eDiscovery là gì và làm gì để giúp doanh nghiệp trong các vụ kiện hoặc tranh chấp pháp lý?
Khi chưa có vấn đề phát sinh, các chủ doanh nghiệp thường không đánh giá cao tính năng eDiscovery khi tìm kiếm một giải pháp email cho doanh nghiệp. Và trong một số trường hợp, họ phải trả giá rất đắt.
Trong thế giới công nghệ, khi mà mọi hoạt động kinh doanh đều diễn ra phức tạp trên mạng. Bạn có cách nào để biết được ai đã và đang làm gì liên quan đến tổ chức hay không?
Doanh nghiệp càng lớn, dữ liệu càng nhiều, hoạt động càng phức tạp và khó kiểm soát. Đây là lý do bạn cần đến eDiscovery.
Hãy xem cách dịch vụ Khám phá Điện tử bảo vệ bạn và doanh nghiệp của bạn.
Nội dung chính
1. eDiscovery là gì?
eDiscovery hay khám phá điện tử là quá trình tìm kiếm và tìm thông tin ở định dạng điện tử. Nhằm cung cấp dữ liệu trong một vụ kiện hoặc điều tra luật.
ESI thường bao gồm email, tài liệu, bản trình bày, cơ sở dữ liệu, v.v… Bất cứ dữ liệu nào thuộc hệ thống của doanh nghiệp đều có thể cần khám phá điện tử.
Thông thường, chỉ trong các trường hợp thật cần thiết doanh nghiệp mới phải trích xuất eDiscovery. Tuy nhiên, để sử dụng tính năng này, eDiscovery phải được sử dụng trong suốt quá trình hoạt động.
2. eDiscovery hoạt động như thế nào?
Các quy trình và công nghệ xung quanh khám phá điện tử thường phức tạp vì khối lượng lớn dữ liệu điện tử được tạo ra và lưu trữ. Ngoài ra, không giống như bằng chứng bản cứng, tài liệu điện tử thường phức tạp hơn. Dữ liệu thường chứa các thuộc tính tệp gốc, nội dung và siêu dữ liệu, như mốc ngày giờ và thông tin người gửi cũng như người nhận rất quan trọng.
Cần phải lưu giữ nội dung và xuất dữ liệu gốc cho thông tin được lưu trữ điện tử. Quá trình này có thể tóm tắt ngắn gọn như sau:
- Nhận dạng: Xác định và xác thực tất cả các nguồn thông tin được lưu trữ điện tử (ESI) có liên quan tiềm năng
- Bảo quản: Đưa ra các khoản lưu giữ hợp pháp và ngăn chặn việc phá hủy dự định hoặc ngoài ý muốn đối với ESI có khả năng liên quan hoặc siêu dữ liệu liên quan
- Thu thập: Có được ESI tiềm năng có liên quan theo cách thức rõ ràng
- Xử lý: Tải ESI lên một công cụ phần mềm khám phá điện tử.
- Đánh giá: Đưa ra một loạt quyết định đối với mỗi tài liệu.
- Phân tích: Kiểm tra các tập dữ liệu.
- Sản xuất: Tiết lộ ESI liên quan đến cuộc điều tra theo các định dạng đã thỏa thuận trong khi không cung cấp các tài liệu đặc quyền
Có nhiều phần mềm Khám phá Điện tử có thể giúp các tổ chức chuẩn bị cho tranh chấp pháp lý và hoàn thành nhiệm vụ liên quan đến khám phá một cách tương đối nhanh. Và Microsoft 365 có tích hợp dịch vụ này.
4. Ví dụ về trường hợp cần đến eDiscovery
Có 2 sự kiện lớn sau đã cần đến bằng chứng từ Khám phá điện tử:
4.1 Oracle và Google
Oracle đã kiện Google vì cáo buộc vi phạm bản quyền. Oracle nói rằng Google đã sử dụng ngôn ngữ lập trình Java cho hệ điều hành Android của mình mà không có quyền cấp phép.
Nhiều email đã được thu thập thông qua eDiscovery. Và được trình bày trước bồi thẩm đoàn trong các cuộc tranh luận, trong đó có một email từ kỹ sư trưởng của Google đề nghị thương lượng giấy phép từ Java. Một email khác tiết lộ rằng bigwigs của Google đã yêu cầu anh ấy nghiên cứu một hệ điều hành thay thế tương tự như Java.
>>Xem thêm: Tính năng và bảng giá Google Workspace chi tiết 2021.
4.2 Danny Lynn Electrical và Veolia Es Solid Waste
Trong trường hợp này, nguyên đơn yêu cầu các biện pháp trừng phạt đối với bị đơn. Nêu rõ bị đơn đã “ngang nhiên coi thường nghĩa vụ bảo quản thông tin điện tử” vì họ đã xóa các email thích hợp sau khi bắt đầu kiện tụng để tránh bị phát hiện. Nguyên đơn cũng nói thêm rằng bị đơn đã không duy trì đúng cách các hồ sơ điện tử trước khi tranh tụng.
Tuy nhiên, bị đơn đã được minh oan. Bằng việc chứng minh với tòa rằng gần đây họ đã triển khai một hệ thống lưu trữ email tự động. Ghi lại và lưu giữ tất cả các email. Tòa án đã phán quyết rằng không có đủ bằng chứng để chứng minh cho yêu cầu giả mạo bằng chứng của nguyên đơn.
3. Mối liên hệ giữa eDiscovery và quản trị công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
Khối lượng dữ liệu tăng = chi phí và rủi ro tăng.
Dữ liệu của Email, tài liệu, bảng tính, bản trình bày, thư thoại, tin nhắn văn bản, mạng xã hội… tăng theo cấp số nhân hàng ngày. Khi khối lượng dữ liệu tăng lên, rủi ro liên quan đến việc phân tích tất cả dữ liệu tăng theo. Đồng thời lượng thời gian cần thiết để xem xét dữ liệu cũng tăng theo.
Chính vì vậy, quản trị thông tin yêu cầu các quy trình được xác định với công nghệ quản lý dữ liệu để hỗ trợ chúng.
Công nghệ eDiscovery đóng vai trò như công nghệ quản lý hồ sơ và thông tin để giúp bạn xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro.
>>Xem ngay: cách tạo email tên miền miễn phí sử dụng cho doanh nghiệp của bạn.
4. Tính năng của eDiscovery trong nền tảng email doanh nghiệp
Chúng ta hãy cùng xem bốn tính năng tạo nên sự khác biệt của nền tảng eDiscovery trong tranh chấp pháp lý.
2.1 Từ khóa tìm kiếm tại nhiều vị trí cùng một lúc
Sử dụng tìm kiếm bằng từ khóa để tìm kiếm trong email và nhiều vị trí khác nhau.
Bạn có thể nhanh chóng xác định các tệp, tài liệu và thậm chí các cuộc hội thoại. Ngoài ra, một số phần mềm Khám phá Điện tử cho phép xuất kết quả sang kho lưu trữ. Đồng thời cho phép tải xuống báo cáo mà không phải xuất tất cả kết quả tìm kiếm thực tế. Giúp người quản lý thu hẹp trường tài liệu để phân tích, từ đó giúp tiết kiệm thời gian.
2.2 Chống trùng lặp trong kết quả tìm kiếm
Khi bạn lựa chọn dịch vụ Khám phá Điện tử cho phép chống trùng lặp kết quả được xuất. Khi đó chỉ duy nhất một bản sao email, tài liệu hoặc tệp sẽ được xuất sang kho lưu trữ của bạn. Ngay cả khi nhiều phiên bản của cùng một mục đã được định vị.
Với tính năng chống trùng lặp, bạn có thể giảm số lượng mục cần phải xem xét, giúp tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, một số hạn chế trong thuật toán chống trùng lặp có thể dẫn đến việc một mục duy nhất được gắn cờ là một bản sao trong quá trình xuất. Vì vậy hãy thận trọng khi sử dụng tính năng này.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.
2.3 Truy xuất các mục chưa được lập chỉ mục
Các mục chưa được lập chỉ mục có thể bao gồm các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu. Hoặc được mã hóa, được gửi dưới dạng tệp đính kèm email rất lớn. Hay chỉ đơn giản là các mục không thể lập chỉ mục vì đã xảy ra lỗi. Đối với các cuộc điều tra pháp lý, tổ chức có thể được yêu cầu xem xét các mục chưa được lập chỉ mục, vì vậy để định vị các tệp đó dễ dàng hơn, hãy chọn dịch vụ Khám phá Điện tử có thể mang tới cho bạn tùy chọn bao gồm các mục chưa được lập chỉ mục khi xuất kết quả tìm kiếm để phân tích thêm.
Trong thời gian tranh chấp pháp lý. Phần mềm Khám phá Điện tử có thể giúp nhóm của bạn xác định tất cả email và tin nhắn tức thời, tài liệu, tệp, v.v… liên quan đến một khách hàng, chủ đề hoặc thành viên nhóm cụ thể. Bằng việc sử dụng công cụ tự động hóa tìm kiếm. Bạn có thể nhanh chóng xác định, giữ và xuất nội dung cần thiết để hoàn tất quá trình khám phá. Và cho phép nhóm pháp lý của bạn kịp thời hành động.
2.4 Lọc quyền tìm kiếm nội dung
Một số giải pháp cho phép bạn sử dụng tính năng lọc quyền tìm kiếm. Để cho phép người quản lý Khám phá Điện tử chỉ tìm kiếm một tập hợp con cụ thể. Chẳng hạn, của các hộp thư và site trong tổ chức của bạn. Hoặc chỉ tìm kiếm các tin nhắn hay nội dung site đáp ứng các tiêu chí cụ thể.
Ví dụ: nếu bạn muốn cho phép người quản lý Khám phá Điện tử của mình. Đồng thời chỉ tìm kiếm các thư email đến/từ một vị trí cụ thể. Thì phần mềm này sẽ cho phép bạn tạo một bộ lọc để hỗ trợ.
Bây giờ, hãy đánh giá xác suất có thể gặp rủi ro về các vấn đề pháp lý. Có thể là những vấn đề đơn giản liên quan đến nhân viên, cộng tác viên… bất cứ rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn. Từ đó, hãy đánh giá tầm quan trọng của việc sử dụng eDiscovery. Và có kế hoạch phù hợp cho vấn đề pháp lý của doanh nghiệp.
