Chuyển tiếp email là một trong các tính năng quan trọng của Microsoft 365. Tuy nhiên, việc chuyển tiếp email có thể gây ra rủi ro về bảo mật do khả năng tiết lộ thông tin.
Khi đăng ký Microsoft 365, người dùng có thể cài đặt chuyển tiếp email tự động. Tuy nhiên, quản trị viên có quyền kiểm soát hoặc hạn chế các chuyển tiếp email của người dùng đến người nhận bên trong hoặc bên ngoài tổ chức.
Nội dung chính
1. Cài đặt chuyển tiếp email là gì?
Cài đặt chuyển tiếp email là một trong các cài đặt quan trọng của Quản trị viên. Với cài đặt này, Quản trị viên có thể giúp người dùng sử dụng email hiệu quả hơn, tự động hóa chuyển tiếp dễ dàng hơn và quản lý email của mình tốt hơn.
Ngoài ra, chuyển tiếp email cũng giúp Quản trị viên bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Cài đặt chuyển tiếp email bằng quyền của Quản trị viên khác với chuyển tiếp email của người dùng:
- Quản trị viên có thể chuyển tiếp email đến và đi của người dùng đến bất kỳ tài khoản email nào mà người Quản trị viên muốn để kiểm soát email của người dùng này
- Quản trị viên có thể cho phép hoặc không cho phép người dùng sử dụng tính năng chuyển tiếp email trong email.
- Người dùng không biết email của mình có được chuyển tiếp hay không. Người dùng có nghĩa vụ tuân thủ các chính sách do Quản trị viên áp dụng.
2. Khi nào Quản trị viên nên cài đặt tính năng chuyển tiếp email cho người dùng?
Mời bạn tham khảo một số trường hợp dưới đây:
- Tạo bản sao các email được gửi đến và gửi đi của người dùng, sử dụng trong các trường hợp pháp lý nếu có
- Người dùng thay đổi tên hoặc tài khoản email nhưng vẫn muốn nhận email từ địa chỉ cũ. Lúc này, Quản trị viên cần cho phép người dùng chuyển tiếp email.
- Các email chung của tổ chức hoặc nhóm, được chuyển tiếp đến các email cá nhân cụ thể khác trong tổ chức hoặc trong nhóm
- Quản trị viên muốn kiểm tra nội dung hoặc tệp đính kèm trong email người dùng có vi phạm các chính sách của công ty hay không.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang có các nhu cầu cài đặt trên đây, hãy dùng quyền Quản trị viên Microsoft 365 để thiết lập ngay.
3. Cách tìm người dùng đang bật tự động chuyển tiếp email
Theo mặc định, người dùng của bạn có quyền cài đặt chuyển tiếp email tự động. Bạn có thể tắt tính năng này nếu không muốn người dùng tự động chuyển tiếp email.
Để lọc danh sách người dùng đang bật chuyển tiếp email tự động, bạn có thể xem trong báo cáo tin nhắn chuyển tiếp tự động https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/monitoring/mail-flow-reports/mfr-auto-forwarded-messages-report
Danh sách hiển thị mặc định dữ liệu trong 7 ngày.
4. Lưu ý khi định cấu hình chuyển tiếp email cho Quản trị viên
Sau khi bạn cài đặt chuyển tiếp, chỉ những email mới vừa được gửi đến hộp thư từ From mới được chuyển tiếp.
Cài đặt chuyển tiếp email chỉ áp dụng cho tài khoản người dùng Microsoft 365 của tổ chức.
Đừng xóa tài khoản của người dùng mà bạn đang chuyển tiếp email hoặc xóa giấy phép của họ. Nếu bạn xóa, quá trình chuyển tiếp email sẽ dừng lại.
Nếu bạn muốn chuyển tiếp email của người dùng vừa rời khỏi tổ chức, bạn có thể chuyển hộp thư của họ thành hộp thư dùng chung (tuy nhiên không được vượt quá 50GB).
Email sau khi bị chặn chuyển tiếp, các email bị chặn sẽ tự động trả về cho người gửi.
>> Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.
5. Các bước cài đặt chuyển tiếp email
Bạn đăng nhập vào Microsoft 365 bằng tài khoản Quản trị viên và làm theo các hướng dẫn trong bài viết này. https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/email/configure-email-forwarding?view=o365-worldwide
Hoặc làm theo các bước tóm tắt dưới đây:
Bước 1: Từ trung tâm quản trị, chọn User >> Active Users
Bước 2: Chọn tên của những người dùng bạn cài đặt chuyển tiếp
Bước 3: Chọn Manage email forwarding trong mục Mail để bắt đầu chuyển tiếp
Bước 4: Từ trang này, chọn Forward all emails sent to this mailbox để chuyển tiếp tất cả email được gửi đến hộp thư này. Nhập địa chỉ email sẽ nhận chuyển tiếp và chọn có muốn lưu một bản sao của các email được chuyển tiếp hay không. Sau đó chọn Save changes.
Trên đây là một số cài đặt quan trọng giúp Quản trị viên quản lý email người dùng của tổ chức hiệu quả hơn. Xem thêm các tính năng quản trị viên khác TẠI ĐÂY.
Được thành lập từ năm 2015, 
