Chuyển tới nội dung

Microsoft Teams là gì? 9+ Tính năng tuyệt vời

Microsoft Team

Microsoft Teams là bộ công cụ họp chat trực tuyến được phát triển trên nền điện toán đám mây của Microsoft. Trong quá trình làm việc, chat và họp video là tính năng cực kỳ cần thiết cho một đội nhóm cộng tác và bàn luận công việc.

Microsoft Teams cung cấp đủ những tính năng mà một ứng dụng làm việc cần.

Bắt đầu thôi nào!

1. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là một nền tảng giao tiếp và hợp tác nằm trong bộ ứng dụng Microsoft 365, chủ yếu được thiết kế để các tổ chức và doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả, trao đổi thông tin và hợp tác từ xa.

Microsoft Teams kết hợp nhiều tính năng như trò chuyện, cuộc họp trực tuyến, chia sẻ tệp tin, và tích hợp nhiều ứng dụng Microsoft và bên thứ ba khác nhau.

2. Các tính năng Microsoft Teams

Chúng ta cùng tìm hiểu một số tính năng tuyệt vời dành cho Microsoft teams để giải quyết các yêu cầu công việc.

1. Trò chuyện trong phòng chat

Chỉ một vài thao tác đơn giản các bạn có thể tạo một phòng chat, thêm các thành viên vào phòng để chat nhóm nhanh chóng. Nơi mà tất cả mọi người trao đổi thông tin nhanh chóng. Sau khi tạo phòng trong một doanh nghiệp Microsoft Teams sẽ gợi ý các thành viên trong doanh nghiệp để thêm vào nhóm nhanh chóng.

Hiện nay các công ty công nghệ có rất nhiều công cụ khác nhau đề chat trao đổi nhưng Microsoft mang đến cho người dùng bộ công cụ đề cùng làm việc nhanh chóng. Tất cả các tài nguyên đều được lưu trữ ở một nơi an  toàn.

2. Chia sẻ tài liệu trong Teams

Trong quá trình trò chuyện làm việc nhóm với nhau các bạn có thể chia sẻ dữ liệu ngay trên giao diện Teams nhanh chóng. Mà không cần phải thoát khỏi ứng dụng. Các tài liệu chia sẻ lên nhóm sẽ được lưu trữ tại một nơi trên OneDrive để các bạn tìm kiếm  nhanh chóng.

Hoặc đơn giản bạn có thể chỉ định cho từng thành viên bằng câu lệnh @tenthanhvien

>> Xem thêm: 40+ Phím tắt thông dụng trong Microsoft Teams bạn cần “bỏ túi” ngay

3. Họp thoại với Teams

Có rất nhiều ứng dụng giúp người dùng tạo các cuộc họp nhưng không phải phần mềm nào cũng mang lại trải nghiệm tốt của người dùng. Trong quá trình sử dụng các lỗi thường gặp trong các cuộc họp là gián đoạn, hình bị giật có thể là do đường truyền hoặc ứng dụng.

Ngoài ra ứng dụng được phát triển trên điện thoại giúp người dùng sử dụng nhanh chóng hiệu quả. Ngay cả những người dùng đang di chuyển cũng có thể tham gia mà không cần internet. (Lưu ý tính năng này yêu cầu cấp phép bổ sung).

Microsoft Teams

4. Khả năng tích hợp cao

Tất cả các ứng dụng đều cần trong công việc, khi đăng ký một tài khoản Microsoft 365 các bạn có khoản 300 ứng dụng dành cho công việc. Ngoài ra bạn có thể thêm các ứng dụng phụ giải quyết một vấn đề nào đó riêng biệt.

Microsoft 365 xây dựng một hệ sinh thái khủng mà không phải ai cũng làm được.

Khi bạn tạo các ghi chú với thời gian và công việc cụ thể Note sẽ nhắc nhở và báo khi công việc đến thời gian thực hiện. Sau khi hoàn thành công việc Note tự động đánh dấu. Sắp xếp các công việc và thời gian thực hiện ưu tiên trước.

5. Tạo hội nghị âm thanh

Khoản cách địa lý không còn là vấn đề. Người quản trị có thể tạo cuộc họp trực tuyến thông qua điện thoại với hàng ngàn người tham gia cùng một lúc. Trong khi các ứng dụng khác người dùng bị giới hạn để tham gia cuộc họp.

Đây thực sự là vấn đề thách thức dành cho các tập đoàn vận hành hàng ngàn nhân sự. Khi bạn không có thời gian tham gia cuộc họp bạn có thể lưu lại nội dung toàn bộ cuộc họp để mọi người có thể xem lại khi cần.

>> Ngoài ra các bạn có thể xem bảng giá và tính năng Google Workspace – Giải pháp làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

6. Phần mềm gọi thoại

Khi liên lạc bằng điện thoại với chi phí rất cao. Với teams bạn có thể thay thế toàn bộ hệ thống điện thoại trong doanh nghiệp của bạn dễ dàng. Phần miền này hỗ trợ cuộc gọi qua IP (VoIP), giúp doanh nghiệp không phụ thuộc vào nhà cung cấp VoIP tốn phí.

Microsoft Teams

7. Quản trị viên gặp nhiều bất cập

Là quản trị viên bạn chỉ kiểm soát và hạn chế khả năng sử dụng của các thành viên. Nhưng bạn không thể phân quyền cho cấp dưới của mình đều này gây trở ngại rất lớn trong quản lý thành viên.

Là người dùng trong Teams bạn không thể tự tổng hợp được nhiệm vụ quản trị viên giao cho.  Nên cả hai phải tự ghi nhớ công việc của mình qua tin nhắn trên Teams. Vì hạn chế này nên QTV rất khó nắm bắt tình hình và kiểm tra tiến độ công việc.

3. Các sử dụng Microsoft Teams

Để bắt đầu sử dụng các ứng dụng trong Teams chúng ta bắt đầu tạo tài khoản Teams nhé.

3.1 Tạo tài khoản Microsoft Teams

Bước 1: Mở trình duyệt vào trang đăng ký trang đăng ký Microsoft. Sau đó nhấp vào liên kết “Tạo tài khoản” để bắt đầu quá trình đăng ký.

Bước 2: Nhập các thông tin đăng ký và sau đó xác nhận thông tin.

Nhập thông tin cá nhân của bạn, bao gồm địa chỉ email bạn muốn sử dụng cho tài khoản Microsoft và mật khẩu. Bạn cũng sẽ cần nhập một số thông tin cá nhân khác.

Bước 3: Sau khi xác nhận thông tin Microsoft sẽ gửi một mã xác minh đến địa chỉ email hoặc số điện thoại bạn đã cung cấp. Nhập mã này để xác nhận tài khoản.

Và cuối cùng là hoàn tất đăng ký nhập mật khẩu và sử dụng.

3.2 Cách tạo cuộc họp trên Teams

Bước 1: Mở ứng dụng Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn.

Bước 2: Chọn vào biểu tượng “Hẹn Giờ” (Schedule) gần thanh tìm kiếm.

Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết cuộc họp như:

  • Tiêu Đề Cuộc Họp (Meeting Title)
  • Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
  • Chọn “Microsoft Teams”.
  • Thêm mô tả giới thiệu sơ lược thông tin cuộc họp

Bước 4: Chọn người tham gia và thêm tùy chọn.

Dưới phần “Người tham gia,” nhập tên hoặc địa chỉ email của người tham gia vào ô “Tham gia.”

Bạn có thể chọn “Thêm tùy chọn” để cấu hình các tùy chọn khác như xác thực người tham gia, cho phép tham gia mà không cần xin phép, và thêm người tham gia sau khi đã tạo cuộc họp.

Bước 5: Hoàn thành và chia sẻ cuộc họp.

  • Nhấp vào nút “Lưu” (Save) để tạo cuộc họp.
  • Sau khi tạo cuộc họp, bạn có thể chọn “Chia sẻ” để gửi liên kết hoặc mời người khác tham gia.

>>Xem thêm: Office 2019 Bộ công cụ soạn thảo an toàn bảo mật dành cho doanh nghiệp.

3.3 Tham gia cuộc họp Teams bằng mã

Người tổ chức cuộc họp sẽ tạo một cuộc họp và gửi mã cuộc họp cho bạn. Mã này thường được gọi là “Join Code” hoặc “Meeting Code.”

Bước 1: Mở trình duyệt Web đăng nhập vào tài khoản Microsoft Teams của bạn.

Bước 2: Nhập mã cuộc họp.

Nhập mã cuộc họp vào ô “Enter the code” hoặc “Type the code” trên trang web.

Bước 3: Chọn biểu tượng tham gia bằng trình duyệt

Nhấp vào nút “Join on the web” để tham gia cuộc họp trực tuyến trực tiếp từ trình duyệt web.

Chờ đến khi kết nối với cuộc họp. Bạn có thể được yêu cầu nhập tên của mình trước khi tham gia.

4. Các gói Microsoft Teams dành cho bạn

Một số cách để bạn có thể sử dụng Microsoft Teams

  • Microsoft Teams miễn phí
  • Microsoft Teams trong các giải pháp Microsoft 365
  • Microsoft Teams Essentials
  • Microsoft Teams Premium

>>Xem thêm: OneDrive công cụ lưu trữ di động của bạn.

8.1 So sánh Microsoft Teams Essentials và Microsoft Teams miễn phí

Microsoft Teams Free được thiết kế cho tất cả mọi người và được sử dụng miễn phí. Nó bao gồm trò chuyện | gọi thoại và video | chia sẻ tệp và 10GB dung lượng lưu trữ tệp nhóm cộng với 2GB dung lượng lưu trữ tệp cá nhân cho mỗi người.

Microsoft Teams Essentials là đăng ký Teams độc lập cung cấp giải pháp tất cả trong một với các cuộc họp, trò chuyện và cộng tác phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Nó bao gồm các cuộc họp nhóm không giới hạn trong tối đa 30 giờ, cuộc họp với tối đa 300 người, 10 GB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng, trò chuyện không giới hạn với đồng nghiệp và khách hàng…

Một số điểm khác biệt cụ thể:

Microsoft Teams Free Microsoft Teams Essentials
Đối tượng phù hợp Tất cả đối tượng muốn dùng Teams Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ
Số lượng người tham gia 100 người 300 người
Thời lượng cuộc họp 60 phút 30 giờ
Dung lượng lưu trữ 2GB/người dùng và 5GB dùng chung 2GB/người dùng và 10GB dùng chung

 

8.2 So sánh Microsoft Teams Essentials và Microsoft Teams tích hợp trong các gói Microsoft 365

Sự khác biệt giữa các gói Microsoft Teams Essentials và Microsoft 365 Business Basic chủ yếu xoay quanh chức năng Teams và dung lượng lưu trữ đám mây. Essentials chỉ cung cấp 10GB dung lượng lưu trữ OneDrive, so với 1TB có sẵn trên Business Basic.

Ngoài ra, tổ chức của bạn không thể sao lưu hoặc tạo bản ghi cuộc họp khi dùng Teams Essentials. Nó cũng không tích hợp với bộ cộng tác Office.

Đối sánh một số điểm khác biệt:

Microsoft Teams trong Microsoft 365 Microsoft Teams Essentials
Đối tượng phù hợp Doanh nghiệp tối đa 300 người dùng Doanh nghiệp tối đa 300 người dùng
Số lượng người tham gia 300 người 300 người
Thời lượng cuộc họp 30 giờ 30 giờ
Dung lượng lưu trữ 1TB/người dùng 2GB/người dùng và 10GB dùng chung
Bản ghi cuộc họp không
Quyền truy cập khách không
Hơn 250 ứng dụng và dịch vụ tích hợp cho Teams không
Các bảo mật nâng cao không
Email theo tên miền doanh nghiệp không

>> Xem chi tiết tính năng và so sánh Microsoft Teams Essentials với các gói Teams khác.

Kết

Hi vọng bài viết giúp bạn khám phá nhiều hơn các tính năng của Microsoft Teams và tìm được gói đăng ký Microsoft Teams phù hợp với nhu cầu hiện tại.

Xem thêm:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Đã vô hiệu chức năng này!