Microsoft 365 là gì? Office 365 là gì? Tính năng và lợi ích

Microsoft 365 là một trong những phần mềm được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Đã có hơn 28 triệu người dùng toàn cầu (trong năm 2022) và đang phát triển nhanh. Một trong các tính năng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, email Outlook… được nâng cấp hơn trong Microsoft 365.

Vậy Microsoft 365 là gì? Nó bao gồm những tính năng gì và sử dụng như thế nào hiệu quả? Các bạn cùng tìm hiểu nhé.

1. Microsoft 365 là gì?

Chắc hẳn các công cụ như trình soạn thảo văn bản Word, phần mềm tính toán Excel và đặc biệt là email Outlook đã quá quen thuộc. Đây là các bộ công cụ gắn liền với công việc.

Tuy nhiên không chỉ có vậy. Từ khi ra mắt Microsoft Office 365 còn làm được nhiều hơn thế nữa.

Microsoft 365 là một phiên bản nâng cao của Office truyền thống. Và nó được phát triển trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Nhờ đó, Microsoft 365 giúp bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, và làm việc trực tuyến với nhau.

Ngoài ra, với Microsoft 365 bạn có thể cài đặt và làm việc trên mọi thiết bị. Dữ liệu trên máy tính, máy tính bảng (tablet), điện thoại (smartphone) được đồng bộ theo thời gian thực. Office 365 được xem là công cụ đắc lực cho các công ty, tổ chức.

Ví dụ, một bảng tính Excel có thể chia sẻ với nhiều người cùng làm việc, mọi thay đổi sẽ được cập nhật trên tất cả các thiết bị ngay tức thì.

Hiện nay có nhiều gói Microsoft 365 khác nhau và tùy thuộc nhu cầu đối tượng sử dụng mà giá tiền sẽ khác nhau, có gói cá nhân, gia đình, học sinh, doanh nghiệp….

>> Xem thêm: Cách thu hồi email đã gởi trong Outlook trong 2 phút.

2. Lợi ích sử dụng Microsoft 365

Có nhiều lý do để Microsoft 365 trở thành bộ công cụ được yêu thích toàn thế giới:

2.1 Tất cả trong một ứng dụng 

Microsoft 365 kết nối tất cả các phần mềm Microsoft. Chỉ tốn thời gian vài phút để tạo một tài khoản miễn phí để có thể test và đồng bộ hóa đám mây.

Microsoft 365 không chỉ tạo ra một ứng dụng mà tạo ra cả một hệ sinh thái. Email trao đổi trong công việc, ứng dụng chat, trình soạn thảo văn bản ứng dụng văn phòng….

Chỉ cần có một tài khoản bạn đã có tất cả các ứng dụng dễ dàng.

2.2 Sử dụng mọi lúc mọi nơi

Internet ngày càng phát triển, vấn đề giải quyết công việc tức thời rất cần thiết cho người dùng. Nhất là đối với những doanh nghiệp cần sử lý tài liệu báo giá, chăm sóc khách hàng.

Với Microsoft 365, người dùng có thể duyệt mail chỉnh sửa tài liệu, tùy chỉnh thông tin liên hệ, đặt lịch bất kì từ các thiết bị hoặc ứng dụng web mà bạn sử dụng.

2.3 An toàn lưu trữ dữ liệu

Tất cả tài nguyện được lưu trữ trên cùng một nơi trên điện toán đám mây. Với đội ngũ hàng ngàn kỹ sư hàng đầu trên thế giới bảo mật 24/7/365.

Chắc chắn rằng tất cả tài liệu của doanh nghiệp đều được bảo mật.

>> Xem thêm: Tính năng và bảng giá Google Workspace chi tiết 2023.

2.4 Hỗ trợ nhanh chóng 24/7

Với đội ngũ IT chuyên nghiệp và đội chăm sóc khách hàng được đào tạo chuyên nghiệp, Microsoft luôn có sẵn các tài liệu hỗ trợ hoặc hỗ trợ trực tiếp khi bạn cần.

Phục hồi dữ liệu khi gặp vấn đề, bảo mật mạnh mẽ là những hỗ trợ ấn tượng mà không phải nhà cung cấp dịch vụ đám mây nào cũng làm được.

2.5 Single Sign-on

Khi bạn sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau bạn phải nhớ tài khoản đăng nhập. Rồi phải mất nhiều thời gian đăng nhập trên nhiều trình duyệt nhiều thiết bị khác nhau.

Với Microsoft 365 chỉ cần đăng nhập một lần sử dụng cho tất cả các ứng dụng.

2.6 Tự động upgrade Microsoft

Microsoft 365 hỗ trợ tất cả các máy tính doanh nghiệp đều có cùng một phiên bản Office, và đều đồng loạt upgrade trong cùng một thời điểm.

Ngoài ra, các phiên bản ứng dụng trong Microsoft 365 luôn là phiên bản mới nhất, tự động cập nhật. Người dùng không phải mất thêm bất kì chi phí nào cho việc mua bản phiên bản mới.

2.7 Đồng bộ dữ liệu

Tất cả các dữ liệu điều được lưu trữ trên nền điện toán đám mây. Khi bạn thay đổi email, lịch hẹn, thông tin liên hệ… tất cả đều được đồng bộ hóa.

Bạn có thể truy cập chỉnh sửa tài liệu trên bất kì thiết bị nào.

2.8 Tương tác thời gian thực

Với tính năng chia sẻ tài nguyên mọi người trong nhóm đều có thể sử dụng Microsoft Word, Excel và Powepoint.

Mọi người có thể thấy tất cả những thay đổi trực tiếp trong thời gian thực.

Microsoft sẽ tự động lưu lại bất kì chỉnh sửa nào nên bạn có thể phục hồi dễ dàng.

Chắc chắn rằng với Microsoft 365 sẽ nâng cao hiệu quả công việc khi mà cả nhóm đều tương tác được với tất cả tài liệu.

>> Xem ngay: cách tạo email doanh nghiệp với Microsoft 365

3. Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp

Microsoft 365 có nhiều phiên bản cho các đối tượng khác nhau, trong đó có các dịch vụ ấn tượng dành cho đối tượng doanh nghiệp. Xem xét một số tính năng dưới đây:

3.1 Tùy chỉnh lưu trữ email

Microsoft cung cấp một giao diện cho phép bạn tùy chỉnh hộp thư theo mong muốn.

Bạn cũng có thể gửi thư có dung lượng tối đa là 150 MB, đồng thời, với 50 GB dung lượng email và 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive, bạn có thể lưu bao nhiêu email tùy thích, kể cả email có định dạng tùy chỉnh và hình ảnh.

3.2 Thân thiện quản trị viên

Microsoft 365 mang đến cho bạn trung tâm quản trị được đơn giản hóa, giúp bạn thiết lập email người dùng mới, khôi phục tài khoản đã xóa, tạo tập lệnh tùy chỉnh và sử dụng nhiều tiện ích khác từ bất kỳ đâu.

3.3 Kết nối bất cứ nới đâu

Microsoft 365 đồng bộ email, lịch và thông tin liên hệ trên các thiết bị của bạn theo thời gian thực.

Do đó, ứng dụng này luôn được cập nhật, bất kể bạn đang sử dụng thiết bị nào.

Lập lịch dễ dàng và không gặp trở ngại nào ở bất kỳ đâu.

Nếu bạn mất điện thoại, đừng lo lắng. Bạn có thể xóa sạch dữ liệu từ xa để bảo vệ thông tin cá nhân của mình.

Email của bạn sẽ đặc biệt hơn khi bạn tạo định dạng tùy chỉnh, đưa vào hình ảnh và sử dụng tên miền riêng của mình với Outlook.

>> Xem thêm: Outlook là gì? 9+ tính năng mà Outlook chinh phục người dùng.

3.4 Chống spam hiệu quả

Spam email là vấn đề làm đau đầu người dùng. Spam thực sự gây khó chịu cho người dùng.

Khi nhận được một email chúng ta tưởng rằng đó là email phản hồi từ khách hàng.Nhưng ngờ đâu đó là email quảng cáo rao vặt.

Nghiêm trọng hơn, email rác hay email chứa phần mềm độc hại, chứa các đường link độc hại thường không có gì khác biệt. Thế nên chúng ta vẫn mở mail và nhấp vào các đường link bên trong một cách vô thức. Hành động này hoàn toàn có thể khiến bạn bị ăn cắp thông tin, mất sạch dữ liệu, rất nguy hiểm!

Với Microsoft 365, spam mail giảm tuyệt đổi lên đến 99,99%. Nạn spam email không còn nữa.

3.5 Email theo tên miền doanh nghiệp

Email gắn liền với tên miền doanh nghiệp ngày càng được các doanh nghiệp chú trọng.

Ví dụ info@microsoft365.com.vn là email gắn liền với tên miền doanh nghiệp. Tạo sự chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng.

Nhìn vào địa chỉ email khách hàng có thể nhớ đến thương hiệu của bạn.

3.6 Tiết kiệm thời gian

Tìm kiếm lưu trữ tài nguyên một cách khoa học. Tất cả các tài nguyên trao đổi qua mail đều được lưu trữ lại.

Các bạn không cần phải tốn thêm thời gian tìm tài liệu. Tất cả các phần mềm đều được kết nối với nhau.

Chỉ cần bạn có một tài khoản Microsoft thì trong tay bạn đã có một hệ sinh thái những ứng dụng cần cho công việc trao đổi.

3.7 An toàn bảo mật tuyệt đối

Tất cả đều được thiết kế trên nền tảng web, dễ dàng làm việc nhóm, tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp.

Đặc biệt hỗ trợ mọi người dễ dàng với nhau thông qua các ứng dụng như team chat, online meeting, chia sẻ tài liệu.

Nó cũng bao gồm cả sử dụng lưu trữ đám mây và ứng dụng điện thoại để có thể sử dụng ở bất cứ đâu với sự bảo mật nội dung, cuộc trò chuyện, công việc từ tất cả thiết bị kết nối.

4. Các cộng cụ cốt lõi của Microsoft 365 cho doanh nghiệp

4.1 Microsoft Exchange Online

Microsoft Exchange là một nền tảng quản lý thông tin cá nhân/tin nhắn lưu trữ trên nền điện toán đám mây. Nó cung cấp 50GB dung lượng cho mỗi email đăng ký.

Ngoài tiện ích email, Exchange Online còn cung cấp tính năng nhắc hẹn bằng cách đồng bộ hóa lịch sử, danh bạ trên thiết bị.

Ngoài ra, bạn có thể sao lưu, phục hồi, truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng.

Exchange Online cũng liên kết với Exchange ActiveSynce, cho phép các thiết bị di động kết nối và truy xuất dữ liệu.

4.2 Microsoft SharePoint Online

Microsoft SharePoint Online là dịch vụ cho phép bạn tạo lập và biên tập website của công ty, tổ chức, chia sẻ thông tin liên quan đến doanh nghiệp để dùng các website nội bộ và công cộng.

4.3 Microsoft Lync Online

Microsoft Lync Onlyne cung cấp các tính năng giao tiếp như tin nhắn nhanh (IM), cuộc gọi âm thanh/hình ảnh từ PC đến PC.

Với khả năng thiết lập các cuộc họp trực tuyến, chia sẻ âm thanh/hình ảnh, web, bảng biểu và các công cụ khác.

Lync Online cũng hỗ trợ hiển thị thông tin của những người dùng có mặt (presence information) và tính năng Click-to-Communicate có sẵn trong Microsoft Office.

4.4 Microsoft Teams

Microsoft Teams là một ứng dụng dành cho cộng tác nhóm trong Microsoft 365, mọi người trong nhóm có thể gắn kết và làm việc hiệu quả hơn.

4.5 Office Web Apps

Tương tự Google Docs, Office Web Apps là một phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, Word và PowerPoint.

Người dùng có thể xem, chỉnh sửa nội dung tài liệu ngay trên trình duyệt web trong khi vẫn giữ nguyên định dạng của văn bản gốc.

5. Các phiên bản Microsoft 365 khác

Ngoài Microsoft 365 for Business, Microsoft 365 cũng bao gồm một số phiên bản cho người dùng cá nhân và gia đình:

5.1 Microsoft 365 Personal là gì?

Microsoft 365 Personal bao gồm các ứng dụng thông dùng Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Publisher dành cho cá nhân.

Đặc biệt bản hệ thống này còn có thêm hai ứng dụng gọi hay nhắn tin trực tuyến cho đối tác là Skype và OneDrive.

Khi sử dụng OneDrive, Office 365 Personal chỉ cho phép duy nhất một người dùng dung lượng lưu trữ tài liệu là 1TB.

Không những thế, người dùng còn có tới 60 phút trong một tháng để gọi hoặc nhắn tin thông qua Skype mà không lo mất thêm phí phát sinh.

Mỗi bản Personal chỉ cung cấp dung lượng cho một người sử dụng.

>> Xem thêm: Đăng ký email tên miền Google miễn phí – Google Workspace.

5.2 Microsoft 365 Family là gì?

Microsoft 365 Family là một giải pháp tích hợp các công cụ để học tập, làm việc dành cho hội nhóm 6 người, hoặc cho gia đình.

Microsoft 365 Family sẽ bao gồm các ứng dụng văn phòng Office như: Word, Excel, Powerpoint, Outlook, bộ nhớ OneDrive và tính năng Microsoft Family Safety.

Đặc biệt, Microsoft 365 Family mang đến dung lượng lưu trữ cực lớn 6TB. Mỗi người dùng sẽ nhận được 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive, giúp bạn dễ dàng kết nối và chia sẻ cùng nhau.

>> Xem ngay: Microsoft 365 Family là gì và có những tính năng nổi bật nào?

5.3 Microsoft 365 Education là gì?

Microsoft 365 Education được thiết kế cho những học sinh, sinh viên hay cả giáo viên trong môi trường giáo dục.

Giúp sự tương tác giữa giáo viên và học sinh hiệu quả  hơn. Thúc đẩy quá trình sáng tạo trong việc dạy và học của học sinh và giáo viên.

Giáo viên cũng có thể tạo ra một bài giảng và chia sẻ cho nhiều học sinh mà không bị giới hạn số người.

Việc giảng dạy nhiều lớp mỗi ngày dễ khiến giáo viên mệt mỏi và bản Education sẽ giúp giáo viên quản lý cũng như sắp xếp tài liệu trợ giảng tại ứng dụng OneNote.

Kể cả học sinh có sử dụng thì cũng dễ dàng với hệ thống thao tác đơn giản, thân thiện.

5. Ai là người sử dụng Microsoft 365?

Nếu bạn đang tìm một bộ ứng dụng văn phòng cần thiết cho nhu cầu công việc của mình thì Microsoft luôn là một sự lựa chọn tuyệt vời. Các tính năng của Microsoft 365 luôn được cải tiến liên tục.

Tương tự, bạn có thể sử dụng tất cả các ứng dụng được cung cấp trên mọi thiết bị khác nhau, tương thích với các hệ điều hành Windows 10/8 và MacOS.

Hiện tại Microsoft 365 đang mở bán với nhiều gói và mức giá khác nhau.

• Nếu bạn chỉ sử dụng bộ Microsoft 365 cho cá nhân có thể mua gói Microsoft 365 Personal
• Nếu bạn có kế hoạch chia sẻ tài khoản với người thân, bạn bè, thì Microsoft 365 Family sẽ là sự lựa chọn thích hợp
• Nếu bạn cần sử dụng email doanh nghiệp và bộ công cụ cộng tác, kết nối trong và ngoài tổ chức thì chọn Microsoft 365 dành riêng cho doanh nghiệp.

6. Một số câu hỏi liên quan Microsoft 365

Trong quá trình sử dụng có rất nhiều vấn đề người dùng thắc mắc về Microsoft 365 chúng ta cùng xem và giải đáp. 

6.1 Microsoft 365 dùng để làm gì?

Với đăng ký Microsoft 365, bạn có thể nhận được: Các ứng dụng năng suất mới nhất, chẳng hạn như Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, v.v. Khả năng cài đặt trên PC, Mac, máy tính bảng và điện thoại.

6.2 Sự khác biệt Microsoft 365 và Office 365?

Trước đây được gọi là Office 365, Microsoft đã đổi tên bộ ứng dụng phổ biến của mình thành Microsoft 365, biểu thị một cách tiếp cận rộng hơn và toàn diện hơn đối với các giải pháp năng suất. Sự thay đổi này thúc đẩy chúng tôi khám phá sự khác biệt và tính năng của hai gói có liên quan chặt chẽ nhưng khác biệt này.

6.3 Tại sao chúng ta phải dùng Microsoft 365?

Microsoft 365 là dịch vụ đăng ký đảm bảo bạn luôn có các ứng dụng Office cập nhật nhất từ Microsoft. Với Microsoft 365 Family, bạn có thể cài đặt Microsoft 365 trên tất cả các thiết bị của mình và đăng nhập vào năm thiết bị cùng lúc―có nghĩa là bạn có thể sử dụng Office bất kể bạn đang ở đâu hay đang sử dụng thiết bị nào.

Phiên bản Microsoft 365 có bản miễn phí không?

Đăng ký phiên bản miễn phí của Microsoft 365 và bạn sẽ nhanh chóng có quyền truy cập vào các công cụ năng suất nổi tiếng như Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Người dùng miễn phí cũng nhận được 5GB dung lượng lưu trữ đám mây từ OneDrive.

6.4 Thời gian sử dụng Microsoft 365 miễn phí?

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp phương thức thanh toán để dịch vụ của bạn không bị gián đoạn sau 30 ngày. Bạn sẽ không bị tính phí trước khi thời gian dùng thử kết thúc. Sau đó, Microsoft 365 Family có giá 99,99 USD mỗi năm.

6.5 Tại sao lại gọi là Microsoft 365?

On April 21, 2020, Office 365 was rebranded as Microsoft 365, to emphasize the service’s current inclusion of products and services beyond the core Microsoft Office software family (including cloud-based productivity tools and artificial intelligence features).

Kết

Tất cả những thông tin về Microsoft 365 đã được chúng tôi đề cập trong bài viết. Hãy tạo cho mình một tài khoản Microsoft và trải nghiệm chúng nhé.

Chúc các bạn thành công4