Microsoft Viva là một ứng dụng mới được Microsoft bổ sung vào bộ ứng dụng Microsoft 365. Vậy Microsoft Viva có thể giúp được gì cho doanh nghiệp của bạn? Nó được tích hợp trong Microsoft 365 như thế nào?
Trong bài viết, hãy cùng trả lời tất cả những câu hỏi trên và nhiều thắc mắc khác.
Nội dung chính
- 1. Microsoft Viva là gì?
- 2. Microsoft Viva giải quyết được vấn đề gì?
- 3. Microsoft Viva có được tích hợp sẵn trong Microsoft 365 hay không?
- 4. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Viva tích hợp sẵn trong Microsoft 365
- 5. Tổng quan các thành phần được bao gồm trong Microsoft Viva
- 6. Chi tiết các thành phần được bao gồm trong Microsoft Via
1. Microsoft Viva là gì?
Microsoft Viva được thiết kế để cung cấp các công cụ và tính năng hỗ trợ cho môi trường làm việc hiện đại. Nhiệm vụ của Viva là cải thiện năng suất làm việc, tăng cường trải nghiệm nhân viên, thúc đẩy sự kết nối và học tập trong tổ chức.
Theo định nghĩa từ ông lớn Microsoft, Viva là ‘nền tảng trải nghiệm của nhân viên’. Viva cung cấp các chức năng kết hợp gồm cung cấp kiến thức, thông tin chi tiết, thông tin liên lạc và tài nguyên phục vụ cho công việc.
Để giúp bạn hiểu rõ hơn, chúng tôi xin phép đi sâu vào khái niệm nền tảng trải nghiệm nhân viên.
Cụ thể, nền tảng trải nghiệm của nhân viên (Employee Experience – EX hoặc EXP) là giải pháp được thiết kế để cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên trong suốt hành trình của họ tại tổ chức. Hành trình này kéo dài suốt thời gian họ gắn bó với tổ chức. Tức là từ tuyển dụng và làm quen, hoạt động và phát triển hàng ngày cho đến khi rời khỏi tổ chức.
2. Microsoft Viva giải quyết được vấn đề gì?
Hoạt động trên nền tảng Microsoft 365, Microsoft Viva thúc đẩy văn hóa hỗ trợ, công tác và phát huy tối đa năng lực của mọi nhân sự trong tổ chức.
Viva được trình làng nhằm giải quyết một vấn đề nan giản mà nhiều tổ chức gặp phải. Đó là họ đã đầu tư vào các nền tảng khác nhau. Chẳng hạn nền tảng đào tạo, nền tảng tạo nội dung, nền tảng quản lý dữ liệu,… Tuy nhiên, đối với nhiều tổ chức, điều này lại tạo ra những sự chắp vá rời rạc. Bởi mỗi nhân viên làm những nhiệm vụ riêng, một bộ phận có một nền tảng làm việc riêng, dẫn đến thiếu sự kết nối trong tổ chức.
Vậy thì, với Viva, Microsoft đang gắn kết những điểm rời rạc đó.
Nói cách khác, Viva đang mang đến cho tổ chức một nền tảng EX hợp nhất. Bao gồm từ sự kết nối, thấu hiểu cho đến học tập, nâng cao chuyên môn.
3. Microsoft Viva có được tích hợp sẵn trong Microsoft 365 hay không?
Bạn có thể sử dụng Microsoft Viva được tích hợp sẵn trong Microsoft 365 hoặc ứng dụng Viva riêng lẻ.
Đối với khách hàng đăng ký Microsoft 365 thông qua Mật Mã, chúng tôi khuyến khích sử dụng Viva để tận dụng triệt để tiềm năng của bộ ứng dụng này.
Hiện tại, Microsoft Viva có sẵn trong các gói đăng ký sau đây (cập nhật tháng 11/2023):
- Microsoft 365 F1, F3, E3, A3, E5 hoặc A5
- Office 365 F3, E1, A1, E3, A3, E5 hoặc A5
- Microsoft 365 Business Basic, Business Standard hoặc Business Premium
4. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Viva tích hợp sẵn trong Microsoft 365
Dưới đây là những lý do vì sao doanh nghiệp cần sử dụng Microsoft Viva.
4.1 Không lãng phí tài nguyên doanh nghiệp
Là người dùng doanh nghiệp đăng ký Microsoft 365 Business, bạn đã đủ điều kiện tiên quyết để sử dụng Viva. Vì vậy, hãy khai thác triệt để sức mạnh của ứng dụng này để không lãng phí tài nguyên doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Nên chọn gói Microsoft 365 nào phù hợp cho doanh nghiệp?
4.2 Cải thiện trải nghiệm của nhân viên
Một số nhà tuyển dụng nghĩ rằng nhân viên rời đi vì tìm được công việc có mức lương cao hơn ở nơi khác. Nhưng thực tế, chỉ 12% nhân viên nghỉ việc vì lương. Phần còn lại được cho là nghỉ việc vì trải nghiệm kém tại nơi làm việc.
Do đó, mang lại cho nhân viên trải nghiệm tốt tại nơi làm việc chính là cách để giữ chân họ dài lâu. Microsoft Viva là phương tiện để bạn làm điều đó tốt hơn.
Về lâu dài, Via cải thiện trải nghiệm nhân viên bằng cách:
- Mang lại trải nghiệm giao tiếp, cộng tác và chia sẻ hiệu quả
- Đảm bảo công việc được phân bổ hợp lý, ngăn ngừa kiệt sức
- Nuôi dưỡng tinh thần học tập, nâng cao kiến thức phục vụ cho công việc
4.3 Thúc đẩy các quyết định kinh doanh
Microsoft Viva giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh liên quan đến nhân viên. Điển hình như xác định quy trình làm việc nào hiệu quả, quy trình nào chưa hiệu quả dựa trên số liệu.
Tương tự, từ dữ liệu Viva Insights, doanh nghiệp cũng có cái nhìn tổng quan về hiệu quả công việc của nhân viên để xác định tiền lương thưởng.
4.4 Tăng cường sự gắn kết của nhân viên
Các nghiên cứu cho thấy chỉ có 36% lực lượng lao động có đóng góp ý kiến tại nơi làm việc. Tức là chưa đến một nửa.
Mặc dù nghe có vẻ không đáng lo ngại nhưng việc nhân viên không gắn kết thực sự khiến các công ty thua lỗ tài chính đáng kể – lên tới 550 tỷ USD mỗi năm. Do đó, các tổ chức nên tập trung vào việc tăng cường sự gắn kết của nhân viên và Viva có thể giúp làm điều đó.
>>Xem thêm: Ứng dụng Teams Meeting ứng dụng họp trực tuyến không cần tài khoản.
5. Tổng quan các thành phần được bao gồm trong Microsoft Viva
Microsoft Viva sở hữu gần như đầy đủ tính năng cho một văn phòng di động. Bao gồm Microsoft Viva Connections, Microsoft Viva Insights, Microsoft Viva Topics và Microsoft Viva Learning,…
Trong Microsoft 365, Via gồm có Viva Connections, Viva Engage, Viva Insights và Via Learning.
Trong bộ ứng dụng Viva riêng lẻ (không tích hợp trong Microsoft 365), Via gồm những thành phần khác như Viva Glint, Via Topic, Via Amplify, Viva Pulse,…
Trong phần còn lại của bài viết, chúng tôi chủ yếu khai thác khả năng của Microsoft Viva tích hợp trong bộ ứng dụng Microsoft 365.
Để dễ hình dung, bạn có thể xem tổng quan trong bảng tóm tắt này:
| Kết nối | Viva Connection Kết nối nhanh với các công cụ, tin tức, tài nguyên nội dung trong một bảng điều khiển. Tương tự như một cổng tài nguyên. | Viva Engage Kết nối với toàn tổ chức để giao lưu, thảo luận, chia sẻ và xây dựng công đồng. Tương tự như một ứng dụng mạng xã hội thu nhỏ. |
| Thấu hiểu | Viva Insights Cải thiện hiệu quả công việc lẫn sức khỏe tinh thần dựa trên phân tích và dữ liệu. | |
| Phát triển | Viva Learning Tăng cường học tập, nâng cao kiến thức với nội dung nội bộ và kho tàng kiến thức tích hợp. | |
6. Chi tiết các thành phần được bao gồm trong Microsoft Via
Trong phần này, chúng tôi sẽ đi vào chi tiết các thành phần được bao gồm và tính năng của chúng.
6.1 Microsoft Viva Connection
Viva Connections được xem là một điểm kết nối trong Microsoft 365, nhằm thu hút sự tham gia của nhân viên, thúc đẩy tăng cường giao tiếp nội bộ.
Với Viva Connections, bạn có thể tìm thấy các công cụ, tin tức và tài nguyên do tổ chức của bạn cung cấp trên bảng thông tin trong Microsoft Teams.
Các thành phần chính gồm:
- Dashboard: Tập hợp các công cụ và tài nguyên bạn cần để hoàn thành công việc của mình.
- Feed: Tổng hợp các cuộc trò chuyện từ nhiều nguồn dựa trên trang web và cộng đồng mà bạn theo dõi.
- Resources: Hiển thị tài nguyên nội bộ để giúp bạn dễ dàng truy cập dữ liệu cần thiết.
Những gì bạn nhìn thấy và tìm thấy sẽ phụ thuộc và tài nguyên mà doanh nghiệp của bạn cung cấp.
>> Xem thêm: 3 phần mềm làm việc nhóm của Microsoft 365 được yêu thích nhất hiện nay
6.2 Microsoft Viva Insights
Viva Insights cung cấp cho các cá nhân, người quản lý và nhà lãnh đạo thông tin chi tiết được cá nhân hóa về tần suất công việc và sức khỏe tinh thần của nhân viên dựa trên số liệu thực tế.
Khi sử dụng ứng dụng Viva Insights, bạn sẽ thấy các đề xuất để cải thiện tần suất công việc. Chẳng hạn như lên lịch cho một ngày không họp. Bạn cũng nhận được thông tin chi tiết về năng suất của các cuộc họp, tính hiệu quả của cuộc họp và cách cải thiện. Bên cạnh đó, Viva Insights cũng các cung cấp thông tin như lượng thời gian bạn dành cho việc cộng tác với đồng nghiệp, thói quen giao tiếp của bạn, v.v.
Với người quản lý, Viva Insight cung cấp những dữ liệu định tính và định lượng giúp xác định năng suất và sự thoải mái trong công việc của từng nhân viên, từng bộ phận, từng cấp quản lý,… Căn cứ đó để phát huy các quy trình hiệu quả, giảm tần suất ở các khâu đang quá tải và ngược lại.
6.3 Microsoft Viva Learning
Viva Learning kết nối và giám sát các nền tảng học tập trong hệ sinh thái Microsoft 365. Đây là nơi chứa tài liệu đào tạo, khóa học và nội dung khác để phục vụ việc học tập và đào tạo nội bộ.
Đồng thời, bạn cũng nhận được xác đề xuất từ các nhà cung cấp khác như LinkedIn để tổ chức và có quyền duyệt qua các khóa học đáp ứng yêu cầu.
Các nhà quản lý còn được cung cấp các công cụ cần thiết để chỉ định việc học tập và theo dõi việc hoàn thành khóa học. Từ đó nuôi dưỡng văn hóa học tập không ngừng nghỉ trong tổ chức.
6.4 Microsoft Viva Engaged
Viva Engage (trước đây là Yammer) là mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp. Đây là nơi lý tưởng để tương tác với mọi người trong tổ chức, từ lãnh đạo cho đến đồng nghiệp.
Giao diện Viva cực kỳ đơn giản để sử dụng, quen thuộc với các chức năng như news feed, video, hình ảnh, bạn bè, cộng đồng, v.v. Bạn cũng có thể tạo cộng đồng riêng để chia sẻ ý tưởng, kinh nghiệm và câu hỏi của mình.
Kết
Trên đây là thông tin về Microsoft Viva là gì và các thắc mắc liên quan.
Hiện Microsoft Viva đã được tích hợp trong hệ sinh thái Microsoft 365 Business. Liên hệ với đối tác của Microsoft là Mật Mã để nhận thông tin chi tiết nhất.
Video hữu ích:
