Tại sao nên sử dụng Microsoft 365 mà không phải giải pháp khác? 5 lý do này sẽ cho bạn câu trả lời

Liên lạc hiệu quả

Tại sao nên sử dụng Microsoft 365?

Theo Zdnet, các gói giải pháp Microsoft 365 đã đóng góp 20 tỷ USD doanh thu trong tổng cộng 143 tỷ USD năm tài chính 2020 của Microsoft. Tăng hơn 50% so với 13,2 tỷ USD mà Microsoft thu được từ Microsoft 365 trong năm tài chính 2019.

Những con số là minh chứng rõ nhất về giá trị mà Microsoft 365 đem lại cho các doanh nghiệp.

Microsoft đã đầu tư kinh phí khổng lồ và dành rất nhiều thời gian để cố gắng làm cho trải nghiệm của người dùng và quản trị viên Microsoft 365 trở nên dễ dàng và đơn giản nhất có thể.

Chuyển sang đám mây Microsoft 365 đi kèm với một số tính năng và lợi ích chính. Cụ thể, tổ chức của bạn sẽ tiếp tục sử dụng các phần mềm đã quen thuộc trong nhiều năm như Office, nhưng bạn có thể chuyển nhiều “gánh nặng” hơn cho Microsoft – đừng cảm thấy có lỗi, đó là điều mà Microsoft luôn muốn làm thay bạn. Ngoài việc chuyển gánh nặng cho Microsoft, sử dụng giải pháp này còn có một số lợi ích khác.

1. Tóm tắt các tính năng và lợi ích của Microsoft 365

Microsoft nói rằng: “Mọi thứ bạn cần đều nằm trong một giải pháp”

Đi kèm với các ứng dụng Office Luôn cập nhật trên mọi thiết bị với các phiên bản Word, Excel, PowerPoint mới nhất,…
Giao tiếp hiệu quả hơn Trên cùng một trang với trò chuyện nhóm, họp trực tuyến, gọi điện và hội nghị trên web trong Microsoft Teams.
Kết nối, lập kế hoạch và hoàn thành công việc Làm việc hiệu quả với email, lịch, danh bạ, công việc, v.v. — cùng nhau ở một nơi.
Tự động hóa quy trình kinh doanh Hợp lý hóa, tự động hóa và chuyển đổi các quy trình với các biểu mẫu, quy trình công việc và ứng dụng di động tùy chỉnh.
Tùy chỉnh không gian làm việc của bạn Thêm các ứng dụng Microsoft và dịch vụ của bên thứ ba mà bạn sử dụng để duy trì hoạt động kinh doanh của mình.
Giúp truy cập an toàn vào doanh nghiệp của bạn Truy cập thông tin nhạy cảm với xác thực người dùng và các quy tắc dựa trên chính sách tự động.
Bảo vệ thông tin của bạn Giúp bảo mật dữ liệu doanh nghiệp trên các thiết bị cá nhân và công ty sở hữu.
Bảo vệ chống lại các mối đe dọa mạng Bảo vệ khỏi các tệp đính kèm không an toàn, liên kết đáng ngờ và phần mềm độc hại khác.

 

2. 5 lý do dựa trên ưu thế vượt trội của Microsoft 365

2.1. Tạo ra năng suất cao hơn với Microsoft 365

Có năng suất hay không chính là trả lời cho câu hỏi đơn giản này: “Họ có thể giúp công việc của tôi dễ dàng hơn hay không?”

Việc tăng tính đơn giản sẽ mang lại năng suất cao hơn vì bạn ít tiêu tốn thời gian, nguồn lực và chi phí hơn. Các công việc phức tạp và khó khăn nhất Microsoft 365 đã thực hiện thay bạn bằng hàng loạt các nghiên cứu và cải tiến và vẫn không ngừng cải tiến ứng dụng của mình.

Khi sử dụng Microsoft 365:

  • Bạn có một giao diện email hiện đại hơn, các tính năng được công nghệ hóa toàn diện giúp giảm thiểu rất nhiều các bước thủ công rườm rà
  • Quản lý tổ chức đơn giản nhưng hiệu quả hơn với các cài đặt, quyền kiểm soát người dùng, dữ liệu người dùng trong tổ chức
  • Cách cộng tác, làm việc nhóm đơn giản và năng suất hơn nhờ công nghệ thông minh, tác vụ linh hoạt, quản lý nhiệm vụ của mọi thành viên và đo lường hiệu quả hoàn toàn bằng công nghệ
  • Hàng trăm ứng dụng quen thuộc của bạn cũng có thể được tích hợp vào Microsoft 365, không phải mở nhiều tab hoặc nhiều câu lệnh
  • Hỗ trợ và đồng bộ trên nhiều thiết bị mà không cần đăng nhập nhiều lần, không phải gửi tài liệu qua lại mất thời gian. Sử dụng ngay cả khi không online.
  • Phù hợp cho mọi người sử dụng: một nhân viên văn phòng bình thường, một nhà quản lý, một team leader, một nhân viên IT… tất cả mọi người trong doanh nghiệp của bạn đều có thể sử dụng với các quyền tùy chỉnh nâng cao.

Sự đơn giản cho bạn là một quá trình nghiên cứu phức tạp của Microsoft.

2.2 Truy cập từ mọi nơi với Microsoft 365

“Truy cập mọi nơi mọi lúc” không chỉ đơn giản là “có internet”, với Microsoft 365, bạn có thể làm việc với “đa thiết bị, đa nhiệm vụ, bảo mật cấp cao, đồng bộ nhanh chóng, làm việc liên tục kể cả khi offline”.

pc và onedrive

Truy cập phần mềm doanh nghiệp của bạn qua internet (cụ thể là trên đám mây của Microsoft) có một số lợi thế lớn. Tất cả những gì bạn cần là một thiết bị có kết nối mạng như điện thoại, máy tính bảng, laptop, PC… Vì phần mềm đang chạy trong trung tâm dữ liệu của Microsoft, bạn chỉ cần kết nối Internet để truy cập.

Một lợi ích khác của việc truy cập dữ liệu được định vị tập trung là bạn luôn có một kết quả mới nhất và duy nhất cho mọi nguồn truy cập. Nghĩa là tính năng đồng bộ hóa dữ liệu vô cùng mượt mà và nhanh chóng theo thời gian thực. 

Ví dụ: Nếu bạn có chỉnh sửa trên word hay excel trên máy tính ở nhà thì đồng nghiệp của bạn có thể thấy mọi thay đổi từ máy tính công ty hay trên điện thoại. Mọi người được chia sẻ tệp đều sẽ thấy những cập nhật mới nhất. Đã qua cái thời gửi tài liệu Excel qua email giữa các máy, tải về chỉnh sửa, tải lên để gửi bản cập nhất mới (!? Thật rườm rà).

Hoặc với SharePoint Online (một phần của gói Microsoft 365), một tệp (chẳng hạn như Forecast_Q1_2011.xlsx) sẽ nằm trong đám mây (trung tâm dữ liệu tỷ đô được phân phối toàn cầu của Microsoft). Vì tệp nằm trong đám mây nên sẽ cần thiết lập các quyền bảo mật cho phép hoặc không cho phép một số người trong tổ chức, bất kể vị trí địa lý đều có thể hoặc không thể mở tệp.

Chính sách bảo mật có thể thiết lập tùy theo mức độ dễ hoặc khó truy cập của quản trị viên. 

Ví dụ: Bạn có thể cho phép người trong tổ chức có thể xem tài liệu chính sách của công ty nhưng chỉ một nhóm cá nhân mới được phép chỉnh sửa.

>>Xem thêm: Tính năng Google Workspace chi tiết mới nhất 2021.

2.3 Làm việc với những gì bạn biết trong Microsoft 365

Việc bắt đầu sử dụng Microsoft 365 không hề khó khăn như bạn tưởng. Bởi Outlook, Word, Excel hay PowerPoint và OneDrive vẫn quen thuộc như trong bộ Office đã từng sử dụng. Chỉ có tính năng tiên tiến và hiện đại hơn mà thôi!

Chính vì vậy, người dùng luôn cảm thấy quen thuộc và thoải mái khi sử dụng Microsoft 365.

Ngoài ra, các ứng dụng khác như Microsoft Teams, Microsoft SharePoint… mới đầu sử dụng sẽ có chút phức tạp bởi quá nhiều tính năng tích hợp cũng là một khó khăn. Tuy nhiên, khi đã dần quen với cách sử dụng của chúng, bạn sẽ không muốn sử dụng thêm bất kỳ ứng dụng nào khác vì Microsoft 365 gần như tích hợp đủ mọi “công năng” mà bạn cần trong giải pháp này.

2.4 Bảo mật mạnh mẽ và độ tin cậy đi kèm với Microsoft 365

Cứ sau 39 giây, một cuộc tấn công của tin tặc lại xảy ra ở đâu đó, bạn cần sự bảo vệ đáng tin cậy, đã được thử nghiệm cho môi trường kỹ thuật số của mình. Bộ sưu tập các công nghệ bảo vệ khỏi mối đe dọa của Microsoft 365 giúp bảo vệ chống lại và cung cấp khả năng hiển thị về spam, phần mềm độc hại, vi rút, các nỗ lực lừa đảo, liên kết độc hại và các mối đe dọa khác.

khôi phục dữ liệu

Công việc khó khăn, áp lực và quan trọng nhất của các doanh nghiệp chính là bảo mật dữ liệu – giờ đây, Microsoft đã thay đội ngũ CNTT của bạn để làm việc đó.

Cách bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khi sử dụng hoặc không sử dụng Microsoft 365 gần giống như việc bạn lái xe máy hay xe ô tô đi làm vậy. Chúng liên quan như thế nào?

Ví dụ: Việc bạn di chuyển từ nhà đến công ty cũng giống như dữ liệu trên đám mây của bạn đang di chuyển đến thiết bị của bạn.

Nếu sử dụng xe máy để di chuyển, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn hơn như nắng mưa, khói bụi, va chạm, sự bực mình hơn là khi đi bằng ô tô: bạn sẽ thoải mái với điều hòa mát lạnh, không sợ khói bụi hay mưa nắng. 

Đi xe máy giống như việc bạn không được bảo mật dữ liệu bởi Microsoft 365. Nghĩa là các rủi ro về khả năng dữ liệu bị mất, bị hacker tấn công, không được mã hóa để bảo mật sẽ cao hơn khi bạn được Microsoft 365 bảo vệ bằng các công nghệ bảo mật tiên tiến nhất của họ, đảm bảo thời gian hoạt động 99%, các máy chủ đám mây làm việc không ngừng nghỉ 24/7/365 ngày.

2.5 Microsoft 365 cung cấp khả năng kiểm soát và hiệu quả CNTT

Microsoft 365 trao cho doanh nghiệp của bạn quyền kiểm soát tổ chức tốt hơn. Hãng chỉ tạo cơ hội và công cụ để bạn làm tốt hơn việc đó.

bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp

Người quản lý luôn muốn biết chính xác mọi người đang làm gì với hệ thống của họ, luôn có thể thiết lập một số quyền hạn nhất định cho từng nhóm đối tượng. Chính vì vậy, nếu xảy ra sự cố thì rất có thể do lỗi của người dùng. Hệ thống của bạn đang làm những gì nó phải làm.

Bạn muốn kiểm duyệt thông tin trước khi ai đó trong tổ chức gửi ra bên ngoài? Bạn muốn một số tài liệu không được phép chia sẻ bên ngoài tổ chức? Bạn muốn giới hạn số lượng email đến mỗi ngày hoặc hạn chế email đến từ một số địa chỉ email không tin tưởng? Hoặc bạn muốn cộng tác với mọi đội nhóm của mình ở nhiều khu vực mà không mất quá nhiều thời gian lên lịch hẹn, phòng họp offline, gửi tài liệu giấy….?

Trên đây chỉ là một vài tác vụ mà các ứng dụng trong Microsoft 365 giúp bạn kiểm soát tổ chức tốt hơn.

Microsoft đã cố gắng tạo ra một mức độ kiểm soát chưa từng có cho các quản trị viên. Người quản trị không chỉ có quyền kiểm soát môi trường mà còn làm việc hiệu quả hơn nhờ thiết kế đơn giản về bản chất và trực quan để sử dụng.

Vẫn chưa tìm thấy những gì bạn cần từ Microsoft 365? Hãy liên hệ với chúng tôi, chia sẻ vấn đề của doanh nghiệp mình, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn các lợi ích mà Microsoft 365 có thể đem lại hoặc tìm một giải pháp khác phù hợp hơn.

Được thành lập từ năm 2015, mmgroup.vn – Công ty TNHH Công Nghệ Mật Mã cung cấp các dịch vụ đám mây giúp doanh nghiệp Việt Nam hệ thống hóa quy trình quản lý và làm việc, tối ưu chi phí và tăng doanh thu khi kinh doanh trên môi trường số.

“Công nghệ nếu không được dùng cho đúng người đúng việc, nó sẽ trở thành chi phí thay vì giải pháp hiệu quả. Việc hiểu được điều này cho phép chúng tôi triển khai các giải pháp đám mây mang lại lợi nhuận thực sự cho khách hàng của mình.” – Ông Nguyễn Xuân Hiển – CEO của mmgroup.vn chia sẻ.

Là đối tác của Google, Microsoft và Zoho, mmgroup.vn hiện đang phục vụ hơn 60.000 người dùng đang làm việc khắp nơi trên thế giới ở mọi cấp độ doanh nghiệp và đa dạng lĩnh vực.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *