Outlook là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Outlook chi tiết

Outlook là gì

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ, mọi người trao đổi liên lạc với nhau dễ dàng qua các nền tảng ứng dụng chát, xử lý công việc, mà phổ biến là email.

Email là một trong những ứng dụng tuyệt vời, trong đó Mail Outlook là một trong những bộ công cụ tuyệt vời. Vậy Outlook là gì cùng Microsoft365.com.vn tìm hiểu nhé.

1. Outlook là gì?

Outlook là bộ công cụ miễn phí được phát triển và cung cấp bởi Microsoft. Bao gồm các công cụ: e-mail, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web.

Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.

Microsoft Outlook cung cấp cả hai phiên bản miễn phí và trả phí. Phiên bản trả phí có những tính năng nâng cao như: Lưu trữ email với hộp thư 15GB và địa chỉ miền email tùy chỉnh, Các phiên bản Outlook, Word, Excel, OneNote và PowerPoint trên web

Các phiên bản luôn cập nhật của Word, Excel, PowerPoint và OneNote dành cho iOS, Android trên tối đa 5 thiết bị di động và 5 máy tính bảng (Cộng thêm Outlook)…

Outlook

Outlook

2. Tính năng nâng cao của dịch vụ Email miễn phí Outlook

Outlook không chỉ mang đến cho bạn một ứng dụng mà cả một bộ công cụ tiên ích với những tính năng như:

2.1 Tốc độ xử lý nhanh

Khi sử dụng bất kì một bộ công cụ nào thì trải nghiệm người dùng là quan trọng nhất.

Mọt người yêu thích Outlook vì phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian lưu trữ, email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi… dễ dàng tra cứu.

Hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive và khôi phục email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.

Đây là tính năng rất cần cho dịch vụ email của doanh nghiệp.

2.2 Bảo mật cao

Ngày nay dường như sống chung với spam nhưng với khả năng chống spam cao với các thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể.

Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing) giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spam mail.

2.3 Hộp thư chính

Tính năng này cho phép tìm những email quan trọng và hiển thị lên đầu. Với những người bận rộn trong công việc nhận hàng chục thậm chí hàng trăm mail mỗi ngày thì tính năng này thật tuyệt vời. Tiết kiệm cho chúng ta rất nhiều thời gian.

Tuy nhiên nếu bạn không thích có thể tắt nó rất dễ dàng.

2.4 Đa dạng kết nối

Có tích hợp với các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay như Facebook, Twitter hay LinkedIn… Giúp người dùng email có thể dễ dàng vừa check mail vừa lướt các kênh mạng xã hội này

Ngoài ra, Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS. Người dùng có thể thoả sức sáng tạo để làm cho email của mình thêm sinh động theo phpng cách của riêng mình.

2.5 Lưu trữ

Outlook cung cấp cho người dùng 15 GB lưu trữ miễn phí tài khoản.

Outlook 365 (có phí) cung cấp không gian lưu trữ bổ sung cho tài khoản email của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng lưu trữ đám mây Microsoft OneDrive để lưu tập tin đính kèm và tin nhắn.

2.6 Outlook Add-ins

Outlook Add-ins là những tích hợp bổ sung cách sử dụng email. Add-ins có sẵn trên Microsoft Appsource hoặc Outlook.com. Add-ins cho phép bạn tích hợp Outlook.com với nhiều công cụ phổ biến khác như Evernote, PayPal và FedEx.

Đây là một trong những tính năng rất cần thiết trong doanh nghiệp: Xem thêm các tính năng và chi phí mail doanh nghiệp với 3 công nghệ hàng đầu.

2.7 Chế độ tối

Khi làm việc trên máy tính quá lâu. Màn hình máy tính và thiết bị quá sáng có thể gậy mỏi mắt. Với chế độ tối bạn có thể làm mờ nền email, có thể làm đôi mắt của bạn cảm thấy thoải mái. Chế độ này dễ dàng bật tắt trong  cài đặt Outlook.

2.8 Sweep Tool

Công cụ Sweep cho phép bạn sắp xếp hộp thư chính email trong Outlook bằng cách di chuyển thư điện tử từ 1 hoặc nhiều người gởi đã chỉ định trong hộp thư của bạn.

Email Doanh Nghiệp – Google | Microsoft | Zoho Mail ✔️

2.9 Miễn phí

Nếu bạn có ngân sách hạn chế thì Outlook là một tài khoản email miễn phí với nhiều tính năng đỉnh cao. Khi nhu cầu của bạn nâng cao, bạn có tùy chọn để nâng cấp lên Office 365. Nếu bạn mới bắt đầu, đây là sự lựa chọn email đúng đắn dành cho bạn.

>>Xem thêm: Đăng ký email tên miền Google miễn phí các bạn có ngay 20 người dùng cho doanh nghiệp của mình.

3. Hướng dẫn đăng ký Outlook Mail

Bước 1: Trung cập vào trang chủ Outlook

Truy cập vào địa chỉ https://signup.live.com/, chọn “Get new email address” để tạo tài khoản mới

Ở phần New email bạn có 2 lựa chọn là Outlook và Hotmail, bạn chọn Outlook và chọn tên email mà mình muốn hiển thị, sau đó điền vào password và nhấn “Next”.

Trong đó:

User name: Tương tự như gmail điền tên gmail mà bạn muốn tạo.
Create password: Mật khẩu lớn hơn 8 kí tự gồm cả chữ và số.
Reenter password: Nhập lại mật khẩu bạn đã nhập ở trên.

Tạo tài khoản Outlook

Tạo tài khoản Outlook

Tạo email Outlook ảnh 1

Bước 2: Họ và tên

Ở trang tiếp theo, bạn điền First Name (Tên), Last Name (Họ) của bạn. Nhấn Next.

Bước 3: Nhập quê quán năm sinh

Bạn điền tiếp các thông tin về Quốc gia, ngày tháng năm sinh theo yêu cầu. Sau đó nhấn Next và nhập một mã captcha xác thực.

Đăng kí tài khoản outlook

Đăng kí tài khoản outlook

Tạo email outlook 2

Bước 4: Bắt đầu sử dụng

Làm xong tất cả các bước trên thì bạn đã hoàn thành các bước khởi tạo một tài khoản Outlook cho riêng mình. Ở bước này, bạn có thể thiết lập hộp thư dựa trên các tính năng mà Outlook cung cấp, đơn cử có thể kể đến:

Time zone: Khung giờ bạn mong muốn sử dụng

Theme: chọn theme phù hợp với email của bạn.

Signature: Thôn  cá nhân cuối mail.

>>Xem thêm: Tính năng và bảng giá Google Workspace chi tiết 2020.

Bước 5: Bắt đầu gởi thư

Giao diện hòm thư của Outlook sẽ hiện lên và bắt đầu từ bây giờ bạn đã có thể thực hiện các thao tác gửi, nhận mail, lưu trữ thông tin cơ bản, vô cùng tiện lợi.

4. So sánh Gmail của Google và Outlook Microsoft

4.1 Dung lượng lưu trữ

Gmail:

Dung lượng lưu trữ 15 GB miễn phí. Giới hạn lưu trữ được chia sẻ giữa Google Drive, Gmail và Google hình ảnh. Nếu bạn đã đạt đến giới hạn, bạn có thể mua thêm lưu lượng.

Outlook:

Giới hạn thực tế là không rõ ràng, nó hiển thị bạn bắt đầu với 15 GB dung lượng lưu trữ và số này tăng theo thời gian. Tài khoản Microsoft cũng có lưu trữ dựa trên đám mây là OneDrive.

4.2 Khả năng tìm kiếm

Gmail cho phép tìm kiếm tính năng nâng cao: Nhãn, thẻ, hoặc danh mục,From, to, subject, từ khóa, nội dung,đính kèm, chát, kích thước thư, ngày

Outlook.com tìm kiếm đơn giản hơn. Tất cả các thư mục, hộp thư đến hoặc thư nháp, from, tùy chọn Ngày bao gồm tất cả, trong tuần này, tuần trước, tháng này, Về trước.

4.3 Khả năng bảo mật

Cả hai đều có tính bảo mật cao xác thực 2 lớp.

Gmail: Bạn có thể kích hoạt một biểu tượng xác minh cho email từ người gửi thông qua Google Labs.

Outlook: Sử dụng biểu tượng người gửi tin cậy cho email từ những người gửi đáng tin cậy. Những tin thư spam xuất hiện với màu đỏ hoặc màu vàng an toàn ở thanh trên cùng của thư.

4.4 Quản lý hộp thư (Inbox Organization)

Gmail mặc định quản lý dựa trên nhãn và tối đa 5 thẻ. Gán màu sắc cho nhãn và sử dụng các ngôi sao và các ký hiệu khác để gắn cờ thư quan trọng. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi hộp thư của bạn tới một hộp thư đến cổ điển hoặc một hộp thư đến ưu tiên.

Outlook mặc định quản lý dựa trên danh mục, thư mục và thư mục con. Gắn cờ thư quan trọng hoặc pin chúng để lên phía trên cùng của thư mục.

4.5 Nhắn tin tức thời (Instant Messaging)

Gmail sử dụng chức năng trò chuyện tin nhắn tức thì. Bạn có thể tìm thấy biểu tượng trò chuyện ở phía dưới cùng của hộp thư Gmail ở bên trái.

Outlook sử dụng Skype để nhắn tin tức thì. Bạn có thể tìm thấy biểu tượng Skype ở góc trên bên phải của hộp thư.

Gởi mail tức thời

Gởi mail tức thời

4.6 Quản lý liên hệ (Contact Management)

Nhập liên hệ từ một loạt các nhà cung cấp email khác bao gồm: Yahoo, Outlook.com, AOL, Nhập một tệp CSV hoặc vCard, Nhập danh bạ từ tài khoản mạng xã hội Google+.

Nhập danh bạ từ các nguồn khác, bao gồm: Gmail, Outlook 2010, 2013 hoặc năm 2016, Yahoo! Mail, Windows Live Mail

4.7 Quảng cáo (Advertisements)

Quảng cáo xuất hiện dưới dạng email ở phía trên của tab hộp thư đến của bạn. Từ “Quảng cáo” xuất hiện trong một hộp màu vàng bên trái của dòng chủ đề.

Outlook.com sử dụng hiển thị các quảng cáo xuất hiện ở bên phải của hộp thư. Chúng mất khá nhiều không gian trên màn hình.

4.8 Các công cụ liên quan

Google Drive office suite, bao gồm: Docs, Sheets, Slides, Photos, Forms, Drawings, Calendar.

Microsoft cung cấp một phiên bản ảo là Microsoft office suite bao gồm: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Sway, Docs.com.

5. Đánh giá mail Outlook miễn phí góc nhìn người dùng

5.1 Giao diện đơn giản và đẹp

Mình dành rất nhiều thời gian để xử lý công việc nên giao diện đơn giản là cái mình cần nhất ở bất kì ứng dụng email nào. Giao diện phức tạp hay xấu thì cảm giác rất khó chịu. Ngoài ra giao diện phức tạp làm cho công việc bị chậm đi.

Mailbox làm mình yêu thích vì chỉ có email và nội dung. Outlook được thiết kế theo phong cách trẻ trung, đơn giản, sáng sủa.

có thể nói Outlook với bố cục cỡ chữ hợp lý, tiêu đền, người gởi nhìn phân biệt rõ ràng đẹp mắt.

Gmail thì mình hơi khí chịu tên người gởi in đậm và phóng to nên mất cân đối. In đậm cũng là cách mà Gmail nói cho mình biết rằng đó là thư chưa đọc. Trong khi đó Outlook và hầu hết những app email khác thì dùng một dấu chấm xanh để phân biệt.

5.2 Hai hộp thư chính: Focus và Other

Outlook chi hộp thư thành 2 phần chính.

Focus là nơi Outlook chứa những thư quan trọng. Other là nơi chứa tất cả những thứ còn lại.

Đây là sự sáng tạo tuyệt vời giảm rất nhiều thời gian cho mình.

Những thư quan trọng như ví dụ như thư nhắc tính tiền, thư do bạn bè, đối tác hay đồng nghiệp gởi với nghiệp. Đây là tính năng mà dịch vụ Mail khác không có.

5.3 Tốc độ sync rất nhanh

Tốc độ hiển thị khi có email mới của Outlook rất nhanh, hoàn toàn có thể ngan với Gmail. Email tới một phát là từ máy tính đến điện thoại và máy tính bảng đều báo lên đồng thời, thậm chí Outlook còn báo sớm hơn cả Gmail.

Đây là điều quan trọng vì thôn tin luôn được đảm bảo mình luôn cập nhật những thôn tin mới nhất, kịp thời nhất. Đây là ưu điểm vượt trội của Outlook với những mail khác.

5.4 Tìm kiếm file nâng cao

Khi sử dụng các dịch vụ mail trước đây, nếu muốn tìm một file đính kèm nào đó thì phải chịu khó nhớ tiêu đề email hoặc người gởi, sau đó nhập vào tìm kiếm. Đôi khi trả về kết quả không mong muốn.

Còn Outlook tổng hợp tất cả mọi file vào một nơi duy nhất, khi cần tìm kiếm một file nào đó chỉ cần bấm vào là xong. Nó giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho mình.

Và trong chính giao diện này nếu bạn thích có thể bấm nút mở file đó ra bằng những app khác. Đây là ưu điểm vượt trội của Outlook so với Gmail về tính năng.

5.5 Tất cả trong một

Cuối cùng, Outlook cho phép mình quản lý tất cả mọi hộp thư của mình trong một giao diện duy nhất, xem thư mới trong một giao diện duy nhất, và thông báo đến cũng từ một giao diện mà thôi.

Gmail, Yahoo, Outlook lẫn iCloud, tất cả đều chỉ cần quản lý bằng Outlook là đủ.

Tất nhiên, lúc bạn soạn thư mới thì bạn được quyền chọn lựa hộp thư nào sẽ gửi đi, giống như nhiều ứng dụng email khác vậy thôi.

 

2 bình luận trong “Outlook là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Outlook chi tiết”

  1. Pingback: Microsoft 365 là gì? Office 365 là gì? Tính năng và lợi ích - Microsoft 365

  2. Pingback: Khách

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *