Hiện nay do nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhằm kiểm soát chất lượng và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Một trong những ứng dụng được rất nhiều nhà quản lý cũng như chủ doanh nghiệp đó là Microsoft Project. Hãy cùng MMGROUP cùng tìm hiểu về một ứng dụng đầy thú vị này nhé.
Bắt đầu nào?
Nội dung chính
1. Microsoft Project là gì?
Microsoft Project (MS Project) là một phần mềm quản lý dự án phổ biến do Microsoft phát triển.
Nó được thiết kế để hỗ trợ các nhà quản lý dự án và nhóm dự án trong việc lập kế hoạch, lên lịch trình, phân bổ tài nguyên, theo dõi tiến độ và ngân sách, cũng như phân tích khối lượng công việc của dự án.
Ai là người nên sử dụng Microsoft Project
Các doanh nghiệp cần quản lý nhiều dự án.
Người Quản Lý Dự Án: Chuyên gia quản lý dự án sử dụng Microsoft Project để xây dựng lịch trình, theo dõi tiến trình, quản lý nguồn lực và tạo báo cáo.
Nhóm Nguồn Lực: Nhóm nguồn lực, bao gồm nhân viên và các bên liên quan, có thể sử dụng Microsoft Project để xác định công việc của họ, thời gian thực hiện và các nguồn lực cần thiết.
Quản Lý Cấp Cao: Lãnh đạo cấp cao có thể sử dụng Microsoft Project để theo dõi tổng quan về tiến trình của các dự án và đưa ra quyết định chiến lược.
Quản Lý Portfolios Dự Án: Những người quản lý nhiều dự án hoặc portfolios dự án có thể sử dụng Microsoft Project để theo dõi và quản lý tất cả các hoạt động.
Chuyên Viên Báo Cáo và Phân Tích: Các chuyên viên báo cáo và phân tích dự án có thể sử dụng Microsoft Project để tạo ra các báo cáo chi tiết và đưa ra phân tích.
Nhóm IT: Nhóm IT có thể sử dụng Microsoft Project để quản lý các dự án liên quan đến triển khai và phát triển phần mềm.
Cơ sở dữ liệu
Khi mở ứng dụng Microsoft Project tất cả các thông tin về các dự án cả bạn bao gồm kế hoạch, tính toán, lên lịch biểu thực hiện, chi phí và các yếu tố khác trong khi lập dự án. Sẽ được thể hiện thông minh khoa học trên Project của các bạn.
Khi bạn nhập vào dự án một số thông tin cơ bản như khối lượng công việc, thời gian bắt đầu… Ứng dụng sẽ thể hiện ngay tức khắc thời gian hoàn thành công việc dự an. Kết quả được thể hiện dưới dạng các trường các file nhanh chóng giúp các bạn hiểu được bản báo cáo nhanh chóng.
>>Xem thêm: Microsoft Teams ứng dụng giao tiếp văn phòng trực tuyến.
2. Các gói giá Microsoft Project
Hiện nay Microsoft Project mang đến cho các bạn các gói sử dụng như:
Microsoft Project Online Professional
Đối tượng sử dụng: Nhóm quản lý dự án và cá nhân.
Tính năng chính:
- Lên lịch và quản lý dự án.
- Theo dõi tiến độ và nguồn lực.
- Tạo và chia sẻ báo cáo dự án.
Microsoft Project Plan 1
Đối tượng sử dụng: Các tổ chức quy mô lớn và có nhu cầu quản lý portfolio dự án.
Tính năng chính:
- Tất cả các tính năng của Project Online Professional.
- Quản lý portfolio dự án.
- Phân tích và báo cáo chi tiết.
Microsoft Project Plan 3:
Đối tượng sử dụng: Cá nhân và nhóm nhỏ.
Tính năng chính:
- Duy trì sắp xếp khoa học và theo sát các dự án, tài nguyên cũng như các nhóm.
- Lên kế hoạch cho các dự án, theo dõi trạng thái và cộng tác với những người khác một cách dễ dàng và hiệu quả từ hầu hết mọi nơi.
- Gói 3 bao gồm Project cho web, Project Online và ứng dụng khách Project Online trên máy tính.
Gói Project Plan 5
Gói Project Plan 5 bao gồm mọi chức năng của Gói Plan 3 và Gói Plan 1.
- Gói này sẽ cho phép các tổ chức ưu tiên các khoản đầu tư danh mục đầu tư dự án
- Mang lại giá trị kinh doanh dự kiến.
3. Cách tải ứng dụng Microsoft Project
Để tải ứng dung Microsoft Project về máy các bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở trình duyệt web cập trang tải Microsoft Project.
Bước 2: Chọn Gói và Phiên Bản Phù Hợp:
Chọn gói và phiên bản của Microsoft Project phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể chọn giữa các phiên bản trực tuyến (Project for the Web) hoặc phiên bản truyền thống (Project Standard, Project Professional).
Bước 3: Chọn dùng thử hoặc mua ngay
Nếu bạn muốn thử nghiệm Microsoft Project trước khi mua, chọn “Thử Nghiệm Ngay.” Nếu bạn đã quyết định mua, chọn “Mua Ngay.”
Bước 4: Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn và tiến hành thành toán
Nếu bạn chọn “Mua Ngay,” nhập thông tin thanh toán và chọn phương thức thanh toán của bạn.
Bước 5: Sau khi hoàn tất thanh toán trình duyệt của bạn sẽ chuyển đến trang tải xuống. Chọn “Tải Xuống” để bắt đầu quá trình tải về.
Sau khi tải về tiến hành cài đặt và sử dụng.
>>Xem thêm: Microsoft Word ứng dụng soạn thảo văn bản đám mây an toàn.
4. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project
Để bắt đầu sử dụng Project cho các ứng dụng của mình chúng ta cùng tìm hiểu các sử dụng nhé.
Tạo một dự án mới trong Project
Để tạo một dự án mới trong Project, người sử dụng phần mềm này hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Microsoft Project và tạo dự án mới.
Bước 2: Chọn Project Summary Task.
Bước 3: Nhập tên và ngày bắt đầu, kết thúc của dự án.
Bước 4: Nhấp chuột vào OK để hoàn tất tạo dự án mới.
Thêm công việc vào Project
Mỗi một dự án đều có một số thông tin cơ bản chúng ta cần phải nhập như: đăng ký giấy phép, lập kế hoạch, và ước tính nguồn kinh phí. Ứng dụng sẽ dưa vào số liệu này để tính toán ra khối lượng công việc và thời gian dự trù…
Tuy nhiên, nếu chưa biết mất bao lâu để hoàn thành công việc đó, thì ô Duration sẽ có một dấu chấm hỏi như hình. Hãy liên kết các nhiệm vụ và nhập thời gian thực hiện công việc mỗi ngày.
Thêm thời hạn cho công việc
Mỗi công việc sẽ có một thời hạn hoàn thành công việc khác nhay. Tại cột Duration nhập thời hạn công việc. Thời hạn công việc không nên thay đổi vì ứng dụng sẽ tính toán các công việc liên quan nếu thay đổi sẽ ảnh hưởng đến dữ liệu toàn dự án.
Liên kết giữa các công việc
Dựa vào mức độ ưu tiên và quan trọng của công việc chúng sẽ được đánh số. Và các công việc sẽ được liên kết lại với nhau. Hãy chọn một công việc tiền đề tiền đề (Predecessor) để xác định công việc trước đó hoặc sử dụng nút Connect từ menu.
Các tổ chức và bố trí công việc trong Microsoft Project tương tự như trong Excel. Sự thay đổi trong công việc sẽ được thể hiện rõ ràng trong biểu đồ Gantt.
>>Xem thêm: Microsoft Excel ứng dụng tính toán nhanh chóng.
5. Quản lý dự án trong Microsoft Project
Để quản lý một dự án thực tiễn bằng Microsoft Project, bạn cần trải qua 7 bước sau:
Thông tin cơ bản: Trước khi triển khai một Project các bạn cần chuẩn bị các thông tin cơ bản như tên dự án, mục tiêu, người thực hiện, tên công ty,…
Thiết lập thông tin: Từ các thông tin trên các bạn lập ra danh sách các công việc, thời gian, lịch, kế hoạch làm việc,…
Nguồn tài nguyên: Tất cả các tài nguyên nguồn lực bạn có thể sử dụng cho dự án này.
Kế hoạch dự án chi tiết: Tiếp theo bạn sẽ nhập số liệu, theo dõi quá trình thực hiện ở từng hạng mục, cập nhật thông tin trên các trường trong bảng. Từ số liệu đầu vào phần mềm sẽ cho bạn biết tiến độ, công việc hoàn thành như mối liên hệ giữa các hạng mục.
Cập nhật tiến độ công việc: Sau khi có danh sách các công việc hoàn thành các bạn phải cập nhật thông tin tiến độ công việc thời gian thực tế hoàn thành và thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế.
Xác lập biểu đồ Gantt: Là được thể hiện trực quan tiến độ từ đầu đến cuối.
Xem biểu đồ và lập báo cáo: Giao diện có rất nhiều phiên bản để các bạn lựa chọn, tuy nhiên ứng dụng hạn chế về khả năng chỉnh sửa trên các mẫu có sẵn.
6. Câu hỏi thường gặp Microsoft project
Trong quá trình sử dụng có rất nhiều thắc mắc về Microsoft Project chúng ta cùng tìm hiểu nhanh chóng nhé.
Microsoft Project có cần kỹ năng quản lý tốt?
Về cơ bản, bất kỳ ai cần lập kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng Microsoft Project. Một số lợi ích chính của việc sử dụng Microsoft Project bao gồm khả năng tạo và quản lý kế hoạch dự án, cộng tác với các thành viên trong nhóm và tùy chỉnh các mẫu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
3 công dụng chính của Microsoft Project là gì?
Microsoft (MS) Project là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ được các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi, quản lý và truyền đạt trạng thái dự án của họ. Các tính năng khác nhau của nó đã trở thành một công cụ thiết yếu cho các chuyên gia quản lý dự án.
Tôi có thể sử dụng MS Project trực tuyến không?
Tùy thuộc vào gói đăng ký, bạn có thể truy cập MS Project Online thông qua ứng dụng web trong tài khoản Office 365 đủ điều kiện của mình hoặc qua ứng dụng khách trên máy tính để bàn. Sau khi đăng nhập vào Office 365, Project sẽ xuất hiện trong danh sách ứng dụng Microsoft của bạn.
Chúc các bạn thành công!
