng dụng và nhấn vào biểu tượng tải xuống để cài đặt ứng dụng.
Bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Teams trên trình duyệt Safari, Chrome ở thiết bị điện thoại.

2.2 Đăng nhập vào Microsoft Teams

Mở ứng dụng Teams sau khi đã cài đặt.

Nhập tên đăng nhập và mật khẩu của tài khoản Microsoft của bạn.

Nhấn vào nút “Đăng nhập” để tiếp tục.

2.3 Khám phá giao diện Microsoft Teams trên điện thoại

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện chính của Microsoft Teams trên điện thoại.
Trên thanh điều hướng dưới cùng, bạn sẽ thấy các biểu tượng để truy cập vào cuộc gọi video Teams, cuộc gọi thoại, lịch và một số tính năng khác.

giao diện Microsoft Teams trên thiết bị điện thoại

2.4 Giao tiếp và cộng tác trên điện thoại

Để quản lý các cuộc gọi yêu thích và thường xuyên sử dụng, bạn cần:

Chọn Cuộc gọi truy nhập mục Yêu thích của bạn. Các cuộc gọi trong mục yêu thích và sử dụng gần đây nhất sẽ được hiển thị.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng bàn phím số để thực hiện cuộc gọi đến một số điện thoại.

Để sử dụng bàn phím số từ Teams, đi tới Cuộc gọi, sau đó nhập số người bạn muốn liên lạc bằng bàn phím số nằm ở bên trái. Bạn cũng có thể nhập tên của một người hoặc nhóm và gọi cho họ từ bàn phím số.

2.5 Các tính năng quản lý tài khoản

Bạn có thể quản lý tài khoản và tùy chỉnh cài đặt bằng cách nhấn vào ảnh đại diện của bạn ở góc trên bên phải và chọn “Cài đặt”.

Trong cài đặt, bạn có thể tùy chỉnh thông báo, cài đặt tùy chọn cá nhân và thay đổi các tùy chọn cài đặt khác.

Kết:

Trên đây là tất cả các thông tin và hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Teams một cách hiệu quả trên thiết bị laptop và điện thoại.

Hy vọng sẽ giúp bạn có thể sử dụng Microsoft Teams hiệu quả ở nhiều thiết bị. Đồng thời giúp bạn xây dựng môi trường làm việc chủ động, hiệu quả và linh hoạt.

Có thể bạn quan tâm

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Đã vô hiệu chức năng này!