Là một phần quan trọng trong các khoản đầu tư của Microsoft 365, các tính năng Mã hóa email được xây dựng dựa trên Azure Information Protection để bảo vệ quyền và mã hóa email giúp người dùng yên tâm hơn khi có bất kỳ giao dịch dữ liệu nào xảy ra cả bên trong và bên ngoài tổ chức.
Nội dung chính
1. Bảo vệ các email nhạy cảm
Công nghệ mã hóa email giúp giảm nguy cơ lộ thông tin ngoài ý muốn. Bằng cách mã hóa và bảo vệ email được gửi cả bên trong và bên ngoài tổ chức:
- Gửi tin nhắn email được mã hóa cho bất kỳ ai, bất kỳ địa chỉ email nào.
- Cung cấp giải pháp mã hóa tự động cực mạnh với cơ sở hạ tầng tiết kiệm chi phí.
- Sử dụng địa chỉ email của người nhận làm khóa công khai.
- Giao tiếp thông qua mạng Transport Layer Security để tăng cường bảo mật thư hơn nữa.
- Tăng cường bảo mật cho phản hồi email bằng cách mã hóa từng email trong chuỗi.
2. Luôn kiểm soát tốt
Kiểm soát dữ liệu nhạy cảm bằng các chính sách linh hoạt. Hoặc kiểm soát khách hàng đặc biệt được tích hợp trong Office 365:
- Tính năng kiểm soát người dùng cuối cho phép người dùng dễ dàng mã hóa và sử dụng các mẫu quản lý quyền hạn.
- Cung cấp và quản lý các khóa mã hóa của riêng bạn với tính năng Bring Your Own Key for Azure Information Protection.
- Dễ dàng quản lý dữ liệu nhạy cảm bằng cách sử dụng các quy tắc single-action Exchange.
- Bảo vệ thông tin và dữ liệu nhạy cảm một cách nhất quán. Và tự động khỏi cổng dữ liệu của bạn.
- Sử dụng mã hóa dựa trên chính sách để mã hóa thư tại cổng dữ liệu. dựa trên các quy tắc chính sách.
>> Xem thêm: 10 mẹo bảo vệ dữ liệu của bạn trên PC và trên đám mây từ chuyên gia của Microsoft
3. Đáp ứng nhu cầu tuân thủ chính sách dữ liệu
- Gửi email được mã hóa từ bất kỳ thiết bị nào bằng Outlook.
- Giúp quản lý thông qua tích hợp mạnh mẽ với khả năng ngăn ngừa mất mát dữ liệu.
- Người nhận tin nhắn không phải người dùng Microsoft có thể xác thực và đọc các tin nhắn được bảo vệ bằng tài khoản Google hoặc Yahoo bằng mật mã dùng một lần và tài khoản Microsoft.
- Gửi email được mã hóa trực tiếp đến hộp thư đến của người nhận chứ không phải đến dịch vụ Web.
- An tâm khi đọc email được mã hóa mà không cần cài đặt phần mềm ứng dụng khách.
- Tận hưởng quản lý người dùng được đơn giản hóa giúp loại bỏ nhu cầu bảo trì.
4. Các thư được mã hóa hoạt động như thế nào?
Trước đây, nếu bạn muốn gửi thư đã mã hóa cho người nào đó bên ngoài tổ chức của mình. Thì bạn phải cài đặt phần bổ trợ mã hóa tin nhắn Office để mã hóa email của bạn. Các bước được dùng để mã hóa email rất khác với các bước được dùng để hạn chế quyền với IRM.
Với các bản cập nhật mới nhất cho Microsoft 365. Microsoft cung cấp cho người dùng bảo mật thư cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Chính vì vậy, người gửi không phải lo lắng về việc chọn phương pháp mã hóa.
Nếu người nhận của bạn có sử dụng Outlook, email sẽ được mã hóa, họ sẽ nhận được thông báo và có thể mở và đọc email. Nếu người nhận không sử dụng Outlook, họ sẽ nhận được link có giới hạn thời gian cho phép họ đọc thư. Bạn hay người nhận không cần phải cài thêm bất cứ phần mềm nào. Chỉ cần mở liên kết để xem email.
>> Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.
Cách email mã hóa được hoạt động
Lấy ví dụ, anh A muốn gửi email cho chị B. Anh A dùng Microsoft 365 với Outlook,nhưng chị B lại dùng Gmail.
Bước 1: Anh A soạn một email gửi đến chị B, chọn Options > Permission, chọn mức cấp phép thích hợp, rồi gửi thư.
Bước 2: Chị B nhận được thông báo trong Gmail và bấm vào liên kết web thời gian giới hạn, đăng nhập bằng tài khoản Google và cho phép đồng ý với Gmail để truy nhập vào liên kết.
Bước 3: Chị B có thể xem thông điệp từ liên kết xem web.
