Chuyển tới nội dung

Microsoft Teams – Ứng dụng họp trực tuyến, trò chuyện miễn phí

Microsoft teams

Trong môi trường doanh nghiệp hoặc học tập chúng ta phải tạo rất nhiều cuộc họp trao đổi trực tuyến để tránh mất nhiều thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Chúng ta cùng MMGROUP tìm hiểu tất cả về Microsoft Teams nhé!

1. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là ứng dụng hỗ trợ tổ chức họp, hội thảo trực tuyến, bên cạnh đó bạn có thể gọi và nhắn tin online, lập lịch biểu, tạo lịch họp và chia sẻ nội dung với mọi người một cách dễ dàng. Ứng dụng được hỗ trợ trên hầu hết nền tảng máy tính và điện thoại hiện nay.

2. Các tính năng Microsoft teams

2.1 Họp trực tuyến

Teams cho phép bạn tổ chức cuộc họp trực tuyến với các thành viên trong nhóm của mình. Bạn có thể sử dụng video, âm thanh, và chia sẻ màn hình để giao tiếp hiệu quả.

Khi mở cuộc họp trực tuyến, màn hình của teams hiển thị tối đa 9 người, màn hình của những người tham dự khác sẽ được ẩn đi nhưng vẫn có thể giao tiếp với nhau.

2.2 Chat và gọi thoại video

Bạn có thể trò chuyện với các thành viên trong nhóm thông qua tin nhắn văn bản, hình ảnh, và các tệp đính kèm. Các cuộc trò chuyện có thể được tổ chức thành các kênh để giữ thông tin có tổ chức.

2.3 Gọi điện thoại và video

Teams cung cấp tính năng gọi điện thoại và video để bạn có thể liên lạc với các thành viên trong nhóm mọi lúc, mọi nơi.

Microsoft Teams
Microsoft Teams

2.4 Tạo lịch xem và tham gia cuộc họp

Bạn có quá nhiều cuộc họp hoặc nhiều công việc không thể nhớ hết thời gian làm việc. Bạn có thể sử dụng tính năng lên lịch và nhắc nhở khi có cuộc họp sắp đến sẽ là cánh tay trợ thủ đắc lực của bạn. Microsoft Teams sẽ giúp bạn tạo lịch họp và nhắc nhở giúp bạn dễ dàng tham gia cuộc họp đúng giờ mà không bỏ lỡ những buổi họp nào.

2.5 Chia sẻ tệp và tài liệu

Khi tạo một tài khoản Microsoft ứng dụng của bạn có cả bộ công cụ làm việc nên việc chia sẻ tài liệu trên Teams là dễ dàng nhờ tích hợp cả One Drive, việc chia sẻ tài liệu trên cloud sẽ nhanh chóng và không bị giới hạn dung lượng, người chia sẻ sẽ kiểm soát dữ liệu tốt hơn thông qua việc thiết lập các chế độ cho phép chỉnh sửa hoặc chỉ được xem tài liệu.

>>Xem thêm: Microsoft Project ứng dụng quản lý công việc hiệu quả.

2.6 Tích hợp với các ứng dụng Microsoft khác

Microsoft Teams cung cấp khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình công việc.

Teams được tích hợp sâu với các ứng dụng Microsoft 365 như SharePoint, OneNote, Planner và Outlook. Bạn có thể chia sẻ tệp, lên lịch công việc, tạo ghi chú và thậm chí thực hiện cuộc họp từ Teams.

Microsoft AppSource là một thư viện chứa nhiều ứng dụng và tích hợp có thể tích hợp trực tiếp vào Teams. Bạn có thể tìm kiếm các ứng dụng phổ biến như Trello, Jira, Salesforce, và nhiều ứng dụng khác.

Tích hợp các dịch vụ thông báo như Microsoft Power Automate hoặc Zapier để tự động hóa quy trình công việc và thông báo trong Teams khi có sự kiện quan trọng xảy ra.

2.7 Bảo mật cao

Bảo mật dữ liệu trong Microsoft Teams là một phần quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin và giao tiếp trong tổ chức của bạn.

Xác thực hai yếu tố (2FA): Teams hỗ trợ xác thực hai yếu tố, cung cấp một lớp bảo mật bổ sung bằng cách yêu cầu người dùng nhập một mã xác thực bổ sung ngoài mật khẩu khi đăng nhập.

Quản lý quyền truy cập: Quản trị viên có khả năng quản lý quyền truy cập của người dùng trong Teams. Họ có thể chỉ định ai có quyền tham gia cuộc họp, tạo và quản lý các nhóm, thực hiện các hành động quản trị khác.

Bảo mật tại cấp độ dịch vụ: Microsoft Teams được xây dựng trên nền tảng Microsoft 365, nơi có nhiều tính năng bảo mật được tích hợp. Điều này bao gồm bảo mật tại cấp độ dịch vụ như bảo mật mạng, bảo mật dữ liệu và bảo mật ứng dụng.

Quản lý lưu trữ dữ liệu: Teams cho phép quản trị viên quản lý cài đặt lưu trữ và giữ lại dữ liệu, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nội bộ của tổ chức.

3. Cách sử dụng Microsoft Teams

3.1 Tạo cuộc họp trên Teams

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Teams của bạn

Trong ứng dụng Teams trên máy tính hoặc điện thoại. Chọn Biểu Tượng Cuộc Họp

Bước 2: Tạo cuộc họp mới

Ở thanh bên trái, chọn biểu tượng “Calendar” (Lịch) để mở lịch và chọn “New Meeting” (Cuộc họp mới) hoặc “New Appointment” (Hẹn hò mới).

Bước 3: Điền thông tin cuộc họp

Nhập các thông tin cho cuộc họp của bạn, bao gồm tiêu đề, ngày giờ, thời gian kéo dài, và các chi tiết khác.

Thêm Người Tham Gia:

Bạn có thể thêm người tham gia bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào trường “Add required attendees” (Thêm người tham gia bắt buộc) hoặc “Add optional attendees” (Thêm người tham gia tùy chọn).

Chọn Thông Tin Họp Trực Tuyến:

Bước 4: Lưu cuộc họp

Nếu đây là cuộc họp trực tuyến, bạn có thể chọn “Teams” để tổ chức họp trên Teams. Bạn cũng có thể chọn “Meet Now” (Họp Ngay) nếu bạn muốn bắt đầu cuộc họp ngay lập tức.

Chọn “Save” hoặc “Send” (Lưu hoặc Gửi):

Khi bạn đã nhập đầy đủ thông tin, chọn “Save” (Lưu) hoặc “Send” (Gửi) để gửi lời mời đến người tham gia.

3.2 Tìm kiếm cuộc họp trên Teams

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Teams của bạn trên ứng dụng Teams trên máy tính hoặc điện thoại.

Bước 2: Chọn biểu tượng lịch

Ở thanh bên trái, chọn biểu tượng “Calendar” (Lịch) để mở lịch.

Bước 3: Tìm kiếm cuộc họp

Trong giao diện lịch, bạn sẽ thấy một ô tìm kiếm. Nhập từ khóa, tiêu đề hoặc tên người tổ chức của cuộc họp bạn muốn tìm.
Chọn Cuộc Họp Tương Ứng:

Khi kết quả xuất hiện, chọn cuộc họp mà bạn muốn xem hoặc tham gia.

3.3 Chia sẻ màn hình trên Teams

Bước 1: Mở ứng dụng Teams

Mở cuộc họp để bắt đầu chia sẻ màn hình Chọn Biểu Tượng “Share” (Chia Sẻ).

Bước 2: Chọn chia sẻ

Sau khi chọn biểu tượng chia sẻ tiếp đến chọn nội dung muốn chia sẻ.

Một menu sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn loại nội dung mà bạn muốn chia sẻ. Bạn có thể chia sẻ toàn bộ màn hình, một ứng dụng cụ thể, hoặc một cửa sổ cụ thể. Nhấn “Share” (Chia Sẻ).

Sau khi bạn đã chọn nội dung muốn chia sẻ, nhấn nút “Share” để bắt đầu chia sẻ màn hình của bạn với các người tham gia trong cuộc họp.

Cuối cùng bạn muốn dừng màn hình chọn vào biểu tượng “Stop Sharing” (Dừng Chia Sẻ) trên thanh điều khiển.

4. Bảng giá Microsoft teams

Khi sử dụng bản có phí Microsoft Teams Essentials bạn có thể một số tính năng nâng cao mà bản miễn phí không thể nào có được.

  • Cuộc họp nhóm không giới hạn tới 30 giờ
  • Tối đa 300 người dự cho mỗi cuộc họp
  • 10 GB dung lượng lưu trữ trên đám mây cho mỗi người dùng
  • Hỗ trợ qua điện thoại và web
  • Trò chuyện không giới hạn với đồng nghiệp và khách hàng
  • Chia sẻ tệp, nhiệm vụ và thăm dò ý kiến
  • Mã hóa dữ liệu cho cuộc họp, cuộc trò chuyện, cuộc gọi và tệp
  • Chú giải cộng tác trong các cuộc họp Teams để người dự có thể đóng góp vào nội dung được chia sẻ
Bảng giá Microsoft Teams
Bảng giá Microsoft Teams

5. Cách tải xuống Microsoft teams

Bước 1: Bạn hãy truy cập trang của Microsoft Teams tại đây.

Bước 2: Ở góc phải màn hình, click vào mục Tải xuống Teams.

Tải Microsoft Teams
Tải Microsoft Teams

Bước 3: Sau đó, chọn Tải xuống cho máy tính.

Bước 4: Cuối cùng bạn hãy chọn Tải xuống Teams để tiến hành tải ứng dụng về máy.

Các doanh nghiệp ngày càng ứng dụng công nghệ thông tin dành cho doanh nghiệp của mình. Việc tạo cuộc họp hay học trực tuyến rất dễ dàng với Microsoft teams hãy bắt đầu tạo tài khoản ngay để trải nghiệm nhé!

Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Đã vô hiệu chức năng này!