Email đang là phương thức giao tiếp chính trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc sử dụng email không chỉ đơn giản là việc nhắn tin và gửi thư.
Đặc biệt, khi dùng email doanh nghiệp, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng trong cách sử dụng email công ty để tránh các sai lầm phổ biến có thể ảnh hưởng đến công việc, cá nhân và danh tiếng của doanh nghiệp.
Nội dung chính
1. Chỉ sử dụng email công ty cho mục đích công việc
Email công ty là được xem là tài sản của doanh nghiệp, cung cấp cho nhân viên để giao tiếp về công việc, trao đổi thông tin và quản lý dự án…
Email công ty thường chứa thông tin quan trọng và nhạy cảm liên quan đến công việc và tổ chức. Vì vậy, một nguyên tắc cần nhớ là bạn chỉ nên sử dụng email công ty cho mục đích công việc.
Thông thường, email công ty được quản lý và cấu hình bởi quản trị viên hoặc nhân viên IT trong doanh nghiệp. Họ vẫn có một thẩm quyền pháp lý để truy cập vào email của bạn khi cần thiết.
Vậy thì theo bạn, chúng ta có nền sử dụng email công ty để trao đổi những thông tin rất riêng tư hay không?
Có thể nói, việc sử dụng email công ty đúng mục đích là cách bạn đang tôn trọng và tuân thủ quy tắc và chính sách của doanh nghiệp. Bảo vệ thông tin tuyệt đối, tránh những rủi ro về việc tiết lộ thông tin hoặc lừa đảo.
2. Thiết lập các chính sách bảo mật
Email doanh nghiệp luôn là “con mồi béo bở” của các hacker. Chúng có thể sử dụng email để truyền tải phần mềm độc hại vào hệ thống, gây ra sự cố bảo mật. Đồng thời, mất đi các thông tin quan trọng trong doanh nghiệp.
Là người dùng email công ty, bạn cần thiết lập các chính sách bảo mật dành riêng cho tài khoản email mà mình đang sử dụng như:
- Thiết lập mật khẩu mạnh: Sử dụng mật khẩu mạnh chứa ít nhất 8-12 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
- Dùng xác thực hai yếu tố (2FA): Bật tính năng xác thực hai yếu tố (2FA) cho tài khoản email doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc nhập mật khẩu và sau đó xác minh bằng cách sử dụng ứng dụng di động hoặc mã xác minh gửi qua SMS.
- Cập nhật và quản lý mật khẩu định kỳ: Để bảo mật tuyệt đối bạn cần đổi mật khẩu định kỳ, ít nhất là mỗi 90 ngày.
- Kiểm tra hoạt động đăng nhập: Kiểm tra danh sách các hoạt động đăng nhập gần đây và xác minh xem có hoạt động không xác định nào hoặc từ địa điểm lạ hay không.
- Sao lưu dữ liệu quan trọng: Thực hiện sao lưu định kỳ của dữ liệu email quan trọng để đảm bảo rằng không bị mất dữ liệu do sự cố.
Ngoài ra, với các tính năng bảo mật nâng cao hơn sẽ được thiết lập bởi quản trị viên như mã hóa, thiết lập các quy tắc lưu trữ email và tệp đính kèm…
>> Xem thêm: Mua email doanh nghiệp ở đâu bảo mật?
3. Hạn chế sử dụng email sau giờ làm việc
Ngoài những lúc tăng ca, khẩn cấp thì bạn nên hạn chế dùng email sau giờ làm việc. Bởi vì những email sau giờ làm thường sẽ không được ưu tiên, không được trả lời ngay lập tức và dễ bị bỏ lỡ.
Chính vì vậy, nếu bạn đang muốn gửi email ngoài giờ làm việc, bạn có thể soạn thảo và lưu trong bản nháp. Sau đó, đặt lịch gửi email vào các ngày trong tuần.
Việc này sẽ giúp tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Đồng thời, bạn cũng sẽ tập trung vào các nhiệm vụ, email quan trọng trong khi làm việc.
Các bạn có thể tham khảo bảng giá email doanh nghiệp với Microsoft 365.
4. Không sử dụng email công ty để đăng ký tài khoản cá nhân
Nếu không phải phục vụ cho mục đích công việc, bạn không nên sử dụng tài khoản công ty để đăng ký các tài khoản cá nhân như Facebook, Lazada, Shoppe…
Bởi vì, nếu tài khoản doanh nghiệp được sử dụng để đăng ký trên các trang web hoặc dịch vụ không đáng tin cậy, có thể dẫn đến dữ liệu doanh nghiệp bị rò rỉ.
Có thể nói, việc không sử dụng email công ty để đăng ký tài khoản cá nhân là một nguyên tắc quan trọng, đảm bảo tính bảo mật và tách biệt giữa thông tin cá nhân và công việc.
Nếu cần đăng ký tài khoản cá nhân, bạn nên sử dụng email cá nhân hoặc email không liên quan đến tổ chức.
5. Không sử dụng email công ty để quấy rối
Không chỉ dùng email công ty, mà khi sử dụng email cá nhân bạn cũng không nên sử dụng với mục đích để quấy rối hoặc đe dọa, cũng như mang tính chất xúc phạm.
Đồng thời, người dùng cũng không được gửi nội dung, hình ảnh nhạy cảm liên quan đến chủng tộc, giới tính, niềm tin tôn giáo hoặc chính trị, nguồn gốc quốc gia hoặc khuyết tật…
Việc sử dụng email công ty để quấy rối hoặc gửi nội dung bất hợp pháp có thể gây ra các hậu quả pháp lý và ảnh hưởng đến thương hiệu, uy tín của tổ chức.
6. Không mở tệp đính kèm từ nguồn không xác định
Theo các số liệu thống kê, ước tính khoảng 91% các cuộc tấn công mạng bắt đầu bằng việc người dùng nhấp vào email lừa đảo. Việc mở tệp đính kèm hoặc nhấp vào liên kết email từ nguồn không xác định, người dùng sẽ gặp phải các tình huống như sau:
- Nguy cơ mã độc và malware: Tệp đính kèm từ nguồn không xác định có thể chứa mã độc, virus, hoặc phần mềm độc hại khác. Mở các tệp này có thể dẫn đến nhiễm malware, sụp hệ thống hoặc đánh cắp thông tin quan trọng.
- Xâm nhập vào hệ thống: Nếu tệp đính kèm chứa phần mềm độc hại, nó có thể được sử dụng để xâm nhập vào hệ thống của tổ chức và gây ra hậu quả nghiêm trọng, bao gồm lỗ hổng bảo mật và mất dữ liệu.
- Nguy cơ lừa đảo (phishing): Liên kết trong email có thể dẫn đến các trang web giả mạo hoặc lừa đảo yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng hoặc mật khẩu… Việc này có thể ảnh hướng đến nguy cơ mất mát các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, cá nhân.
Vậy nên, để đảm bảo an toàn cho tài khoản email doanh nghiệp, bạn không nên mở tệp đính kèm hoặc nhấp vào liên kết email từ nguồn không xác định. Để tránh làm ảnh hưởng đến hệ thống bảo mật trong công ty.
Kết:
Nhìn chung, việc sử dụng email doanh nghiệp đòi hỏi sự tôn trọng và tuân thủ các quy định của doanh nghiệp. Bằng việc áp dụng những nguyên tắc cơ bản này, chúng ta có thể biết được cách sử dụng email công ty một cách an toàn và hiệu quả trong công việc hàng ngày.
Mời bạn xem thêm:
