Tại sao nên sử dụng Microsoft 365?
Theo Zdnet, các gói giải pháp Microsoft 365 đã đóng góp 20 tỷ USD doanh thu trong tổng cộng 143 tỷ USD của Microsoft năm tài chính 2020. Tăng hơn 50% so với 13,2 tỷ USD mà Microsoft thu được từ Microsoft 365 trong năm tài chính 2019.
Những con số là minh chứng rõ nhất về giá trị mà Microsoft 365 đem lại cho các doanh nghiệp.
Microsoft đã đầu tư kinh phí khổng lồ và dành rất nhiều thời gian để phát triển Microsoft 365. Cố gắng cho người dùng và quản trị viên Microsoft 365 sử dụng dễ dàng nhất có thể.
Chuyển sang đám mây Microsoft 365 đi kèm với một số tính năng và lợi ích chính. Microsoft đã thiết kế sẵn bộ Office sử dụng cả online và offline. Ngoài ra giải pháp này còn có một số lợi ích khác.
Nội dung chính
1. Tóm tắt các tính năng và lợi ích của Microsoft 365
Microsoft nói rằng: “Mọi thứ bạn cần đều nằm trong một giải pháp”
| Đi kèm với các ứng dụng Office | Luôn cập nhật trên mọi thiết bị với các phiên bản Word, Excel, PowerPoint mới nhất,… |
| Giao tiếp hiệu quả hơn | Sử dụng Microsoft Teams để trò chuyện nhóm, họp trực tuyến, gọi điện và họp trực tuyến. |
| Kết nối, lập kế hoạch và hoàn thành công việc | Làm việc hiệu quả với email, lịch, danh bạ, công việc, v.v. — cùng nhau ở một nơi. |
| Tự động hóa quy trình kinh doanh | Bằng việc chuyển đổi các quy trình với các biểu mẫu, quy trình công việc và ứng dụng di động tùy chỉnh. |
| Tùy chỉnh không gian làm việc của bạn | Thêm các ứng dụng Microsoft và dịch vụ của bên thứ ba để sử dụng. |
| Giúp truy cập an toàn vào doanh nghiệp của bạn | Truy cập thông tin nhạy cảm với xác thực người dùng. Ngoài ra, có các quy tắc dựa trên chính sách tự động. |
| Bảo vệ thông tin của bạn | Giúp bảo mật dữ liệu doanh nghiệp trên các thiết bị cá nhân và công ty sở hữu. |
| Bảo vệ chống lại các mối đe dọa mạng | Bảo vệ khỏi các tệp đính kèm không an toàn, liên kết đáng ngờ và phần mềm độc hại khác. |
2. 5 lý do dựa trên ưu thế vượt trội của Microsoft 365
2.1. Tạo ra năng suất cao hơn với Microsoft 365
Có năng suất hay không chính là trả lời cho câu hỏi đơn giản này: “Họ có thể giúp công việc của tôi dễ dàng hơn hay không?”
Các công cụ sẽ được tích hợp trong một bộ ứng dụng. Giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực hơn. Microsoft 365 đã và đang không ngừng cải tiến ứng dụng của mình cao cấp hơn.
Khi sử dụng Microsoft 365:
- Bạn có một giao diện email quen thuộc như hotmail.com. Các tính năng được công nghệ hóa toàn diện giúp giảm thiểu rất nhiều các bước thủ công rườm rà.
- Quản lý tổ chức đơn giản nhưng hiệu quả hơn bởi tài khoản quản trị viên.
- Cách cộng tác, làm việc nhóm đơn giản và năng suất hơn nhờ công nghệ thông minh, tác vụ linh hoạt. Quản lý nhiệm vụ của mọi thành viên và đo lường hiệu quả hoàn toàn bằng công nghệ
- Hàng trăm ứng dụng quen thuộc được tích hợp vào Microsoft 365. Bạn không phải mở nhiều tab hoặc nhiều câu lệnh.
- Đồng bộ trên nhiều thiết bị. Bạn không phải gửi tài liệu qua lại mất thời gian. Sử dụng ngay cả khi không online.
- Phù hợp cho mọi người sử dụng: một nhân viên văn phòng bình thường, một nhà quản lý, một team leader, một nhân viên IT… tất cả mọi người trong doanh nghiệp của bạn đều có thể sử dụng với các quyền tùy chỉnh nâng cao.
Sự đơn giản cho bạn là một quá trình nghiên cứu phức tạp của Microsoft.
>> Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.
2.2 Truy cập từ mọi nơi với Microsoft 365
“Truy cập mọi nơi mọi lúc” không chỉ đơn giản là “có internet”. Với Microsoft 365, bạn có thể làm việc với “đa thiết bị, đa nhiệm vụ, bảo mật cấp cao, đồng bộ nhanh chóng, làm việc liên tục kể cả khi offline”.
Truy cập Microsoft 365 trên nền tảng đám mây có một số lợi thế lớn. Tất cả những gì bạn cần là một thiết bị có kết nối mạng. Vì phần mềm đang chạy trong trung tâm dữ liệu của Microsoft, bạn chỉ cần kết nối Internet để truy cập.
Dữ liệu của bạn được đồng bộ và cập nhật thường xuyên theo thời gian thực.
Ví dụ: Nếu bạn chỉnh sửa trên file word trên máy tính ở nhà thì đồng nghiệp của bạn có thể thấy mọi thay đổi. Mọi người được chia sẻ tệp đều sẽ thấy những cập nhật mới nhất. Đã qua cái thời gửi tài liệu Excel qua email giữa các máy, tải về chỉnh sửa, tải lên để gửi bản cập nhất mới (Thật rườm rà).
Hoặc với SharePoint Online (một phần của gói Microsoft 365), một tệp (chẳng hạn như Forecast_Q1_2011.xlsx) sẽ nằm trong đám mây (trung tâm dữ liệu tỷ đô được phân phối toàn cầu của Microsoft). Vì tệp nằm trong đám mây nên sẽ cần thiết lập các quyền bảo mật cho phép hoặc không cho phép một số người trong tổ chức, bất kể vị trí địa lý đều có thể hoặc không thể mở tệp.
Ví dụ: Bạn có thể cho phép người trong tổ chức có thể xem tài liệu chính sách của công ty nhưng chỉ một nhóm cá nhân mới được phép chỉnh sửa.
2.3 Làm việc với những gì bạn biết trong Microsoft 365
Việc bắt đầu sử dụng Microsoft 365 không hề khó khăn như bạn tưởng. Bởi Outlook, Word, Excel hay PowerPoint và OneDrive vẫn quen thuộc như trong bộ Office đã từng sử dụng. Chỉ có tính năng tiên tiến và hiện đại hơn mà thôi!
Chính vì vậy, người dùng luôn cảm thấy quen thuộc và thoải mái khi sử dụng Microsoft 365.
Ngoài ra, các ứng dụng khác như Microsoft Teams, Microsoft SharePoint… mới đầu sử dụng sẽ có chút phức tạp bởi quá nhiều tính năng tích hợp cũng là một khó khăn. Tuy nhiên, khi đã dần quen với cách sử dụng của chúng, bạn sẽ không muốn sử dụng thêm bất kỳ ứng dụng nào khác vì Microsoft 365 gần như tích hợp đủ mọi “công năng” mà bạn cần trong giải pháp này.
2.4 Bảo mật mạnh mẽ và độ tin cậy đi kèm với Microsoft 365
Cứ sau 39 giây, một cuộc tấn công của tin tặc lại xảy ra ở đâu đó, bạn cần sự bảo vệ đáng tin cậy. Bộ sưu tập các công nghệ bảo vệ khỏi mối đe dọa của Microsoft 365 giúp bảo vệ chống lại và cung cấp khả năng hiển thị về spam, phần mềm độc hại, vi rút, các nỗ lực lừa đảo, liên kết độc hại và các mối đe dọa khác.
Công việc khó khăn, áp lực và quan trọng nhất của các doanh nghiệp chính là bảo mật dữ liệu. Giờ đây, Microsoft đã thay đội ngũ CNTT của bạn để làm việc đó.
Cách bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khi sử dụng Microsoft 365 gần giống như việc bạn lái xe ô tô thay vì bằng xe máy hay đi làm. Chúng liên quan như thế nào?
Ví dụ: Nếu sử dụng xe máy để di chuyển, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn hơn như nắng mưa, khói bụi, va chạm, sự bực mình hơn là khi đi bằng ô tô. Bạn sẽ thoải mái với điều hòa mát lạnh, không sợ khói bụi hay mưa nắng do được ô tô bảo vệ.
Đi xe máy giống như việc bạn không được bảo mật dữ liệu bởi Microsoft 365. Nghĩa là các rủi ro về khả năng dữ liệu bị mất, bị hacker tấn công, không được mã hóa để bảo mật sẽ cao hơn khi bạn được Microsoft 365 bảo vệ bằng các công nghệ bảo mật tiên tiến nhất của họ, đảm bảo thời gian hoạt động 99%, các máy chủ đám mây làm việc không ngừng nghỉ 24/7/365 ngày.
2.5 Microsoft 365 cung cấp khả năng kiểm soát và hiệu quả CNTT
Microsoft 365 trao cho doanh nghiệp của bạn quyền kiểm soát tổ chức tốt hơn. Hãng chỉ tạo cơ hội và công cụ để bạn làm tốt hơn việc đó.
Người quản lý luôn muốn biết chính xác mọi người đang làm gì với hệ thống của họ, luôn có thể thiết lập một số quyền hạn nhất định cho từng nhóm đối tượng. Chính vì vậy, nếu xảy ra sự cố thì rất có thể do lỗi của người dùng. Hệ thống của bạn đang làm những gì nó phải làm.
Bạn muốn kiểm duyệt thông tin trước khi ai đó trong tổ chức gửi ra bên ngoài? Bạn muốn một số tài liệu không được phép chia sẻ bên ngoài tổ chức? Bạn muốn giới hạn số lượng email đến mỗi ngày hoặc hạn chế email đến từ một số địa chỉ email không tin tưởng? Hoặc bạn muốn cộng tác với mọi đội nhóm của mình ở nhiều khu vực mà không mất quá nhiều thời gian lên lịch hẹn, phòng họp offline, gửi tài liệu giấy….?
Trên đây chỉ là một vài tác vụ mà các ứng dụng trong Microsoft 365 giúp bạn kiểm soát tổ chức tốt hơn.
Microsoft đã cố gắng tạo ra một mức độ kiểm soát chưa từng có cho các quản trị viên. Người quản trị không chỉ có quyền kiểm soát môi trường mà còn làm việc hiệu quả hơn nhờ thiết kế đơn giản về bản chất và trực quan để sử dụng.
Vẫn chưa tìm thấy những gì bạn cần từ Microsoft 365? Hãy liên hệ với chúng tôi để bạn hiểu rõ hơn các lợi ích mà Microsoft 365. Nhằm giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Được thành lập từ năm 2015, 
