Chuyển tới nội dung

Cài đặt và quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365 dành cho Quản trị viên

hộp thư dùng chung microsoft 365

Hộp thư dùng chung trong Microsoft 365 cho phép các nhóm chia sẻ liền mạch và hoạt động với email hiệu quả hơn.

Với quyền của Quản trị viên, bạn có thể cấu hình và cài đặt tùy ý hộp thư dùng chung cho tổ chức của mình.

1. Hộp thư dùng chung Microsoft 365 là gì?

Hộp thư dùng chung cho phép nhiều người dùng có quyền thích hợp truy cập vào cùng một tài khoản email. Mọi người có thể đọc email, gửi email và truy cập các thư mục dùng chung hay sử dụng cùng một lịch và danh sách khách hàng.

Hộp thư dùng chung có thể lưu trữ tới 50GB dữ liệu.

Các ví dụ phổ biến về các trường hợp doanh nghiệp cần hộp thư dùng chung:

  • Sử dụng bí danh nhất quán để hỗ trợ hoặc tiếp nhận khách hàng
  • Cung cấp cho mọi người trong một bộ phận quyền truy cập vào cùng một hộp thư đến
  • Muốn khách hàng gửi thông tin đến một email nhất quán
  • Chuyển đổi giữa nhân viên cũ và nhân viên mới

2. Khi nào nên cài đặt hộp thư dùng chung Microsoft 365

Nếu tổ chức của bạn có nhiều đội nhóm, phòng ban hoặc có trên 2 người trong một nhóm, hãy tận dụng tính năng này.

Một số ví dụ điển hình về lý do nên sử dụng hộp thư dùng chung Microsoft 365 cho tổ chức của bạn:

  • Nhóm chăm sóc khách hàng có thể giải đáp vấn đề của khách hàng nhanh hơn
  • Các nhóm tiếp thị, truyền thông có thể chớp lấy cơ hội chuyển đổi khách hàng khi họ nhận được email từ một khách hàng tiềm năng
  • Các nhóm bán hàng có thể giữ các giao dịch với khách hàng liền mạch và tăng khả năng chuyển đối thành khách hàng mới
  • Các nhóm hỗ trợ có thể giúp khách hàng xử lý sự cố nhanh chóng, tăng độ tin cậy của thương hiệu
  • Các nhóm quản lý dự án có thể giúp mọi người luôn cập nhật đủ và đúng tiến độ của dự án.\

3. Hạn chế của hộp thư dùng chung Microsoft 365

Dưới đây là một số hạn chế của hộp thư dùng chung Microsoft 365 bạn cần biết:

3.1 Khả năng cộng tác hạn chế

Không có cách nào để cộng tác trực tiếp trên email của hộp thư dùng chung. Để thảo luận và cộng tác về nội dung email, các thành viên phải dùng Teams. Nghĩa là bạn phải rời khỏi hộp thư này. Điều này có thể khiến thông tin bị phân tán.

3.2 Hạn chế số lượng truy cập

Số lượng thành viên bị hạn chế do một thực tế đơn giản: khi có quá nhiều người cùng truy cập vào hộp thư dùng chung cùng lúc, lỗi về kết nối có thể xảy ra. Trong trường hợp này bạn chỉ có thể giảm số lượng thành viên.

3.3 Khả năng bảo mật thông tin

Hộp thư dùng chung có thể kém an toàn hơn vì mỗi người dùng truy cập vào nó bằng thông tin đăng nhập của riêng họ và bất kỳ thông tin đăng nhập nào trong số đó đều có thể bị xâm phạm.

4. Cách tạo Hộp thư dùng chung Microsoft 365 và thêm thành viên

Quá trình tạo hộp thư dùng chung Microsoft 365 và thêm người dùng mới rất đơn giản:

Bạn làm theo quy trình sau để tạo hộp thư dùng chung Microsoft 365 và thêm người dùng:

Bước 1: Đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc trung tâm quản trị Exchange của bạn bằng quyền Quản trị viên.

Bước 2: Trong trung tâm quản trị, đi tới Microsoft 365 Groups > Shared mailboxes.

Bước 3: Trên trang Hộp thư dùng chung, hãy chọn + Add hộp thư, sau đó nhập tên hộp thư của bạn. (Lưu ý rằng trình hướng dẫn sẽ tự động chọn một địa chỉ email cho bạn, bạn sẽ cần phải chỉnh lại).

Bước 4: Chọn Add >> + Add members, hãy chọn những người bạn muốn mời vào hộp thư rồi chọn Lưu. (Lưu ý rằng bạn không thể mời những người không thuộc tổ chức của bạn.)

Bước 5: Chọn Close để hoàn tất thiết lập.

>> Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.

5. Cài đặt cho phép người dùng xem và sử dụng hộp thư dùng chung

Mail Exchange có một tính năng là tự động hóa, tự động phản chiếu các hộp thư mà người dùng được chia sẻ đến hộp thư của họ trong Outlook.

Tính năng này thường được bật mặc định. Ngay sau khi người dùng được thêm vào một hộp thư dùng chung, nó sẽ hiển thị ngay khi họ đóng và khởi động lại Outlook.

Tuy nhiên, tính năng này hoạt động trên hộp thư của người dùng, không phải hộp thư dùng chung. Người Quản trị viên muốn bật tính năng này phải gán quyền cho từng người dùng cụ thể.

6. Chuyển đổi hộp thư của người dùng thành hộp thư dùng chung

Trong một số trường hợp, hộp thư riêng của người dùng có thể chuyển thành hộp thư dùng chung. Ví dụ: nhân viên sắp nghỉ việc, bàn giao lại mail và bạn muốn chuyển nó thành hộp thư chung.

Trước khi chuyển đổi, người dùng này phải có giấy phép Microsoft 365 và không được xóa tài khoản.

Bạn có thể làm theo các bước sau: 

Bước 1: Vào Trung tâm quản trị Microsoft 365, chọn Recipients > Mailboxes

Bước 2: Chọn hộp thư của người dùng

Bước 3: Chọn Convert trong Convert to Shared Mailbox để chuyển đổi.

>> Xem thêm: Các quyền cài đặt email người dùng Microsoft 365 của Quản trị viên

7. Một số lưu ý cài đặt hộp thư dùng chung Microsoft 365 cho Quản trị viên

Để ngăn chặn việc lạm dụng hộp thư dùng chung và tránh các sự cố bảo mật, Quản trị viên nên thường xuyên:

  • Kiểm tra xem người dùng nào có quyền đối với hộp thư dùng chung
  • Giám sát ai có thể đọc được các nội dung trong hộp thư dùng chung
  • Chặn đăng nhập hộp thư dùng chung từ tài khoản cá nhân của người dùng nhằm ngăn chặn các hành vi đăng nhập trái phép ví dụ như khi tài khoản bị lấy cắp.

Những tác vụ này là cần thiết để bảo vệ các thông tin kinh doanh nhạy cảm, phát hiện người dùng có hành vi không phù hợp tiềm ẩn và biết các email nào bị xóa hoặc gửi nhầm.

Hộp thư dùng chung Microsoft 365 đem lại nhiều lợi thế về làm việc và công tác cho doanh nghiệp. Không phải ứng dụng email nào cũng có. Hãy tận dụng lợi thế này cho doanh nghiệp của bạn ngay từ bây giờ!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Đã vô hiệu chức năng này!