Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý một lượng lớn tài liệu, dữ liệu trong công ty?
SharePoint là giải pháp hoàn hảo! Với SharePoint, bạn có thể dễ dàng tạo ra một kho lưu trữ tập trung, tổ chức các tài liệu một cách khoa học, giúp tìm kiếm và chia sẻ thông tin trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Nội dung chính
SharePoint là một công cụ vô cùng mạnh mẽ và linh hoạt. Dưới đây là 5 tính năng nổi bật của Microsoft SharePoint:
1.1 Lưu trữ và chia sẻ tài liệu tập trung:
SharePoint hoạt động như một thư viện trực tuyến, cung cấp một không gian tập trung để lưu trữ và quản lý mọi loại tài liệu, từ văn bản, bảng tính, bản trình bày cho đến hình ảnh, video và nhiều hơn nữa. Việc tổ chức các tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ vào các thư viện tài liệu, nơi bạn có thể tạo các thư mục, chia sẻ với các nhóm làm việc, và áp dụng các quyền truy cập khác nhau.
- Ưu điểm:
- Tăng cường khả năng tìm kiếm: Với các tính năng tìm kiếm nâng cao, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết chỉ với vài từ khóa.
- Quản lý phiên bản: SharePoint giúp theo dõi các phiên bản khác nhau của một tài liệu, đảm bảo bạn luôn làm việc với phiên bản mới nhất.
- Bảo mật: Bạn có thể thiết lập các quyền truy cập khác nhau cho từng tài liệu, đảm bảo chỉ những người được phép mới có thể xem và chỉnh sửa.
- Lịch sử phiên bản: SharePoint lưu trữ lịch sử các thay đổi của tài liệu, giúp bạn dễ dàng so sánh các phiên bản và khôi phục lại phiên bản cũ nếu cần.
1.2 Cộng tác làm việc nhóm hiệu quả:
SharePoint tạo ra một môi trường làm việc nhóm trực tuyến, nơi các thành viên có thể cùng nhau làm việc trên các dự án một cách hiệu quả. Các tính năng như:
- Trang web nhóm: Mỗi nhóm có thể tạo một trang web riêng để chia sẻ thông tin, tài liệu, lịch trình, và thảo luận về dự án.
- Thảo luận: Các diễn đàn thảo luận giúp các thành viên trao đổi ý kiến, đặt câu hỏi và trả lời.
- Danh sách: Bạn có thể tạo các danh sách để theo dõi các nhiệm vụ, sự kiện, và các thông tin quan trọng khác.
- Lịch: Lịch chia sẻ giúp lên kế hoạch và quản lý các sự kiện của nhóm.

SharePoint cho phép bạn tạo các trang web nội bộ đẹp mắt và chuyên nghiệp để chia sẻ thông tin, tin tức, quy trình làm việc, và các nguồn tài nguyên khác với toàn bộ tổ chức hoặc các nhóm cụ thể. Các trang web nội bộ có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng tổ chức.
- Ưu điểm:
- Cổng thông tin tập trung: Mọi thông tin quan trọng của tổ chức đều được tập trung tại một nơi, giúp nhân viên dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
- Giao diện thân thiện: Các trang web nội bộ được thiết kế với giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen.
- Tùy chỉnh cao: Bạn có thể tùy chỉnh giao diện, bố cục, và nội dung của trang web để phù hợp với thương hiệu và văn hóa của tổ chức.
1.4 Tự động hóa quy trình làm việc:
SharePoint giúp bạn tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, như phê duyệt tài liệu, báo cáo, và các nhiệm vụ khác. Điều này giúp giảm thiểu lỗi, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
- Ưu điểm:
- Tăng hiệu quả: Tự động hóa các quy trình làm việc giúp loại bỏ các công việc thủ công, giảm thiểu lỗi và tăng tốc độ xử lý.
- Minh bạch: Quy trình làm việc được minh bạch hóa, giúp mọi người hiểu rõ các bước thực hiện và trách nhiệm của từng người.
- Linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh các quy trình làm việc để phù hợp với các yêu cầu khác nhau.
1.5 Tích hợp với các ứng dụng Microsoft 365 khác:
SharePoint tích hợp liền mạch với các ứng dụng Microsoft 365 khác như Word, Excel, PowerPoint, Teams, và OneDrive, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể trực tiếp chỉnh sửa các tài liệu Office trong SharePoint, chia sẻ các tệp với các thành viên trong nhóm, và tổ chức các cuộc họp trực tuyến.
- Ưu điểm:
- Môi trường làm việc thống nhất: Tất cả các ứng dụng được tích hợp vào một nền tảng, giúp bạn làm việc một cách liền mạch và hiệu quả.
- Tăng năng suất: Bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
- Tận dụng tối đa các tính năng: Bạn có thể tận dụng tối đa các tính năng của cả SharePoint và các ứng dụng Microsoft 365 khác.

SharePoint là một công cụ vô cùng mạnh mẽ và linh hoạt, giúp các tổ chức tăng cường hiệu quả làm việc, cải thiện quản lý thông tin và nâng cao khả năng cộng tác. Bằng cách tận dụng các tính năng nổi bật của SharePoint, các doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Tạo một trang web mới trên SharePoint là bước đầu tiên để xây dựng một không gian làm việc trực tuyến, nơi bạn có thể chia sẻ thông tin, tài liệu và cộng tác với đồng nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn thực hiện:
- Đăng nhập: Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
- Tìm SharePoint: Trong giao diện chính của Microsoft 365, bạn sẽ tìm thấy biểu tượng SharePoint. Click vào đó để truy cập.
Bước 2: Tạo trang web mới
- Chọn “Tạo trang web”: Trên giao diện chính của SharePoint, bạn sẽ thấy nút “+ Tạo trang web” hoặc tương tự. Click vào đó.
- Chọn loại trang web: SharePoint cung cấp hai loại trang web chính:
- Trang nhóm: Dùng để tạo các nhóm làm việc, chia sẻ tài liệu và cộng tác.
- Trang liên lạc: Dùng để tạo các trang web có cấu trúc và chuyên nghiệp hơn, thường dùng để chia sẻ thông tin với nhiều người.
- Chọn mẫu: SharePoint cung cấp nhiều mẫu trang web khác nhau, bạn có thể chọn mẫu phù hợp với mục đích sử dụng của mình.
Template trang web: Dùng để tạo các trang web có cấu trúc và chức năng khác nhau, như trang nhóm, trang liên lạc, trang dự án.
Template thư viện: Dùng để tạo các thư viện tài liệu với các cột và xem tùy chỉnh.
Template danh sách: Dùng để tạo các danh sách với các trường và xem tùy chỉnh.
- Đặt tên và mô tả: Nhập tên và mô tả ngắn gọn cho trang web của bạn.
- Chọn quyền truy cập: Quyết định ai có thể truy cập vào trang web của bạn (chỉ thành viên trong nhóm, mọi người trong tổ chức, hoặc công khai).
Bước 3: Tùy chỉnh trang web
- Thêm trang: Tạo các trang con để tổ chức nội dung một cách hợp lý.
- Thêm web part: Sử dụng các web part để thêm nội dung vào trang, như văn bản, hình ảnh, danh sách, lịch, v.v.
- Tùy chỉnh giao diện: Thay đổi màu sắc, phông chữ, bố cục để tạo giao diện phù hợp với thương hiệu của bạn.
- Thiết lập quyền truy cập: Cấp quyền truy cập cho từng thành viên khác nhau, cho phép họ xem, chỉnh sửa hoặc quản lý nội dung.
Bước 4: Thêm nội dung
- Tải lên tài liệu: Sử dụng thư viện tài liệu để tải lên các tệp như Word, Excel, PowerPoint.
- Tạo danh sách: Tạo các danh sách để quản lý thông tin, ví dụ: danh sách công việc, danh sách liên lạc.
- Thêm trang tin tức: Đăng tin tức, thông báo mới nhất của nhóm hoặc tổ chức.

Bước 5: Chia sẻ trang web
- Mời thành viên: Mời các thành viên khác vào trang web của bạn và cấp cho họ các quyền truy cập phù hợp.
- Chia sẻ liên kết: Sao chép liên kết của trang web và chia sẻ với những người cần thiết.
Ví dụ thực tế:
- Tạo một trang web cho dự án mới: Tạo một trang nhóm để quản lý tài liệu dự án, theo dõi tiến độ, và thảo luận với các thành viên.
- Tạo một trang web nội bộ: Tạo một trang web liên lạc để chia sẻ tin tức công ty, chính sách, quy định.
- Tạo một trang web cho một sự kiện: Tạo một trang web để đăng ký tham gia sự kiện, chia sẻ thông tin về sự kiện.
3.1 Tạo cổng thông tin nội bộ (Intranet)
SharePoint là nền tảng lý tưởng để xây dựng cổng thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Cổng thông tin này đóng vai trò như một trung tâm thông tin, kết nối tất cả nhân viên và các bộ phận.
- Lợi ích:
- Tập trung thông tin: Tất cả thông tin quan trọng của công ty, từ tin tức nội bộ, chính sách đến tài liệu hướng dẫn, đều được tập trung tại một nơi.
- Cộng đồng: Tạo ra các diễn đàn, nhóm để nhân viên trao đổi, chia sẻ kiến thức.
- Tăng cường kết nối: Giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin và kết nối với nhau.
3.2 Quản lý quy trình phê duyệt
SharePoint giúp tự động hóa các quy trình phê duyệt, từ phê duyệt đơn xin nghỉ phép đến phê duyệt hợp đồng.
- Lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa các bước phê duyệt, giảm thiểu sự chậm trễ.
- Minh bạch: Theo dõi được quá trình phê duyệt của từng yêu cầu.
- Tăng tính bảo mật: Đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới được phép phê duyệt.
3.3 Quản lý hồ sơ
SharePoint là một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (EDMS) mạnh mẽ. Bạn có thể tạo các thư viện tài liệu, áp dụng các quy tắc lưu trữ, và thực hiện tìm kiếm nâng cao.
- Lợi ích:
- Tổ chức tài liệu: Tổ chức tài liệu một cách có hệ thống, dễ dàng tìm kiếm.
- Bảo mật: Bảo vệ thông tin quan trọng của công ty.
- Tuân thủ quy định: Đảm bảo tuân thủ các quy định về lưu trữ hồ sơ.

3.4 Xây dựng các ứng dụng nội bộ
Với SharePoint, bạn có thể xây dựng các ứng dụng nội bộ tùy chỉnh để giải quyết các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Lợi ích:
- Tùy biến cao: Tạo ra các ứng dụng phù hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu suất: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
- Giải pháp toàn diện: Kết hợp với các ứng dụng Microsoft 365 khác để tạo ra một giải pháp hoàn chỉnh.
SharePoint và OneDrive đều là các dịch vụ lưu trữ và quản lý dữ liệu đám mây của Microsoft, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng:
SharePoint là một nền tảng cộng tác để chia sẻ, sắp xếp và quản lý tài liệu trong một tổ chức. Nó hỗ trợ các tính năng cộng tác nâng cao như đồng tác giả và kiểm soát phiên bản, giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân, tập trung vào việc lưu trữ và chia sẻ tệp. OneDrive cho phép người dùng bắt đầu lưu trữ và chia sẻ tệp nhanh chóng, là lựa chọn lý tưởng cho cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ tìm kiếm giải pháp lưu trữ đám mây dễ sử dụng.

Từ Website
SharePoint cung cấp khả năng tạo ra các trang web nội bộ, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức và chia sẻ thông tin. Nó hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh và liên kết chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel và Outlook.
OneDrive là một giải pháp lưu trữ đám mây của Microsoft với khả năng lưu trữ, chia sẻ và bảo mật thông tin mạnh mẽ. Người dùng có thể lưu trữ tệp, chia sẻ thông tin với người khác và truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào.
SharePoint và Google Drive đều là các dịch vụ lưu trữ và quản lý dữ liệu đám mây, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng:
- SharePoint là một nền tảng cộng tác của Microsoft, được thiết kế để hỗ trợ và quản lý việc chia sẻ thông tin và làm việc nhóm trong tổ chức. SharePoint cung cấp khả năng tạo ra các trang web nội bộ, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức và chia sẻ thông tin. Nó hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh và liên kết chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel và Outlook
- Google Drive là một giải pháp lưu trữ đám mây của Google, tập trung vào việc lưu trữ và chia sẻ tệp. Google Drive cung cấp khả năng lưu trữ, chia sẻ và bảo mật thông tin mạnh mẽ. Người dùng có thể lưu trữ tệp, chia sẻ thông tin với người khác và truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào
Từ web
- SharePoint cung cấp khả năng cộng tác trực tuyến, người dùng có thể làm việc chung trên tệp và tài liệu để tăng cường hiệu suất làm việc nhóm. Nó hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, tối ưu hóa công việc và giảm thiểu lỗi
- Google Drive cung cấp các tính năng bảo mật và quản lý tệp mạnh mẽ. Người dùng có thể thiết lập chính sách bảo mật từ quản trị viên và tận dụng các tính năng hữu ích của Google Drive để tăng cường cộng tác và bảo mật
Kết luận
SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác dựa trên web, được phát triển bởi Microsoft. SharePoint cho phép người dùng tạo ra các trang web nội bộ để tổ chức và chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp. Với SharePoint, bạn có thể lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào. Nền tảng này hỗ trợ các tính năng quản lý nội dung như thư viện tài liệu, danh sách, metadata, và quản lý hồ sơ. Ngoài ra, SharePoint còn tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel và Outlook, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất làm việc nhóm