Một công cụ không được khai thác hết tối đa hiệu quả sẽ gây lãng phí (dù chỉ là chi phí vô hình). 8 tính năng Microsoft Outlook Mail dưới đây rất thú vị nhưng hầu hết mọi người đều không biết hoặc không muốn dùng đến.
Tuy nhiên, đây có thể là 8 tính năng thay đổi toàn bộ trải nghiệm Outlook của bạn:
Cùng khám phá!
Nội dung chính
1. Lên lịch email
Outlook cho phép bạn soạn thảo email trước và lên lịch gửi đi.
Trong nhiều trường hợp, bạn sợ quên các nhiệm vụ quan trọng cần gửi hoặc không muốn gửi vào giờ nghỉ của khách hàng. Việc lên lịch và gửi email vào thời điểm cần thiết là tính năng hữu ích của email Outlook.
Cách thực hiện: Sau khi soạn xong mail, hãy chuyển đến Options>Delay Delivery và chọn hộp Do not deliver before. Sau đó nhập ngày và giờ mà bạn muốn gửi email.
Ngoài ra các bạn có thể xem bảng giá và tính năng Google Workspace giải pháp làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
2. Tạo các cuộc họp, nhiệm vụ và địa chỉ liên hệ mới từ một cửa sổ
Với tính năng này, bạn không phải chuyển đổi qua lại nhiều tab danh bạ, email và lịch nữa. Nó cho phép bạn tạo một nhiệm vụ hoặc cuộc họp mới ngay trong giao diện Outlook mà không phải rời khỏi hộp thư đến.
Cách thực hiện: Từ trang chủ email, nhấp vào mũi tên thả xuống của mục New Mail. Sau đó, chọn cài đặt mà bạn muốn thực hiện
3. Gửi các email tương tự với tính năng Quick Parts
Quick Parts cho phép bạn lưu các mẫu văn bản email sử dụng trong các trường hợp gửi email tương tự nhau. Ví dụ các mẫu email mời tham gia cuộc họp, thông báo nghỉ lễ,…Bạn có thể chèn nó vào các email trong tương lai.
Ngoài ra, nếu bạn lưu nó dưới dạng nội dung tự động, lần sau khi soạn, Outlook sẽ đề xuất mẫu email phù hợp và bạn chỉ cần nhấn enter để chèn văn bản.
Cách thực hiện: Sau khi soạn xong nội dung, hãy làm nổi bật nội dung bạn muốn lưu. Đi đến phần Insert tab >> chọn Quick Parts >> bấm lưu Save vào Quick Part Gallery. Bạn có thể đặt tên cho mẫu email này để dễ nhớ.
4. Các phím tắt phổ biến
Chúng tôi yêu thích các phím tắt và có một số phím tắt hữu ích cần biết khi sử dụng Outlook:
Có hàng tá phím tắt Microsoft Outlook giúp bạn thực hiện các tác vụ thông thường mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Đừng chỉ làm việc chăm chỉ không thôi, hãy làm việc thông minh nữa nhé!
Nếu bạn chưa từng sử dụng các phím tắt trước đây, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên học một vài phím tắt – bạn sẽ ngạc nhiên khi chúng tăng tốc một ngày của bạn đến mức nào!
4.1 Nhóm phím tắt để điều hướng trong Outlook
Mở email khác: Ctrl + 1
Mở Lịch: Ctrl + 2
Mở danh bạ: Ctrl + 3
Mở Tasks: Ctrl + 4
Mở Ghi chú: Ctrl + 5
Mở hộp thư đến: Ctrl + Shift + i
Xem email tiếp theo: Ctrl + .
Xem email trước: Ctrl + ,
Mở một folder: Ctrl + Y
4.2 Nhóm Phím tắt tạo các mục trong Outlook
Tạo email mới: Ctrl + Shift + M
Đặt lịch hẹn mới: Ctrl + Shift + A
Tạo yêu cầu họp: Ctrl + Shift + Q
Tạo một liên hệ mới: Ctrl + Shift + C
Tạo một nhóm Liên hệ mới: Ctrl + Shift + L
Tạo một Task mới: Ctrl + Shift + K
Tạo Ghi chú mới: Ctrl + Shift + N
Tạo thư mục tìm kiếm: Ctrl + Shift + P
Tạo một tài liệu Microsoft Office mới: Ctrl + Shift + H
4.3 Nhóm phím tắt để tìm kiếm trong Outlook
Tìm kiếm trong Outlook: Alt + Q
Tìm kiếm trong thư mục hiện tại: Ctrl + Alt + K
Tìm kiếm trong thư mục con: Ctrl + Alt + Z
Tìm kiếm trong tất cả các thư mục: Ctrl + Alt + A
Mở tìm kiếm nâng cao: Ctrl + Shift + F
4.4 Nhóm phím tắt làm việc với một email
Reply email: Ctrl + R
Reply All email: Ctrl + Shift + R
Chuyển tiếp email: Ctrl + F
Gửi tin nhắn: Ctrl + Enter
Chuyển tiếp email dưới dạng tệp đính kèm: Ctrl + Alt + F
Đánh dấu thư là chưa đọc: Ctrl + U
Đánh dấu thư là đã đọc: Ctrl + Q
Gắn cờ thư để theo dõi: Ctrl + Shift + G
Đánh dấu thư là “không phải thư rác:” Ctrl + Alt + J
4.5 Nhóm phím tắt cho các tác vụ chung
Mở trợ giúp: nhấn F1
Gửi và nhận email: Nhấn F9 để ra lệnh cho Outlook gửi và nhận email
In mục đã chọn: Ctrl + P
Video tóm tắt:
5. Thay đổi chế độ xem email mặc định
Sẽ thật nhàm chán nếu bạn cứ xem một giao diện email mặc định. Với Outlook, bạn có thể thay đổi nó theo sở thích của bạn.
Cách thực hiện: trong Windows >> chọn View tab >> chọn Change View.
Bạn sẽ nhìn thấy một số chế độ xem đặt trước để lựa chọn mẫu bạn thích. Nếu muốn thay đổi nhiều hơn, bạn vào View Settings và tùy chỉnh cột, sắp xếp email, thay đổi font chữ,… theo ý thích.
>> 10 tính năng quan trọng của Microsoft Exchange cho email doanh nghiệp
6. Tùy chỉnh cách xem email theo ý thích
Outlook cho phép người dùng sử dụng Outlook theo cách riêng của bạn, miễn là bạn thấy thích.
Tôi thật sự rất thích sự tùy biến linh động này.
Ví dụ: thay vì các email chưa đọc được mặc định in đậm, bạn có thể đổi cho nó màu xanh chẳng hạn. Hoặc, bất kỳ email nào có chứa một từ chung nhất định đều hiện màu xanh lam. Cài đặt này hữu ích khi bạn muốn lọc email với một từ nhất định như “báo giá email Outlook”.
7. Chia sẻ lịch làm việc
Đây có thể là tính năng ít được sử dụng nhất của Outlook.
Chia sẻ lịch của các thành viên trong nhóm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc nhóm tốt hơn. Với cùng một nhiệm vụ, sẽ rất hữu ích khi các thành viên đều nắm được lịch trình và tiến độ của nhau.
Cách thực hiện: Để chia sẻ lịch với một ai, bạn vào mục your calendar >> click Share Calendar >> thêm địa chỉ email mà bạn muốn chia sẻ. Trong menu chi tiết, bạn có thể cài đặt cho người dùng này chỉ được xem lịch trống hay xem toàn bộ lịch của bạn. Cuối cùng bấm Send. Người dùng này sẽ nhận được một thông báo chấp nhận chia sẻ lịch của bạn.
8. Tạo và quản lý các quy tắc email
Các quy tắc của Outlook giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và sắp xếp email cho phù hợp với mình.
Những gì bạn có thể làm bao gồm: sắp xếp email của một người cụ thể vào một thư mục riêng biệt. Bạn có thể muốn các email tin tức chuyển đến thư mục ‘read later’ khi bạn có thời gian rảnh. Bạn có thể muốn xóa vĩnh viễn email từ một người cụ thể (có lẽ là một người nào đó gửi email hàng loạt mà bạn không thể hủy đăng ký). Bạn có thể chuyển tiếp một số email nhất định cho người khác trong nhóm hoặc có các thư mục dành riêng cho các dự án nhất định. Bạn cũng có thể có một cảnh báo được gửi đến điện thoại của mình nếu bạn đang chờ việc gì đó khẩn cấp.
Cách thực hiện: Để quản lý và tạo các quy tắc mới, vào Rules > Manage Rules & Alerts > New Rule. Từ đây, bạn có thể chọn loại quy tắc bạn muốn áp dụng, sau đó nhấp vào Next để thêm các chi tiết khác. Nhấp tiếp vào Next và thêm chi tiết.
Bạn có thể thay đổi các quy tắc bất kỳ lúc nào bằng cách làm theo cùng một quy trình mà không cần nhấp vào New Rule.
Hãy mở Outlook lên và sử dụng ngay các tính năng thú vị này. Chúng tôi chắc chắn bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi được chúng “trợ thủ” khi sử dụng Microsoft Outlook Mail.
