Quản trị viên có thể quản lý cài đặt email người dùng Microsoft 365 trong tổ chức của mình. Bài viết này cung cấp cho bạn thông tin về cách quản lý các cài đặt này.
Mời bạn tham khảo một số thay đổi cho người dùng trong Microsoft 365.
Nội dung chính
1. Các quyền đối với hộp thư người dùng
Quản trị viên có thể cho phép người dùng này truy cập vào hộp thư của người dùng khác.
- Cài đặt cho phép đọc email từ hộp thư của người khác
- Cài đặt cho phép gửi email từ hộp thư của người dùng khác
- Cài đặt gửi email thay mặt cho người dùng khác
Cài đặt tính năng này khi nào?
Bạn có thể tham khảo ví dụ dưới đây:
- Giám đốc có thể cho phép Trợ lý đọc và trả lời email từ hộp thư đến. Trợ lý sẽ được cấp quyền để vào hộp thư của Giám đốc ngay trong email của Trợ lý đó.
- Một người dùng trong nhóm cho phép thành viên khác trong nhóm thay mặt họ trả lời email.
Lưu ý, bạn chỉ có thể cài đặt cho người dùng đã đăng ký Microsoft 365 hoặc Exchange thuộc tổ chức. Không thể cài đặt cho người dùng ngoài tổ chức.
Khi bạn đã thiết lập xong, có thể mất đến 60 phút để các thay đổi trong hệ thống có hiệu lực.
2. Các ứng dụng email
Cài đặt email apps cho phép bạn chọn các ứng dụng mà người dùng có thể sử dụng để truy cập từ email Microsoft của họ.
3. Chuyển tiếp email
Chuyển tiếp email cho phép bạn thêm địa chỉ email chuyển tiếp cho người dùng. Cài đặt chuyển tiếp email cho phép bạn chuyển tiếp các email được gửi đến của người dùng này có thể đến hộp thư của người dùng khác bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn.
Sử dụng chuyển tiếp email khi nào?
- Bạn có thể chuyển tiếp nếu người dùng đó có nhiều địa chỉ email và họ muốn nhận email ở tất cả các địa chỉ email của họ. Ví dụ: người dùng david@mmgroup.vn muốn nhận email được gửi đến email david.nguyen@mmgroup.com và sales@mmgroup.com
- Bạn muốn kiểm tra email được gửi đến hộp thư của một số người dùng cụ thể, các email này được chuyển tiếp đến email của các quản trị viên
- Bạn muốn kiểm soát hoặc hạn chế các nội dung không mong muốn đến hộp thư người dùng ví dụ như email rác, email từ bên ngoài tổ chức.
Lưu ý, chỉ những email được gửi đến sau khi cài đặt chuyển tiếp mới được chuyển tiếp. Email được cài đặt chuyển tiếp phải là người dùng Microsoft 365 hoặc Exchange.
Xem chi tiết cách sử dụng: Định cấu hình chuyển tiếp email Microsoft 365 của Quản trị viên
4. Tạo hộp thư dùng chung
Với quyền của Quản trị viên, bạn có thể chuyển hộp thư của một người dùng nhất định thành hộp thư dùng chung.
Dùng tính năng này khi nào?
- Khi có người dùng vừa rời khỏi tổ chức của bạn và bạn muốn giữ lại dữ liệu hộp thư của họ trong một thời gian.
- Tạo hộp thư dùng chung cho một nhóm ví dụ nhóm sales@mmgroup.vn, sẽ có 1 hộp thư được truy cập chung cho mọi thành viên thuộc nhóm sales.
Lưu ý, chỉ có Quản trị viên Microsoft mới có thể tạo hộp thư dùng chung và thêm các người dùng liên quan vào hộp thư đó. Ngoài ra, tài khoản người dùng của hộp thư dùng chung phải ở trạng thái bị vô hiệu hóa. Xem cách thiết lập từ bài viết này: Cài đặt và quản lý hộp thư dùng chung Microsoft 365 dành cho Quản trị viên.
Trên đây là một số cài đặt quan trọng giúp Quản trị viên quản lý email người dùng của tổ chức hiệu quả hơn. Xem thêm các tính năng quản trị viên khác TẠI ĐÂY.
