Chuyển tới nội dung

5+ tính năng thú vị của Outlook mà bạn có thể chưa biết

tính năng outlook mail

Nếu mỗi ngày bạn đều “chào hỏi” và “tạm biệt” Outlook khi đến văn phòng mà chưa từng dùng qua các tính năng này thì thật phụ lòng Microsoft rồi. Dưới đây là 5 tính năng thú vị Outlook, thử áp dụng ngay nhé!

1. Các phím tắt thông dụng trong Outlook

Có thể bạn đã quen thuộc với các phím tắt như CTRL+C và CTRL+V, nhưng bạn có biết rằng Outlook trên máy tính cũng có một bộ phím tắt mà bạn có thể sử dụng không? 

Các phím tắt này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn cho các tác vụ quen thuộc như soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp email.

Chúng tôi đã thu thập các phím tắt Outlook được sử dụng nhiều nhất để bạn tham khảo.

CTRL + Shift + M: Tạo một tin nhắn mới

CTRL + R: Mở cửa sổ trả lời

CTRL +  F: Mở cửa sổ Chuyển tiếp

CTRL+Shift+R: Mở cửa sổ trả lời, để trả lời tất cả

CTRL+K: Chèn liên kết vào email

CTRL+Shift+G: Gắn cờ một tin nhắn

F4: Tìm kiếm văn bản trong email

CTRL+ 3: Mở danh sách liên hệ

CTRL+ 2: Mở lịch Outlook

Chúng tôi chỉ thu thập một số phím tắt phổ biến nhất. Microsoft có một danh sách phím tắt đầy đủ trên trang web của mình. Danh sách của họ toàn diện hơn một chút, bạn có thể tham khảo nhé.

>> Xem thêm: Email của Microsoft là gì? Có phải chỉ là Outlook Mail

2. Cách gửi tệp đính kèm kích thước lớn

Việc đính kèm tài liệu trong email như Outlook đã là một tính năng hữu ích và quan trọng. Tuy nhiên, kích thước tệp đính kèm luôn có giới hạn. Hình ảnh và các tệp quá lớn so với giới hạn của web sẽ khiến bạn không thể gửi email.

Sau khi soạn email và đính kèm tệp, bạn nhận được thông báo lỗi, hay làm theo các bước này để thay đổi kích thước tệp đính kèm hình ảnh:

Bước 1: Vào File của email cần gửi, tìm thông báo lỗi ở trên cùng như hình minh họa.

thay đổi kích thước tệp đính kèm

Nguồn ảnh: Arif Bacchus

Bước 2: Tick chọn mục Resize large images when I send this message.

Outlook sẽ cố gắng gửi email bằng cách nén hình ảnh của bạn xuống kích thước nhỏ hơn. 

Trong trường hợp vẫn không gửi được email bạn có thể thử Nén các tệp của mình trong Windows 10 hoặc MacOS để làm cho chúng nhỏ hơn rồi đính kèm tệp ZIP trong một email.

3. Bắt đầu cuộc họp Teams ngay từ Outlook trên web

Với khả năng tích hợp cao, nếu bạn đăng nhập bằng cùng một email Microsoft 365 mà bạn sử dụng cho công việc thì việc truy vấn các ứng dụng liên quan ngay trong Outlook Mail là điều đơn giản. Bạn không phải tìm và mở từng ứng dụng một.

Trong đó, tạo cuộc họp Teams là một ví dụ.

Như trong hình, bạn sẽ thấy tùy chọn Meet now để có thể mở cuộc họp với Microsoft Teams nhanh chóng.

tổ chức họp microsoft teams trong outlook mail

Nguồn ảnh: Arif Bacchus

>> Tìm hiểu thêm: Outlook là gì? Cách cài đặt và sử dụng Outlook

4. Dọn dẹp hộp thư Outlook nhanh chóng

Nếu hộp thư của bạn sắp đầy hoặc đã đầy và không nhận được email nữa, hay dọn dẹp ngay! Tính năng Conversation Cleanup của Outlook sẽ giúp bạn.

Đăng nhập vào Outlook trên web >> click vào tab Home >> Xóa >> Clean up.

Bạn cũng có thể chọn Clean up the Conversation để dọn sạch cuộc trò chuyện hiện tại. Sau đó, chọn Clean up Folder để dọn sạch toàn bộ thư mục, các email thừa sẽ bị xóa.

>> Xem ngay cách giải phóng hộp thư Outlook của bạn:

5. Highlight người nhận trong email bằng tính năng @nhắc tên

Bạn gửi email cho hàng tá đồng nghiệp nhưng chỉ cần câu trả lời từ hai người trong số họ? Thông thường chúng ta sẽ sử dụng các hiệu ứng văn bản như in đậm, gạch chân và màu phông chữ sáng để làm nổi bật tên của họ. 

Giờ đây bạn có thêm một lựa chọn khác. 

Nhập @theo sau là tên của họ và một số điều sẽ xảy ra. 

Tên của họ sẽ tự động được thêm vào dòng To của email.

Tên của họ được tô sáng trong nội dung email.

Khi họ nhận được tin nhắn trong hộp thư đến, họ sẽ thấy biểu tượng @ trong danh sách tin nhắn, cho biết họ đã được đề cập.

6. Tạo quy tắc Outlook để tự động sắp xếp email

Khi nói đến quản lý email, càng ít hành động thủ công càng tốt. Và đây là lúc các quy tắc Outlook có ích. 

Bạn có thể tùy chỉnh các quy tắc trong Outlook để tự động sắp xếp các email đến vào thư mục thích hợp, bao gồm thư mục “Việc cần làm” mà bạn đã tạo trước đó. Dưới đây là cách tạo quy tắc trực tiếp từ email.

Bước 1: Bấm chuột phải vào email rồi chọn Advanced actions > Create rule.

Bước 2: Theo mặc định, Outlook sẽ nhắc bạn tạo quy tắc để di chuyển email được gửi đến vào một thư mục được chỉ định. Để tùy chỉnh quy tắc, bấm vào More options >> bấm vào OK.

tạo quy tắc email Outlook

Nguồn: Zapier

Bước 3: Trong cửa sổ Rules, bạn có nhiều cách để tùy chỉnh quy tắc email của mình: 

Đặt tên cho quy tắc của bạn – Đặt tên rõ ràng và ngắn gọn cho quy tắc của bạn. Ví dụ: Email báo giá

Thêm một điều kiện – Chọn tiêu chí mà email phải đáp ứng để quy tắc chạy. Điều này có thể bao gồm tên hoặc địa chỉ email của người gửi. Bạn thậm chí có thể lọc theo các từ khóa có trong các khu vực cụ thể của email (ví dụ: lọc theo tiêu đề hoặc nội dung). 

Thêm một hành động – Cho biết điều gì sẽ xảy ra với email nếu nó đáp ứng điều kiện đã chỉ định. Outlook cung cấp ba danh mục hành động chính: Sắp xếp, Đánh dấu thư và Định tuyến.

Thêm một ngoại lệ (tùy chọn) – Tương tự như việc thêm một điều kiện, bạn có thể chỉ ra các tiêu chí cụ thể mà email phải đáp ứng để được loại trừ khỏi tính năng sắp xếp tự động. 

Nếu bạn đã tạo nhiều quy tắc, bạn cũng có thể chọn Stop processing more rules để dừng xử lý thêm quy tắc để yêu cầu Outlook bỏ qua các quy tắc tiếp theo, ngay cả khi chúng áp dụng cho email. 

thiết lập quy tắc email outlook

Nguồn: Zapier

Sau khi hoàn tất, hãy tick chọn Run rule now > click Save để hoàn tất thiết lập. 

Kết

Outlook được đánh giá là nền tảng email đáng sử dụng nhất hiện nay. Với các phiên bản Outlook cho doanh nghiệp, các tính năng sẽ nhiều hơn và ấn tượng, chúng tôi sẽ sớm chia sẻ đến bạn.

Liên hệ với MMGROUP nếu bạn cần tư vấn email Outlook cho doanh nghiệp nhé.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Đã vô hiệu chức năng này!