Quản trị viên có thể kiểm soát tài khoản email của người dùng hiệu quả bằng việc tạo và quản lý các chính sách cài đặt mật khẩu người dùng.
Microsoft 365 cung cấp quyền truy cập an toàn bằng cách yêu cầu người dùng đăng nhập bằng mật khẩu. Nó cũng bao gồm các tính năng quản lý mật khẩu khác nhau, bao gồm:
- Đặt thời gian hết hạn mật khẩu
- Yêu cầu thay đổi mật khẩu
- Yêu cầu nhập lại mật khẩu
Quản trị viên có thể kiểm soát các tính năng này. Xem xét trong các phần dưới đây:
Nội dung chính
1. Cài đặt thời hạn hết hạn mật khẩu
Chính sách hết hạn mật khẩu mặc định trong Microsoft 365 bao gồm các cài đặt sau:
- Mật khẩu của người dùng không được đặt hết hạn.
- Người dùng sẽ nhận được thông báo về việc mật khẩu sắp hết hạn trước 14 ngày
Trung tâm quản trị Microsoft 365 cho phép Quản trị viên thay đổi cả hai cài đặt này cho tổ chức của mình.
Để thay đổi chính sách hết hạn mật khẩu, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365, điều hướng đến menu Setting – Cài đặt, sau đó chọn tab Security & privacy – Bảo mật và quyền riêng tư.
Bước 2: Trong trang Security & privacy, hãy chọn Password expiration policy – Chính sách hết hạn mật khẩu .
Bước 3: Chọn Set user passwords to expire after a number of days để đặt mật khẩu người dùng hết hạn sau một số ngày và chỉ định số ngày từ 14 – 730 để mật khẩu hết hạn.
Bước 4: Chỉ định số ngày từ 1 – 30 cho thông báo cảnh báo hết hạn mật khẩu.
Bước 5: Lưu cài đặt của bạn
Giả sử một tổ chức thay đổi chính sách hết hạn mật khẩu là sau 60 ngày. Nếu người dùng của họ không thay đổi mật khẩu sau thời gian hết hạn thì:
- Một là người dùng vẫn có thể tự thay đổi mật khẩu khi trang Password update – Cập nhật mật khẩu xuất hiện vào lần đăng nhập tiếp theo.
- Mật khẩu của họ có thể được reset và sử dụng lại.
Lưu ý:
Trang Password update cũng bao gồm một tùy chọn để đặt mật khẩu người dùng không bao giờ hết hạn. Cài đặt này sẽ vô hiệu hóa việc hết hạn mật khẩu cho tất cả người dùng. Tuy nhiên, việc tắt hết hạn mật khẩu cho tất cả người dùng không được khuyến khích. Có khả năng mật khẩu sẽ bị tấn công hoặc bị rò rỉ theo thời gian.
Để vô hiệu hóa việc hết hạn mật khẩu cho một người dùng sử dụng PowerShell. Hãy sử dụng lệnh ghép ngắn Set-MsolUser với tham số – PasswordNeverExpires.
2. Cài đặt đặt lại mật khẩu cho người dùng
Mật khẩu có thể được đặt lại cho một hoặc nhiều người dùng trên trang Active users – Người dùng đang hoạt động. Bạn có thể chọn từ các tùy chọn sau:
- Chỉ định một mật khẩu mới, được tạo ngẫu nhiên hoặc một mật khẩu bạn chọn.
- Chọn xem người dùng có cần thay đổi mật khẩu của họ ở lần đăng nhập tiếp theo hay không.
3. Cài đặt đặt lại mật khẩu cho quản trị viên
Nếu quản trị viên quên mật khẩu của chính họ, làm theo một trong hai cách dưới đây:
- Yêu cầu một quản trị viên khác đặt lại mật khẩu
Trong trường hợp này, quản trị viên khác phải là Global admin, User Management admin, hoặc Password admin. Tuy nhiên, nếu quản trị viên quên mật khẩu của họ là Global admin, thì một Global admin khác phải đặt lại mật khẩu cho người kia.
- Tự đặt lại mật khẩu
Trên trang đăng nhập cho Microsoft 365, một liên kết “Can’t access your account?” sẽ cho phép Quản trị viên này đặt lại mật khẩu của chính họ. Sau khi thực hiện theo các hướng dẫn được cung cấp trong liên kết, một email được gửi với một liên kết cho phép người dùng đặt lại mật khẩu của họ.
Nếu Quản trị viên muốn đặt lại mật khẩu thì trước đó phải cung cấp một địa chỉ email thay thế. Địa chỉ email không được là địa chỉ email Microsoft 365. Ngoài ra, nếu tổ chức sử dụng tên miền tùy chỉnh hoặc sử dụng đồng bộ hóa danh bạ, người dùng phải cung cấp số điện thoại trong tài khoản chi tiết của họ để có thể nhận thông báo bằng văn bản.
Một mã được tạo tự động sẽ được gửi dưới dạng tin nhắn văn bản đến điện thoại di động của họ. Sau khi nhận được tin nhắn, họ phải nhập mã này vào trang xác minh điện thoại di động.
Lưu ý,
Khi tự đặt lại mật khẩu, toàn bộ quá trình đặt lại mật khẩu quản trị viên phải được hoàn thành trong vòng 10 phút. Nếu không, bạn phải bắt đầu lại quá trình.
Kết
Mặc dù cài đặt mật khẩu cho người dùng là nhiệm vụ quan trọng nhưng nhiều Quản trị viên tổ chức thường bỏ qua. Hi vọng bài viết trên đây có ích cho bạn. Tận dụng hết tính năng của Microsoft 365 ngay bây giờ!
