OneDrive for Business mang lại nhiều lợi thế cộng tác cho doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu các cách quản lý OneDrive for Business dành cho Admin (quản trị viên).
Trước hết, cần phân biệt OneDrive for Business và OneDrive cho cá nhân.
Nội dung chính
- 1. Microsoft OneDrive là gì?
- 2. Có nên lưu tệp trên OneDrive for Business?
- 3. OneDrive for Business sử dụng SharePoint Online
- 4. Truy cập ẩn danh vào OneDrive for Business
- 5. Kiểm soát người dùng sử dụng OneDrive for Business
- 6. Cài đặt không gian lưu trữ cho mỗi người dùng
- 7. Cài đặt tính năng yêu cầu chia sẻ Files trong OneDrive for Business
- Phần kết
1. Microsoft OneDrive là gì?
Microsoft có hai dịch vụ khác nhau, nhưng giống nhau được gọi là OneDrive và OneDrive for Business. Cả hai đều cung cấp dịch vụ lưu trữ tệp đám mây cho người dùng.
Tuy nhiên, OneDrive cho người dùng cá nhân là bản miễn phí. OneDrive for Business là bản dành cho doanh nghiệp đi kèm trong các gói Microsoft 365 (Office 365). Hoặc gói riêng là OneDrive Plan 1 và Plan 2.
Bài viết hướng đến cách quản trị OneDrive for Business sử dụng trong các doanh nghiệp. Cho nên, bạn có thể không cần đọc tiếp nếu đang tìm hiểu về OneDrive cho người dùng.
Tìm hiểu chi tiết hơn: OneDrive và OneDrive for Business: sự khác biệt là gì? Chia sẻ từ chuyên gia Microsoft 365
2. Có nên lưu tệp trên OneDrive for Business?
OneDrive for Business là không gian lưu trữ và chia sẻ tệp lý tưởng cho doanh nghiệp. Nhưng một số tình huống, như chia sẻ nhiều tệp, bạn nên sử dụng Teams và SharePoint để thay thế.
Teams và SharePoints phù hợp hơn cho các tệp cộng tác và chia sẻ. Ngoài ra, trong Teams bạn có thể tải lên tài liệu cho toàn bộ nhóm. Trong khi OneDrive được mặc định là tài liệu riêng tư, bạn cần chia sẻ thì những người liên quan mới có thể truy cập.
Nói tóm lại, nếu bạn thường xuyên làm việc trên các tài liệu nhóm, cộng tác và chia sẻ, hãy dùng Teams và Sharepoints.
>> Mẹo sử dụng OneDrive for Business: 6 thủ thuật hữu ích cho bạn
OneDrive for Business là một “thư viện tài liệu SharePoint đặc biệt”. Nó được tạo tự động cho mọi người dùng Microsoft 365 hoặc Office 365 thuộc công ty của bạn.
URL cho OneDrive for Business được định dạng như sau:
https: // <tên công ty> -my.sharpoint.com/personal/ <user-id>
Về mặt kỹ thuật, OneDrive for Business là một tính năng đồng bộ hóa do SharePoint cung cấp. Nhưng về mặt thương hiệu, OneDrive for Business là phiên bản chuyên nghiệp của giải pháp lưu trữ cá nhân OneDrive.
Theo hình trên, OneDrive for Business hiển thị My files là các tệp của bạn. Bạn cũng có thể điều hướng từ đây đến bất kỳ nội dung SharePoint nào. Từ thư viện tài liệu SharePoint, tệp được lưu trữ cho Teams cho đến các nội dung SharePoint khác.
Vậy, để quản lý cài đặt OneDrive for Business cho tổ chức. Hãy sử dụng Sharing page trong trung tâm quản trị SharePoint thay vì Sharing page của trung tâm quản trị OneDrive.
Tại đây, bạn có thể quản lý tất cả các cài đặt và tính năng mới nhất.
Theo cách này, cài đặt liên quan đến chia sẻ tệp trên SharePoint được căn chỉnh với cài đặt cho OneDrive for Business. OneDrive chọn nhiều tính năng từ SharePoint. Chẳng hạn như khôi phục tệp và đồng bộ hóa các tệp với máy tính của bạn.
>> Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả
4. Truy cập ẩn danh vào OneDrive for Business
OneDrive for Business giúp việc chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai rất dễ dàng. Bạn chỉ cần gửi cho đồng nghiệp một URL tài liệu được mở quyền. Và xong. Bạn không phải share quyền cho từng cá nhân. Hoặc phải nghe phàn nàn “tôi không có quyền truy cập” nữa.
Ngoài ra, trong OneDrive, nếu bạn chọn Anyone with the link can edit, mọi người có thể chỉnh sửa trên tài liệu mà bạn gửi. Đây được gọi là Quyền truy cập ẩn danh và là một trong những lý do chính khiến người dùng muốn chia sẻ dữ liệu từ OneDrive thay vì Teams.
Teams thiếu quyền kiểm soát chia sẻ tài liệu như SharePoint và OneDrive. Chính vì vậy, bạn có thể mở tệp trong Teams dưới dạng SharePoint để chia sẻ ẩn danh dễ dàng (như hình bên dưới).
5. Kiểm soát người dùng sử dụng OneDrive for Business
Với tư cách Quản trị viên Microsoft 365 hoặc Office 365, bạn có thể kiểm soát các hành động của người dùng với tài liệu OneDrive doanh nghiệp.
Có các quyền kiểm soát cụ thể như cho phép chỉ những người trong tổ chức hoặc cho phép bất kỳ ai truy cập dữ liệu.
Bạn có thể cho người dùng biết các cài đặt giới hạn truy cập khi truy cập OneDrive để tránh các thắc mắc hoặc yêu cầu bạn cấp lại quyền.
Với người dùng bên ngoài, bạn cũng có các cài đặt giới hạn quyền. Làm theo hướng dẫn trong bài viết này để tạo môi trường chia sẻ bên ngoài an toàn cho tổ chức.
Quản trị viên có thể kiểm soát việc chia sẻ trong cài đặt More external sharing settings để cài đặt chia sẻ bên ngoài. Xem hình bên dưới:
- Limit external sharing by domain: cho phép hoặc từ chối chia sẻ với một tên miền cụ thể. Nếu bạn muốn hạn chế chia sẻ với một nhóm tên miền cụ thể, hãy click chọn.
- Allow only users in specific security groups to share externally: cho phép bạn kiểm soát những người có thể chia sẻ tệp với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể chỉ định quyền và chính sách cho nhóm. ví dụ như cấp cho nhóm quyền truy cập vào SharePoint, hộp thư hoặc buộc các thành viên nhóm phải bật xác thực 2 yếu tố.
6. Cài đặt không gian lưu trữ cho mỗi người dùng
Các gói Microsoft 365, Office 365 và OneDrive for Business Plan 1 đều có 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive cho mỗi người dùng. Riêng gói OneDrive for Business Plan 2, nếu có nhiều hơn 5 người dùng, Quản trị viên có thể tăng 1TB lên 5TB. Bạn có thể tăng lên tới 25TB/người dùng. Trên 25TB, dung lượng lưu trữ sẽ được cung cấp dưới dạng site nhóm SharePoint 25TB cho người dùng cá nhân.
Để tăng dung lượng cho người dùng, bằng quyền Quản trị viên, bạn vào bảng điều khiển OneDrive và vào mục Storage. Thay đổi cài đặt từ 1024 lên giới hạn bạn chọn.
Hình minh họa thay đổi dung lượng OneDrive lên 5TB mà không mất phí bổ sung.
7. Cài đặt tính năng yêu cầu chia sẻ Files trong OneDrive for Business
Tính năng Request Files giúp các người dùng có liên quan có thể tải dữ liệu lên cùng 1 file để truy cập. Thay vì việc phải chia sẻ cho từng người. Tính năng này khá hữu ích trong trường hợp thu thập các dữ liệu chung.
Với tính năng này, người dùng có thể gửi email yêu cầu các thành viên khác tải nội dung lên một file cụ thể.
Để thiết lập email Request Files, chúng ta bấm vào dấu ba chấm và bấm Request Files. Bạn sẽ thấy cửa sổ hiện lên như hình bên dưới.
Click vào Next, cửa sổ sẽ bật lên mục Send file request.
Email gửi yêu cầu sẽ cung cấp một URL để người nhận có thể tải nội dung lên file OneDrive for Business.
Tuy nhiên, Quản trị viên cần cài đặt một số hạn chế cho Request Files.
Các cài đặt này hiển thị trong mục Policies >> Sharing của SharePoint Admin.
Từ đây, bạn có thể đặt một số giới hạn xung quanh khả năng tải lên tệp với quyền truy cập vị trí được cung cấp trong lời mời của Request Files. Các cài đặt này cũng áp dụng cho các truy cập ẩn danh được gửi từ OneDrive và SharePoint.
Cụ thể là, nếu bạn cho phép người dùng gửi liên kế đến bất kỳ ai (Anyone with the link), hãy tạo thời gian hết hạn cho nó. Nếu không, sẽ có hàng trăm hàng nghìn lượt truy cập và bạn không thể kiểm soát hết.
Trong cài đặt Folders, bạn nên chọn View, edit, and upload như hình trên để yêu cầu người dùng tải lên dữ liệu theo yêu cầu được thiết lập của files đó.
Phần kết
OneDrive for Business là một dịch vụ rất hữu ích. Trên đây chỉ là một số tính năng và cài đặt thông dụng của OneDrive for Business. Thực chất, OneDrive for Business còn nhiều cài đặt phức tạp hơn. Chúng tôi sẽ giới thiệu ở những bài viết sau.
Hoặc, các Quản trị viên có thể chủ động theo dõi mục OneDrive từ Microsoft để có các mẹo hay mới nhất từ chia sẻ của hãng.
Được thành lập từ năm 2015, 
