Bạn đã bao giờ gặp khó khăn trong khi thuyết trình trực tuyến? Đôi khi, việc tạo sự ấn tượng và giữ sự chú ý của người tham dự trong không gian kỹ thuật số có thể là một thử thách thực sự. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đem đến 10 mẹo thuyết trình Microsoft Teams giúp ghi điểm với người tham dự, tạo nên một buổi thuyết trình ấn tượng.
Nội dung chính
- 1. Sử dụng tính năng Chat trong Microsoft Teams
- 2. Ghi lại buổi thuyết trình (Record)
- 3. Kiểm soát tiếng ồn bằng cách tắt tiếng
- 4. Làm mờ hình nền
- 5. Ghi chú trong cuộc họp
- 6. Sử dụng tính năng bảng trắng
- 7. Chia sẻ màn hình
- 8. Kiểm soát màn hình người tham dự
- 9. Tận dụng các phím tắt Microsoft Teams
- 10. Chia các nhóm nhỏ trong Teams
1. Sử dụng tính năng Chat trong Microsoft Teams
Chat là một tính năng hữu ích đối với người dùng Microsoft Teams. Trong khi thuyết trình, tính năng trò chuyện sẽ giúp tạo ra sự tương tác đa chiều với người tham dự. Đồng thời cung cấp một kênh giao tiếp nhanh chóng và tiện lợi giữa người thuyết trình và mọi người.
Cửa sổ trò chuyện xuất hiện ở bên phải màn hình của giao diện Teams. Trong khi bạn hoặc đồng nghiệp đang thuyết trình thì những thành viên khác có thể trao đổi và tương tác đưa ra các ý kiến trong khung chat.
Một vài lưu ý khi sử dụng tính năng này là bạn có thể tắt tiếng mỗi khi có tin nhắn mới. Bởi vì mỗi thông báo sẽ vang lên với mỗi tin nhắn mới có thể gây mất tập trung cho mọi người tham dự.
2. Ghi lại buổi thuyết trình (Record)
Ghi lại buổi thuyết trình (Record) là tính năng cực kỳ hữu ích khi sử dụng Microsoft Teams. Nếu bạn là người thuyết trình việc ghi lại bản ghi sẽ giúp bạn có được tài liệu tham khảo và chia sẻ lại với những người vắng mặt, không thể tham gia buổi thuyết trình.
Ngoài ra, việc ghi lại buổi thuyết trình còn giúp bạn và người quản lý có thể xem lại tổng thể buổi thuyết trình, đánh giá hiệu quả, cũng như xác định những điểm yếu cần cải thiện trong các lần thuyết trình tiếp theo.
Tính năng ghi lại cuộc họp sẽ chỉ cho phép bạn sử dụng khi tạo cuộc họp với hơn 2 người tham dự. Tất cả những người tham dự đều sẽ được thông báo khi bắt đầu sử dụng tính năng này.
3. Kiểm soát tiếng ồn bằng cách tắt tiếng
Khi bạn thuyết trình trực tuyến, đặc biệt là trong các cuộc họp lớn hoặc có nhiều người tham gia, tiếng ồn có thể là một vấn đề tiềm ẩn và làm giảm chất lượng buổi thuyết trình.
Nếu bạn là người tham dự, chúng tôi khuyên bạn nên tắt tiếng để giảm tiếng ồn, hoặc chỉ mở khi tương tác với mọi người.
Nếu bạn là người thuyết trình, người tổ chức cuộc họp, bạn có thể tắt tiếng của những người tham dự. Những người tham dự sẽ được thông báo rằng bạn đã tắt tiếng của họ và họ có thể tự bật tiếng bất kỳ lúc nào khi cần thiết.
>> Xem thêm: Microsoft Teams Essentials là gì? Có gì đặc biệt so với Microsoft Teams miễn phí?
4. Làm mờ hình nền
Làm mờ hình nền là tính năng nổi bật được tích hợp trong Microsoft Teams. Mọi người đều có thể nhìn rõ khuôn mặt của bạn, kể cả khi bạn di chuyển, nhưng bất cứ thứ gì ở phía sau và trong nền đều sẽ bị làm mờ. Hoặc với một cách khác, bạn có thể chọn các hình nền có sẵn được tích hợp trong Teams.
Việc sử dụng tính năng làm mờ hình nền sẽ giúp người thuyết trình tạo sự chuyên nghiệp và tự tin hơn. Đặc biệt khi bạn đang thuyết trình tại không gian nhà riêng hoặc những không gian công cộng khác.
5. Ghi chú trong cuộc họp
Ghi chú trong cuộc họp Microsoft Teams là một mẹo giúp thuyết trình hiệu quả. Việc ghi chú trong cuộc họp giúp bạn ghi lại các ý chính, thông tin quan trọng và ý kiến của mọi người trong suốt quá trình thuyết trình. Việc này giúp bạn tổ chức thông tin một cách cụ thể và dễ dàng theo dõi diễn biến của buổi thuyết trình.
Ngoài ra, ghi chú có thể được sử dụng để tạo tài liệu tóm tắt hoặc báo cáo sau cuộc họp, giúp tập hợp thông tin quan trọng đến những người không tham gia vào cuộc họp.
6. Sử dụng tính năng bảng trắng
Tính năng bảng trắng trong Microsoft Teams là một công cụ hữu ích và mạnh mẽ giúp người thuyết trình vẽ và chia sẻ các ý tưởng, thông tin hoặc biểu đồ một cách trực quan và ấn tượng và dễ hiểu.
Nếu bạn đang sử dụng PC hoặc laptop thì có thể sử dụng chuột để vẽ, còn khi sử dụng ở các thiết bị điện thoại, máy tính bảng bạn có thể kết nối với bút kỹ thuật số để vẽ. Có thể nói, việc sử dụng bút kỹ thuật số trên bảng trắng sẽ tiện lợi hơn rất nhiều.
7. Chia sẻ màn hình
Microsoft Teams cho phép bạn có thể hiển thị các tài liệu, slide thuyết trình, ảnh, video, hoặc ứng dụng trực tiếp trên màn hình khi đang thuyết trình.
Việc sử dụng tính năng chia sẻ màn hình giúp bạn và mọi người có thể theo dõi các thông tin một cách rõ ràng và trực quan. Đồng thời, việc chuẩn bị một tài liệu thuyết trình và chia sẻ cho mọi người xung quanh cũng là cách để bạn tạo ấn tượng với mọi người bằng sự chuẩn bị chu đáo và chuyên nghiệp.
8. Kiểm soát màn hình người tham dự
Trong Microsoft Teams, người thuyết trình có thể kiểm soát màn hình của người tham dự bằng tính năng Quản lý chia sẻ. Tính năng này cho phép người thuyết trình quản lý việc chia sẻ màn hình của mình và cũng như khả năng kiểm soát việc chia sẻ màn hình của người tham dự. Điều này giúp đảm bảo sự tổ chức và tránh những tình huống không mong muốn trong quá trình thuyết trình.
9. Tận dụng các phím tắt Microsoft Teams
Các phím tắt giúp bạn nhanh chóng thực hiện các tác vụ thông thường như: chia sẻ màn hình, tắt tiếng, bật tiếng, tắt camera, gửi tin nhắn, và nhiều hơn nữa. Thay vì phải dùng chuột và tìm kiếm trong giao diện, bạn có thể thực hiện mọi thứ chỉ bằng một vài lần nhấn phím.
Ngoài ra, việc sử dụng phím tắt cho thấy bạn là một người thuyết trình chuyên nghiệp và thành thạo với công cụ Microsoft Teams. Điều này tạo sự ấn tượng tích cực với người tham dự.
>> Xem thêm: 40+ Phím tắt thông dụng trong Microsoft Teams bạn cần “bỏ túi” ngay
10. Chia các nhóm nhỏ trong Teams
Trong Microsoft Teams, bạn có thể chia nhỏ các thành viên thành một nhóm để có thể thảo luận, tương tác trong thời gian cụ thể. Tính năng này sẽ hỗ trợ cho người thuyết trình là người tổ chức cuộc họp trong Teams trên máy tính mới có thể tạo và quản lý phòng chia theo nhóm.
Sau khi đã chia thành từng phòng nhỏ, người dùng sẽ nhận được các thông báo như sau:
Lưu ý: Bạn không thể tạo các nhóm nhỏ nếu có hơn 300 người trong một cuộc họp. Tương tự như vậy, nếu bạn tạo phòng chia theo nhóm trước cuộc họp, bạn sẽ không thể mời hơn 300 người.
Kết
Trên đây là 10 Mẹo thuyết trình Microsoft Teams giúp ghi điểm với mọi người. Hãy tận dụng những công cụ và tính năng của Microsoft Teams để thuyết trình một cách chuyên nghiệp và ấn tượng.
Chúc bạn thành công!
Mời bạn xem thêm:
