Sau một thời gian sử dụng, hộp thư Outlook của bạn sẽ bị đầy. Nghĩa là nó đã sử dụng hết dung lượng lưu trữ. Nếu bạn không nhận ra, vô tình dẫn đến việc bạn không thể nhận được các email quan trọng gửi đến.
Vậy khi hộp mail bị đầy chúng ta phải làm thế nào? cách xử lý ra sao? Mời bạn cùng microsoft365-com-vn-510091.hostingersite.com tìm hiểu nhé.
Xem nhanh:
Nội dung chính
1. Xóa hoặc lưu trữ email trong Outlook
Bạn cần phân biệt rõ 2 khái niệm xóa và lưu trữ email để xử lý mail Outlook bị đầy có khoa học:
- Lưu trữ (Archive): Bạn sẽ di chuyển thư đến một thư mục nào đó bạn muốn lưu lại trong tương lại. Bạn có thể truy xuất chúng bất cứ khi nào bạn muốn.
- Xóa (Delete): Bạn sẽ di chuyển thư của bạn đến thư mục Delete items. Các email này các bạn không còn sử dụng nữa. Khi bạn chuyển email đến với thư mục này sẽ rất khó khôi phục lại.
Xóa email trong Outlook
Mail Outlook bị đầy là do email quá nhiều và dung lượng lưu trữ đã hết. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần xóa email không quan trọng là xong.
Nhấp chuột phải vào ô cần xoá. Sau đó chọn delete có biểu tượng dấu X ở thanh công cụ phía trên.
Ngay sau khi bạn xóa email sẽ được chuyển đến thư mục Delete Items. Email sẽ được tạm thời lưu trữ ở đó.
Để xóa vĩnh viễn ra khỏi Outlook các bạn cần mở thư mục đó ra và xóa một lần nữa.
>> Xem thêm: Cách thu hồi email đã gửi trong Outlook đơn giản.
Để email vào thư mục lưu trữ
Lưu trữ email là tính năng gom những email quan trọng lại một chổ để tiết kiệm thời gian tìm kiếm và sử dụng chúng cho tương lai.
Để lưu trữ email các bạn cần nhấp chuột phải vào email cần lưu trữ. Sau đó, chọn archive trong thanh công cụ phía trên.
Trước khi sử dụng tính năng này các bạn cần tạo một thư mục để lưu những email của mình vào đó.
Để tạo thư mục các bạn chọn vào ô Create archive folder. Sau khi tạo thư mục các bạn chỉ cần chuyển những thư quan trọng vào thư mục này là xong.
>> Xem ngay: Cách tạo email tên miền miễn phí đơn giản chỉ trong 15 phút.
2. Tự động xóa email khỏi máy chủ Outlook trên Window
Bước 1: Khởi động Outlook > Nhấp vào tab Tệp rồi bấm phím thông tin > Thiết đặt tài khoản và bấm lại vào Cài đặt tài khoản – Account Setting.
Bước 2: Sau khi cài đặt tài khoản hiển thi > Chọn tài khoản email của bạn trên tab Email > Trong thư mục Tên bấm thay đổi.
Bước 3: Tại cửa sổ tiếp theo Nhấp Thêm Cài đặt.
Bước 4: Trong Tab Nâng cao > Chọn thời gian mà bạn muốn xóa thư.
Ví dụ bạn chọn số ngày trong Outlook 2010 được đặt là 14 ngày. Có nghĩa là bản sao thư được lưu trữ trong 14 ngày, nhưng sau 14 ngày, chúng sẽ bị xoá khỏi hộp thư.
>>Xem ngay: 2FA là gì? Xác thực 2 bước an toàn bảo mật Outlook.
3. Tự động xóa email khỏi máy chủ Outlook trên Mac
Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính Mac của bạn.
Bước 2: Chọn “Tools” và sau đó chọn “Accounts”.
Bước 3: Chọn tài khoản email mà bạn muốn cấu hình.
Bước 4: Chọn tab “Advanced”.
Bước 5: Cấu Hình Remove from server:
- Dưới phần “Server” của hộp thoại “Account Information”, chọn “Remove from server after x days”.
- Nhập số ngày bạn muốn giữ lại email trên máy chủ trước khi xóa.
Bước 5: Nhấn “OK” để đóng hộp thoại “Account Information”.
4. Lưu trữ email sang file mới.
Xóa email làm bạn mất rất nhiều thời gian nhưng không giảm dung lượng được bao nhiêu.
Như vậy bạn có thể.
Lư trữ email và di chuyển các tập tin đính kèm sang file archive.pst riêng biệt. Nhờ vậy sẽ có thêm dung lượng trống để lưu trữ email.
Thư mục Lưu trữ Archive sẽ hiển thị ngay trong danh sách các thư mục. Bạn có thể tìm kiếm email trong thư mục lưu trữ đó.
Các bước lưu file sang pst
Bước 1: Mở Outlook và Chọn File PST Open & Export” (Mở và Xuất).
Bước 2: Chọn “Export to a file” Trong hộp thoại “Import and Export Wizard” (Thuật sĩ Nhập và Xuất), chọn “Export to a file” và nhấn “Next” (Tiếp theo).
Bước 3: Chọn “Outlook Data File (.pst)” và nhấn “Next” (Tiếp theo).
Bước 4: Chọn Thư Mục để Xuất: Chọn thư mục (ví dụ: Inbox, Sent Items) bạn muốn xuất ra file PST và nhấn “Next” (Tiếp theo).
Bước 5: Chọn Đường Dẫn và Đặt Mật Khẩu (Tùy chọn): Chọn nơi bạn muốn lưu file PST. Nếu bạn muốn, bạn có thể đặt mật khẩu để bảo vệ file PST. Sau đó Nhấn “Finish” để hoàn tất quá trình xuất. Hoặc bạn có thể đặt mật khẩu cho file.
Bước 6: Nếu bạn đã đặt mật khẩu, Outlook sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu mỗi khi mở file PST.
5. Nâng cấp lên gói Microsoft 365
Các ứng dụng gói Microsoft 365 như trình soạn thảo văn bản Word, phần mềm tính toán Excel, và đặc biệt là email Outlook đã quá quen thuộc. Đây là các bộ công cụ gắn liền với công việc.
Tuy nhiên không chỉ có vậy. Từ khi ra mắt Microsoft Office 365 còn làm được nhiều hơn thế nữa.
Với bộ lưu trữ email Microsoft 365 lên đến 50G dành cho email và 1T dành cho lưu trữ Onedrive các bạn thoải mái lưu trữ dữ liệu.
Microsoft 365 là một phiên bản nâng cao của Office truyền thống. Và nó được phát triển trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Nhờ đó, Microsoft 365 giúp bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, và làm việc trực tuyến với nhau.
Ngoài cách di chuyển dữ liệu sang tệp mới như trên, bạn có có 2 tùy chọn khác để dọn dẹp bên trên, bạn có thể xem xét và lựa chọn cho phù hợp.
Kết
Trên đây là 3 cách đơn giản để bạn chủ động xử lý khi mail Outlook bị đầy. Tuy nhiên, việc này chỉ là tam thời. Nhu cầu sử dụng ngày càng tăng thì việc “cạn” dung lượng lưu trữ chỉ là chuyện sớm muộn,
Bạn có thể nâng cấp Outlook của mình bằng cách đăng ký Microsoft 365 để nhận 30GB dung lượng mail và 1TB dung lượng Drive.
