Chia sẻ và cộng tác là hai yếu tố trọng tâm mà Microsoft 365 luôn hướng đến để cải thiện. Việc cộng tác và chia sẻ trên các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint… giúp người dùng tối đa hóa hiệu quả và năng suất làm việc.
Gần đây nhất, Microsoft 365 đã có những cải tiến mới về tính năng chia sẻ tài liệu. Hỗ trợ người dùng chia sẻ nhanh chóng và dễ dàng và nhanh hơn bao giờ hết!
Cùng tìm hiểu chi tiết về các tính năng chia sẻ tài liệu ngay trên ứng dụng OneDrive.
Nội dung chính
1. Gửi liên kết qua email
Trong giao diện mới của OneDrive, bạn có thể dễ dàng xem các tệp được phân loại rõ ràng như Word, Excel, Powerpoint hay PDF…
Khi bạn muốn gửi liên kết của tệp đến một ai đó hoặc một nhóm, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng chia sẻ. Sau đó, nhập tên hoặc email của người nhận và bấm Sao chép link (Copy Link) và nhấn Gửi. Hơn thế nữa, bạn còn có một tùy chọn là thêm vài dòng tin nhắn đến cho người nhận.
2. Sao chép liên kết
Nếu bạn muốn gửi tệp của mình trong một ứng dụng khác như Teams hoặc Outlook, bạn có thể sao chép liên kết vào khay nhớ tạm. Tính năng sao chép liên kết đã được cập nhật dễ dàng hơn chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Sau khi đã sao chép, bạn có thể dán liên kết vào bất kỳ các cuộc trò chuyện, tài liệu hoặc email để cấp cho người khác quyền truy cập vào tệp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểm soát chi tiết hơn về cách người dùng truy cập vào tệp bằng các quyền như: xem, chỉnh sửa, đánh giá và tải xuống tệp…
>> Xem thêm: Microsoft OneDrive “bùng nổ” với loạt tính năng mới, bạn đã biết chưa?
3. Chia sẻ tệp ra bên ngoài
OneDrive hỗ trợ người dùng có thể chia sẻ dữ liệu với những người ở bên ngoài tổ chức. Ở bản cập nhật mới này, Microsoft 365 đã thêm một bước xác nhận trước khi bạn quyết định chia sẻ tệp cho một ai đó.
Khi bạn chia sẻ các tệp với người dùng khác, đặc biệt là ở bên ngoài tổ chức. Chúng tôi khuyên bạn cần xem lại các cài đặt về quyền truy cập.
Ví dụ: Khi bạn thiết lập chế độ Có thể xem thì họ sẽ có quyền vào xem các tệp bạn chia sẻ và không thể chỉnh sửa. Việc này đảm bảo cho các dữ liệu của bạn được bảo mật an toàn, không bị xóa và thêm bớt bất kỳ các nội dung nào khác.
4. Quản lý quyền truy cập
Quản lý quyền truy cập là tính năng cho phép bạn có thể xem tổng thể những người hoặc nhóm có quyền truy cập vào tệp hoặc thư mục. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa các quyền truy cập hoặc ngừng chia sẻ tệp bất cứ lúc nào.
Để truy cập tính năng này, bạn cần nhấp chuột phải vào tệp và chọn Manage access ( Quản lý quyền truy cập). Sau đó, bảng điều khiển sẽ hiện ra với các thông tin chi tiết như người dùng, nhóm và các liên kết…
>>Xem thêm: 7+ thủ thuật lưu trữ dữ liệu an toàn hiệu quả trên Onedrive.
5. Xem các liên kết được chia sẻ
Trong tính năng Manage access (Quản lý quyền truy cập) khi nhấp vào tab “Liên kết”. Bạn sẽ xem được tất cả các liên kết được chia sẻ.
Hơn thế nữa, từ chế độ xem liên kết, bạn có thể xem những ai có quyền truy cập và họ có những quyền gì. Nếu cần, bạn có thể chỉnh sửa hoặc thu hồi quyền truy cập một cách linh hoạt từ chế độ này.
Nhìn chung, khi chia sẻ tài liệu trong Microsoft 365, người dùng hoàn toàn có thể quản lý, cài đặt một cách dễ dàng từ các bảng điều khiển.
6. Gắn nhãn các tệp thông tin bảo mật
Trong bản cập nhật mới, người dùng có thể phân loại các tệp có thông tin bảo mật bằng cách gắn nhãn. Các nhãn này sẽ dành riêng cho từng tệp, giúp bạn biết được mức độ quan trọng của dữ liệu. Nhờ đó, có thể thiết lập các tính năng bảo mật chặt chẽ trước khi quyết định chia sẻ cho bất kỳ ai.
Kết luận
Nhìn chung, tính năng chia sẻ tài liệu trong Microsoft 365 đã trải qua một loạt cải tiến đáng kể, mang lại nhiều lợi ích cho người dùng và doanh nghiệp.
Những cải tiến này không chỉ tăng cường tính an toàn và quản lý của dữ liệu mà còn tối ưu hóa quá trình làm việc và cộng tác. Đồng thời, cho phép người dùng chia sẻ và làm việc với dữ liệu một cách linh hoạt và an toàn hơn.
