Microsoft Exchange là một trong các giải pháp email doanh nghiệp thuộc Microsoft 365. Microsoft Outlook là ứng dụng email thuộc bộ Office và cũng được tích hợp trong Microsoft 365.
Outlook và Exchange là 2 nền tảng email doanh nghiệp có cùng mục đích nhưng khác ở cách thức hoạt động. Vậy nên sử dụng nền tảng nào?
Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa Outlook và Exchange. Bạn phải biết sự khác biệt giữa email client và mail server.
Nội dung chính
1. Email Client và Email Server
Email Server là hệ thống lưu trữ và quản lý các email đến và đi thông qua Internet. Email Server cũng giống như một người bưu tá chịu trách nhiệm nhận, phân loại và gửi thư đến đúng người. Email Server thường sử dụng giao thức IMAP và POP3 để gửi và nhận mail.
Email Client, “nhàn hạ” hơn Email Server, được sử dụng để gửi và nhận email. Ví dụ như webmail là một trong các Email Client được cài đặt trên một Email Server.
Theo định nghĩa này thì Microsoft Outlook là một ứng dụng email client. Còn Microsoft Exchange là một Email Server độc quyền của Microsoft.
2. Microsoft Outlook là gì?
Microsoft Outlook là một ứng dụng email được sử dụng để gửi và nhận email qua internet. Outlook thường được sử dụng dưới dạng cài đặt trên máy tính để bàn.
Thực tế, Outlook không chỉ là một ứng dụng quản lý email mà một phần thuộc bộ phần mềm Microsoft Office cho phép bạn quản lý email, danh bạ, lịch, tác vụ và nhiều chức năng khác trong một.
Outlook chủ yếu được sử dụng để quản lý email.
3. Microsoft Exchange là gì?
Microsoft Exchange là một ứng dụng Email Server và máy chủ quản lý thông tin cá nhân chạy trên hệ điều hành Window Server. Exchange là phần mềm được phát triển bởi Microsoft giúp việc gửi email nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Đây là sản phẩm độc quyền của Microsoft bao gồm Microsoft Outlook, Exchange Online và Exchange Server. Nó cung cấp một hệ thống tích hợp để lưu trữ và quản lý tất cả email, danh bạ, tác vụ…tại một nơi.
Nói một cách đơn giản, Microsoft Exchange là một chương trình phần mềm chạy trên máy chủ và quản lý tất cả email của bạn.
Tóm tắt
4. Sự khác biệt giữa Outlook và Exchange
Microsoft Exchange và Outlook đều là sản phẩm của Microsoft và có mối quan hệ công sinh. Microsoft Exchange là giải pháp giúp lưu trữ và quản lý email trên máy chủ Exchange. Còn Outlook là ứng dụng cộng tác bao gồm email, lịch, tác vụ.
Tóm lại, Outlook của bạn muốn hoạt động được phải chạy trên sự quản lý của Exchange thuộc Microsoft.
4.1 Mục đích sử dụng của Outlook và Exchange
Về cơ bản, cả 2 ứng dụng đều hoạt động cùng nhau, một bên là máy chủ và một bên là máy khách.
Microsoft Exchange là một bộ phần mềm hoạt động ở phía máy chủ, cung cấp phần cuối cho hệ thống tập trung cho email, tin nhắn, lịch và tác vụ của bạn. Nó được sử dụng để nhận và lưu trữ các email đã gửi.
Mặt khác, Outlook là một ứng dụng email trên máy tính để bàn, một ứng dụng được cài đặt trên máy tính của bạn được sử dụng để giao tiếp và giữ đồng bộ với Exchange. Nó được sử dụng để truy xuất email từ Exchange Server.
>>Xem thêm tính năng và chi phí Google Workspace giải pháp email doanh nghiệp của Google.
4.2 Tầm quan trọng của Outlook và Exchange
Microsoft Exchange đã làm cho việc gửi email nhanh hơn và hiệu quả hơn bao giờ hết. Email có thể được gửi trực tiếp đến máy chủ bằng Microsoft Exchange. Nó được thiết kế để tập trung các email của bạn vào một cơ sở dữ liệu tích hợp để chúng có thể được sao lưu định kỳ để tránh mất email của bạn ngay từ đầu.
Microsoft Outlook giống như một trình quản lý thông tin cá nhân không chỉ cung cấp quyền truy cập vào Máy chủ Exchange. Tất cả đều có trong bộ phần mềm và chương trình Microsoft Office cùng với Excel, Word và PowerPoint.
4.3 Cách tổ chức Outlook và Exchange
Microsoft Exchange được lưu trữ trên một máy chủ, vì vậy nó yêu cầu bảo trì và nâng cấp nó cũng có thể gặp rắc rối, tốn thời gian và gây khó chịu. Tuy nhiên, nó giữ bí mật cho các email khiến chúng ít bị tổn thương hơn trước các mối đe dọa bảo mật như tin tặc và virus tấn công.
Mặt khác, Microsoft Outlook là một chương trình quản lý email giữ tất cả các email của bạn được đồng bộ hóa trực tiếp vào lịch hoặc danh bạ của bạn. Nó cũng đi kèm với một chức năng tìm kiếm tích hợp cho phép bạn tìm kiếm các từ khóa cụ thể để lọc qua hàng trăm nghìn email, danh bạ và ngày tháng.
4.4 Cách truy cập vào Outlook và Exchange
Microsoft Outlook cũng có thể được truy cập từ trình duyệt web thông qua Outlook trên web.
Outlook trên web cung cấp giao diện tương tự như giao diện của Microsoft Outlook trongOffice nhưng không cần cài đặt bộ phần mềm đầy đủ các ứng dụng. Nó cho phép bạn truy cập email, danh bạ, lịch và tác vụ của mình từ Exchange Online dựa trên đám mây của Microsoft và Microsoft Exchange Server.
(Microsoft Exchange Server là một ứng dụng máy chủ phải được sử dụng với hệ điều hành Windows Server. Sẽ nói rõ hơn về Exchange Server ở các phần sau).
Thực sự Microsoft Exchange Server là một ứng dung cung cấp email cho doanh nghiệp tuyệt vời mang đến cho doanh nghiệp những dịch vụ đám ứng nhu cầu của công việc.
5. Bảng so sánh Outlook so với Exchange
Tóm tắt ngắn gọn về đặc điểm của Outlook và Exchange:
| Microsoft Exchange | Microsoft Outlook |
| Exchange là email server, nghĩa là một chương trình quản lý tài nguyên mạng chuyên dụng. | Outlook là một ứng dụng email, nghĩa là một chương trình phần mềm được cài đặt trên máy tính, được thiết kế để chỉ gửi và nhận email. |
| Exchange có trong Microsoft 365 Business Basic, Business Standard và Business Premium. | Outlook được bao gồm trong tất cả các phiên bản của Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp. |
| Exchange có thể được sử dụng với các ứng dụng email khác ngoài Outlook. | Outlook không thể được sử dụng với các máy chủ thư khác nhưng có thể sử dụng mà không có Exchange (offline). |
| Exchange là một dịch vụ dựa trên đám mây. | Outlook là một dịch vụ dựa trên máy tính để bàn. |
6. Cân nhắc chọn Microsoft Outlook và Exchange hay dịch vụ lưu trữ khác
Microsoft Outlook và Exchange chỉ là 2 dịch vụ về email trong rất nhiều dịch vụ. Mặc dù chúng được phát triển và cung cấp bởi một trong những công ty phần mềm nổi tiếng nhất thế giới là Microsoft nhưng trên thực tế, bạn có thể cân nhắc các lựa chọn thay thế cho Outlook hoặc Exchange.
Các mô hình lưu trữ email chính
Để chọn một dịch vụ email, bạn nên biết 3 mô hình lưu trữ email chính dưới đây:
- Lưu trữ cá nhân: Bạn lưu trữ email trên máy chủ cá nhân của riêng mình (tự phát minh máy chủ)
- Lưu trữ bên thứ ba: Bạn thuê không gian lưu trữ email trên máy chủ của nhà cung cấp bên thứ ba (email hosting rất phổ biến ở Việt Nam).
- Lưu trữ dùng chung: Bạn mua gói dịch vụ lưu trữ email thông qua nhà cung cấp bên thứ ba (cloud server – lưu trữ trên đám mây)
Các yếu tố để cân nhắc lựa chọn dịch vụ
Khi bạn đã quyết định mô hình lưu trữ email nào phù hợp với tổ chức, bạn nên đánh giá cẩn thận các nhà cung cấp dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Chẳng hạn như:
- Dịch vụ của họ giá bao nhiêu?
- Những tính năng và chức năng mà họ cung cấp?
- Liệu họ có cho phép các tên miền tùy chỉnh cho email hay không?
- Liệu họ có sử dụng bộ lọc thư rác hay không?
- Tính năng bảo mật dữ liệu như thế nào?
- …
Trên hết, bạn hãy lưu ý đến các dịch vụ có giao thức bảo mật nào, cách họ dự định sử dụng dữ liệu của bạn và ai sẽ có quyền truy cập vào nó.
Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu hơn về dịch vụ lưu trữ email của Microsoft. Đồng thời, không nên tách bạch khái niệm Outlook so với Exchange vì chúng hoạt động rất tốt khi kết hợp với nhau.
