OneDrive và SharePoint là hai dịch vụ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến do Microsoft cung cấp.
Tuy nhiên, để bảo đảm việc sử dụng hiệu quả, người dùng cần phải hiểu rõ về các giới hạn và nguyên tắc dữ liệu OneDrive và SharePoint
Vậy thì, các giới hạn này sẽ là gì?
Nội dung chính
1. Loại ký tự không hợp lệ
Đối với các tệp trong OneDrive, SharePoint có một số ký tự không được phép hiển thị trong tên tệp và thư mục như: ” * : < > ? / \ |
Người dùng cũng không được sử dụng dấu cách đầu và cuối trong tên tệp hoặc thư mục. Vậy nên, để có thể lưu tệp hoặc thư mục thì bạn cần xóa các ký tự này trước khi bạn tải lên.
Nếu bạn lưu tên tệp với các ký tự không hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo cần đổi tên như sau:
Một số lưu ý về các ký tự:
- Đối với các ứng dụng Office win32 trên máy tính. Nếu bạn đang lưu tệp Office qua dạng xem Backstage vào thư mục OneDrive hoặc SharePoint, bạn sẽ không thể lưu tệp nếu tên thư mục chứa dấu chấm phẩy (;).
- Nếu đang sử dụng Office 2010, bạn không thể sử dụng ký tự ” & ” trong tên tệp và thư mục.
2. Loại tên tệp hoặc thư mục không hợp lệ
Một số tên hoặc thư mục không hợp lệ như: .lock , CON , PRN , AUX , NUL , COM0 – COM9 , LPT0 – LPT9 , _vti_ , desktop.ini, bất kỳ tên tệp nào bắt đầu bằng ~$
Giải thích cụ thể như sau:
- .lock: Thường được sử dụng để chỉ tệp khóa hoặc tệp khoá bị xung đột trong quá trình đồng bộ hóa dữ liệu.
- CON, PRN, AUX, NUL, COM0 – COM9, LPT0 – LPT9: Đây là các tên thiết bị và giao diện cổng thông thường trong hệ thống Windows. Chúng có ý nghĩa đặc biệt trong việc giao tiếp với các thiết bị và cổng. Do đó, không thể sử dụng chúng để đặt tên cho tệp hoặc thư mục.
- vti: Đây là tiếp đầu ngữ thường xuất hiện trong các tệp và thư mục tạo bởi các ứng dụng và dịch vụ liên quan đến SharePoint. Tiếp đầu ngữ này liên quan đến các chức năng nội bộ của SharePoint và không nên được sử dụng cho các tệp và thư mục khác.
- desktop.ini: Đây là tệp cấu hình đặc biệt của hệ thống Windows, chứa thông tin về cách mỗi thư mục nên hiển thị và hoạt động. Sử dụng tên này cho các tệp và thư mục có thể gây ra xung đột và lỗi trong việc hiển thị.
3. Các loại tệp không hợp lệ hoặc bị chặn
Một số tệp không hợp lệ:
Các tệp TMP tạm thời sẽ không được đồng bộ hóa với OneDrive. Nguyên nhân chính là do các tệp TMP là các tệp tạm thời, tạo ra trong quá trình làm việc của ứng dụng hoặc hệ thống máy tính và thường không chứa thông tin quan trọng cần lưu trữ lâu dài.
Khi các tệp như “desktop.ini” trên Windows hoặc “.DS_Store” trên macOS được tải lên OneDrive trong quá trình di chuyển, ứng dụng đồng bộ (như ứng dụng OneDrive trên Windows hoặc ứng dụng OneDrive trên macOS) thường hiểu rằng chúng là các tệp metadata hoặc tệp cấu hình cục bộ và không cần đồng bộ hóa. Do đó, ứng dụng đồng bộ sẽ xóa bản sao của tệp trên đám mây và chỉ giữ lại bản sao cục bộ.
>> Xem thêm: Có nên sử dụng OneDrive for Business để chia sẻ và bảo vệ dữ liệu?
4. Kích thước tệp tải lên và tải xuống
Các giới hạn dữ liệu OneDrive và SharePoint cho tệp tải lên và tải xuống như sau:
| Tối đa | Tải lên | Tải xuống |
| Đồng bộ hóa | 250GB | 250GB |
| Các tệp riêng lẻ | 250GB | 250GB |
| Các tệp trong một zip | 20GB | 20GB |
Lưu ý:
- Các giới hạn này áp dụng cho tệp, không phải tổng dung lượng lưu trữ của bạn.
- Đối với bất kỳ tệp nào lớn hơn vài GB, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng đồng bộ OneDrive thay vì tính năng tải lên trang web.
5. Hình thu nhỏ và bản xem trước
Một số giới hạn về hình thu nhỏ và bản xem trước như sau:
- Các tệp hình ảnh lớn hơn 100MB sẽ không được tạo hình thu nhỏ
- Các tệp PDF lớn hơn 100MB sẽ không có bản xem trước
Nếu tạo hình thu nhỏ hoặc bản xem trước là cần thiết, bạn nên tuân thủ giới hạn kích thước được áp dụng bởi OneDrive và Sharepoint để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả.
6. Giới hạn số mục được đồng bộ hóa hoặc sao chép
Khi sử dụng trang web OneDrive, bạn chỉ có thể sao chép tối đa 2500 tệp cùng một lúc.
Để có hiệu suất tối ưu, Microsoft khuyên bạn không nên đồng bộ hóa quá tổng số 300.000 tệp trên bộ lưu trữ đám mây của mình.
Nếu bạn đang tải lên, tải xuống hoặc di chuyển một số lượng lớn tệp cùng lúc, bạn có thể phải đợi một khoảng thời gian dài trước khi quá trình đồng bộ hóa có thể hoàn tất.
7. Những giới hạn về tính năng chia sẻ
Một số giới hạn cho việc chia sẻ mà người dùng cần biết rõ như sau:
- Số lượng mục được chia sẻ trong thư viện
50.000 là giới hạn các mục có thể được chia sẻ trong một thư mục và bất kỳ thư mục con nào.
- Tính năng “chia sẻ với tôi”
Bạn không thể đồng bộ hóa tính năng Được chia sẻ với tôi từ các tệp từ site OneDrive của tổ chức hoặc trường học.
- Thông báo về lỗi khi chia sẻ dữ liệu
Thông báo “Gửi không thành công cho những người nhận này hoặc lỗi nhóm khi chia sẻ” thường xuất hiện khi bạn cố gắng chia sẻ một tệp hoặc thư mục từ như OneDrive hoặc SharePoint nhưng gặp phải sự cố.
Thông thường, người dùng có thể nhận được thông báo lỗi này khi cố gắng chia sẻ tới một địa chỉ không được liên kết với tài khoản Microsoft.
Kết
Trên đây là tất cả giới hạn và nguyên tắc dữ liệu OneDrive và SharePoint áp dụng để bảo vệ tính ổn định và an toàn của hệ thống. Bởi thế, người dùng cần nên tuân thủ các yếu tố trên để việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu được an toàn.
