Microsoft 365 mang lại rất nhiều lợi ích dành cho doanh nghiệp trong đó có một số tính năng có thể kể đến như: Bộ công cụ làm việc nhanh chóng, an toàn bảo mật cao, bộ công cụ trao đổi tức thì…
Chúng ta cùng tìm hiểu một số tính năng chi tiết nhé.
Nội dung chính
1. Giao diện đơn giản dễ sử dụng
Ngày xưa các bạn còn sử dụng các phần mềm Word, Excel, PowerPoint, OneNote trên máy tính các ứng dụng này đã quá quen thuộc với người dùng. Microsoft 365 là bộ giải ưng dụng giải quyết công việc. Tất cả các ứng dụng đều được phát triển trên nền tảng online.
Các ứng dụng công tác và làm việc nhóm đều cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên thời gian thực. Tất cả các tài nguyên được phát triển trên nền tảng đám mây tất cả các cập nhật đều được thay đổi và chỉnh sửa theo thời gian thực. Sau khi chỉnh sửa tất cả các thông tin sẽ được lưu lại.
Ngoài ra các bạn có thể xem bảng giá và tính năng Google Workspace giải pháp làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
2. Giao tiếp tức thì
Bạn có thể sử dụng tính năng này trong một ứng dụng khác. Ví dụ như khi bạn sử dụng Microsoft Teams bạn có thể mở một tài liệu cà chỉnh sửa nó. Khi sử dụng Microsoft Teams bạn có thể trao đổi tức thì với người dùng trong doanh nghiệp của bạn, tạo các cuộc họp video, tổ chức cuộc hop 1-1.
Trong quá trình sử dụng bạn có thể quay lại màn hình hoặc ghi âm. Chia sẻ tập tin trên tất cả các ứng dụng mà không cần phải gửi các tập tin đính kèm.
Lợi ích Microsoft 365
3. Cập nhật các tính năng mới
Khi tạo xong các văn bản như Word, Excel, PowerPoint sang file PDF dễ dàng hơn không cần phần mềm chuyển đổi trung gian với tính năng Save as PDF.
Ngược lại bạn có thể chuyển từ PDF sang Word không lo các lỗi phát sinh trong quá trình chuyển đổi.
3.1 Đánh dấu văn bản đang đọc
Ứng dụng có một tính năng đặc biệt đánh dấu phần đã đọc khi bạn đang làm công việc dang dở và trên nhiều thiết bị khác nhau.
Để sử dụng tính năng này bạn chỉ cần mở tài liệu đã đọc trên đám mây > Bạn sẽ nhận thấy biểu tượng dấu trang ở bên phải > Cuộn qua nó và bạn sẽ thấy tùy chọn để tiếp tục nơi bạn đã dừng lại > Nhấp vào liên kết và Word sẽ đưa bạn đến vị trí con trỏ của bạn khi bạn đóng tài liệu lần cuối
3.2 Bộ nhớ lưu trữ khủng
Khi bạn có tài khoản Microsoft 365 bạn sẽ nhận được 50G dung lượng lưu trữ vớ Exchange Online cho email, calendar, task, note, contact và tệp đính kèm.
Bạn có thể tiết kiệm thêm dung lượng trong hộp thư của mình bằng cách sử dụng bộ lưu trữ đám mây OneDrive để chia sẻ tệp đính kèm.
Nói đến dung lượng lưu trữ thì Drive trong Google Workspace dành cho doanh nghiệp có thể ngang tầm với Microsoft 365.
3.3 Chọn các bản phù hợp
Khi sử dụng các ứng dụng soạn thảo văn bản sẽ có nhiều bản thảo, vào phần lịch sử để biết được các thay đổi, ai là người thay đổi, đã chỉnh sửa những gì… nhờ tính năng đồng tác giả của Office và Microsoft 365. Bạn cũng có thể hoàn nguyên về phiên bản mà bạn cho là hợp lý hơn.
3.4 Chat ngay trong ứng dụng
Với các tính năng của Microsoft Teams như trò chuyện, chia sẻ màn hình và trò chuyện âm thanh hoặc gọi video với đồng nghiệp của bạn thì bạn đã quá quen thuộc.
Nhưng đều tuyệt vời là bạn không phải thoát khỏi ứng dụng bạn đang sử dụng bạn có thể tiếp tục cuộc trò chuyện qua Teams trên máy tính để bàn hoặc điện thoại của mình và tiếp tục nói chuyện trong nhóm ngay cả khi đang làm việc khác.
Đây là một tính năng tuyệt vời giúp bạn làm việc từ xa, tại nhà đạt hiệu quả hơn. Bạn vẫn có thể theo dõi cuộc họp nhóm, tiến trình công việc trên màn hình điện thoại mà vẫn có thể làm việc trên máy tính cùng lúc.
4. Làm việc mọi lúc mọi nơi
Không còn sử dụng phần mềm độc lập trên máy tính tất cả các ứng dụng trên phần mềm đều được phát triển trên niền điện toán đám mây. Nên bạn có thể sử dụng trên laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại.
Bạn có thể đi bất cứ đâu, du lịch hay ở nhà chỉ cần kết nối Internet bạn có thể kết nối và làm việc với ứng dụng ngay tức thời. Với giao diện đơn giản dễ sử dụng trực quan giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian và chi phí.
Lợi ích Microsoft 365
5. An toàn và bảo mật
Các ứng dụng Microsoft 365 an toàn bảo mật nâng cao(ATP) của Microsoft 365 giúp dữ liệu của bạn luôn bảo vệ bởi các hành vi tấn công không xác định ẩn trong các tập tin đính kèm email và liên kết.
Đồng thời cung cấp các biện pháp chố lại các mối đe dọa chưa từng gặp, mã độc tống tiền và phần mềm xấu nâng cao khác.
Tính năng báo cáo gắn cờ ATP cho một mối đe dọa, cũng như cung cấp cho bạn thông tin chuyên sâu quan trọng về người dùng trong tổ chức đang bị nhắm mục tiêu.
Bao gồm cả sử dụng lưu trữ đám mây và ứng dụng điện thoại cho Office 365 để có thể sử dụng ở bất cứ đâu với sự bảo mật nội dung, cuộc trò chuyện, công việc từ tất cả thiết bị kết nối.
6. Email theo tên miền thông minh
Email theo tên miền giúp doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Với mong muốn mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng hộp thư đến của Microsoft 365 luôn được sắp xếp tự động và thông minh, giữ cho các email có mức độ ưu tiên cao được hiển thị trước tiên. Email khác sẽ được chuyển vào thư mục Clutter để bạn có thể xem sau.
7. Không gian lưu trữ lớn
OneDrive là một ứng dụng lưu trữ đám mây của hãng Microsoft cho phép người dùng lưu trữ các file, folders, video, hãy lưu trữ các tài liệu quan trọng trực tuyến thay vì lưu trữ trên máy tính thông thường. Bạn có thể truy cập, sử dụng chúng ở bất cứ nơi đâu và bằng bất kì thiết bị nào.
Microsoft OneDrive cho phép người dùng đồng bộ các dữ liệu hoặc truy cập chúng từ nhiều trình duyệt web và điện thoại khác nhau. Người dùng sẽ thuận tiện hơn trong việc chia sẻ các tệp tin này với cộng đồng sử dụng mạng internet mà không cần phải đăng nhập tài khoản.
Kết
Trên đây là tất cả những lợi ích mà Microsoft 365 mang lại cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng với những thông tin chi tiết trong bài viết này sẽ giúp bạn chọn được một giải pháp phù hợp trong tổ chức. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn.
