Microsoft Exchange là gì? 5+ tính năng tốt nhất của Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là gì và có gì đặc biệt? Exchange không phải là một phương thức truyền mail thì là gì?

Thông thường, bạn sẽ biết đến Exchange thông qua khái niệm đồng cấp với POP3 và IMAP như một phương thức truyền mail riêng của Microsoft. Nhưng Microsoft Exchange có phải chỉ là một giải pháp trao đổi email giữa các thiết bị hay các dịch vụ email khác nhau? Tất nhiên là không!

Thật ra, nếu nói đến cách trao đổi email thì phải là Exchange Sync. Còn Microsoft Exchange rộng hơn phải là GIẢI PHÁP EMAIL DOANH NGHIỆP toàn diện với nhiều tính năng nâng cao sử dụng Exchange Server để cung cấp email.

1. Microsoft Exchange là gì?

Microsoft Exchange giải pháp email và lưu trữ email độc quyền của Microsoft cho doanh nghiệp. Nói cách khác, Exchange là một phần mềm chạy trên máy chủ đám mây và quản lý tất các email của bạn.

Microsoft Exchange sẽ bao gồm Exchange Online hoặc Outlook – hệ thống email và Microsoft Exchange Server – hệ thống máy chủ lưu trữ email.

Exchange làm gì với dữ liệu của bạn? Nói một cách đơn giản thì toàn bộ thư đến, thư đi, sao lưu, bản nháp; lịch; liên hệ;… – mọi tác vụ này đều được thực hiện thông qua Microsoft Exchange và được lưu trên máy chủ.

2. Tài khoản Microsoft Exchange là gì?

Tài khoản Microsoft Exchange phải là tài khoản cấp doanh nghiệp (hoặc tài khoản giáo dục, không cung cấp dưới dạng tài khoản cá nhân).

Tài khoản Exchange có 2 loại: dưới dạng gói Exchange Online mua độc lập hoặc dưới dạng tài khoản Microsoft 365 sử dụng Exchange Server để cung cấp email (và tích hợp với một số ứng dụng khác).

3. Tài khoản Exchange hoạt động như thế nào?

Khi sử dụng tài khoản Exchange, email của bạn sẽ được gửi đến và lưu trên máy chủ Exchange. Danh bạ và lịch của bạn cũng được lưu ở đó.

Microsoft 365 cung cấp nhiều tùy chọn để bạn truy cập vào tài khoản Exchange của mình. Bạn có thể chọn giải pháp mà mình muốn, cụ thể:

Exchange ActiveSync: MAPI/HTTP là các phương pháp để truy nhập email Exchange của bạn, thường là từ máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng. Khi bạn truy nhập email của mình, bạn không thực sự tải xuống hoặc lưu trữ email trên thiết bị. Thay vào đó, bạn đang đọc email từ Exchange Server. Hệ thống cho phép bạn truy nhập email của mình ngay cả khi bạn không kết nối Internet.

IMAP: tương tự như Exchange ActiveSync, là một phương pháp để truy cập email của bạn dù bạn ở đâu, từ bất kỳ thiết bị nào. Khi bạn đọc thư email bằng IMAP, bạn không thực sự tải xuống email trên máy tính của mình. Thay vào đó, bạn đang đọc email từ Exchange Server.

Với IMAP, email được đồng bộ hóa giữa thiết bị của bạn và máy chủ. IMAP cho phép lưu trữ lịch có giới hạn nhưng không hỗ trợ cộng tác trên lịch với những người dùng khác.

Email POP được tải xuống từ Exchange Server trên máy tính của bạn: Sau khi email được tải xuống máy tính của bạn, email sẽ bị xóa khỏi máy chủ. Để truy nhập email sau khi được tải xuống, bạn phải sử dụng cùng một máy tính. Nếu bạn truy cập email của mình từ thiết bị khác, email sẽ tải xuống lần nữa để có thể sử dụng.

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.

4. Sự khác nhau của lưu trữ email trên máy chủ Microsoft Exchange và POP3?

Microsoft Exchange không phải là cách duy nhất mà bạn có thể dùng để quản lý email tổ chức.

Hầu hết, mọi doanh nghiệp đều bắt đầu sử dụng email dưới hình thức POP3. Điểm khác biệt là POP3 bắt buộc bạn phải tải về toàn bộ email nếu như muốn sử dụng. Còn Exchange giúp lưu trữ email của bạn trên máy chủ.

Vậy lợi thế nằm ở đâu?

Với POP3 là email sẽ được tải xuống máy tính của bạn. Do đó, nếu một trong các máy tính cá nhân bị chết, tất cả các email của bạn sẽ bị mất.

Microsoft Exchange được thiết kế để tập trung các email của bạn vào một cơ sở dữ liệu. Email không được lưu trữ và xử lý email trên máy tính của bạn. Exchange quản lý và sao lưu email trên máy chủ của Microsoft.

Sự gia tăng phổ biến của “trao đổi email được lưu trữ” đã cho phép các tổ chức tiếp cận nhiều giải pháp phần mềm cấp doanh nghiệp. Vượt qua các rào cản lớn về chi phí cơ sở hạ tầng, phí cấp phép, bảo trì và đào tạo. Nói cách khác Exchange giúp các doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí khổng lồ.

>> Xem thêm: Tính năng và chi phí Google Workspace – giải pháp email doanh nghiệp của Google.

5. 10 tính năng tốt nhất của Microsoft Exchange

Lưu trữ Exchange là bước nhảy vọt so với email POP3 hoặc IMAP4 cơ bản. Exchange giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn nhiều thông qua quyền truy cập liên tục vào email, lịch và danh bạ cũng như các tệp và thông tin quan trọng.

Ngoài ra, 10 tính năng nổi bật dưới đây sẽ là “mấu chốt” để giúp bạn cân nhắc lựa chọn Exchange cho giải pháp email của doanh nghiệp mình:

5.1 Sử dụng email đồng bộ mọi lúc mọi nơi

Tính năng này là tính năng cơ bản của bất kỳ email online nào. Tuy nhiên, sự kết hợp của Exchange Online và Outlook Offline dưới sự quản lý và lưu trữ bởi Exchange Server sẽ mang đến cho tổ chức của bạn một nền tảng email hoạt động liên tục, dễ dàng và hiệu quả dù bạn đang ở những khu vực giới hạn internet nhất.

5.2 Tính năng ngăn chặn mất dữ liệu

Các tính năng DLP đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của bạn được bảo mật, vì người dùng không thể gửi nhầm thông tin nhạy cảm cho những người không được phép. Mẹo chính sách mới trong Outlook giúp người dùng nhận thấy các vi phạm chính sách trước khi xảy ra.

5.3 Các ứng dụng để tích hợp với Office

Mô hình mở rộng cho phép người dùng truy cập các plugin dễ dàng và tạo ra một công cụ giao tiếp mạnh mẽ hơn. Microsoft Exchange cũng cho phép đăng nhập một lần để có thể sử dụng nhanh nhiều ứng dụng.

5.4 Giao diện đơn cho eDiscovery

Microsoft Exchange cho phép bạn chạy Khám phá điện tử tại chỗ trên Exchange, SharePoint và Lync từ một giao diện duy nhất. Mọi thành viên tổ chức của bạn có thể dễ dàng lưu giữ và khám phá dữ liệu hơn. Trung tâm khám phá điện tử giảm chi phí quản lý các chức năng tuân thủ phức tạp.

5.5 Quản lý nhanh hệ thống email

Exchange Online cung cấp một bảng điều khiển cho Quản trị viên. Bảng điều khiển đơn giản để sử dụng và được tối ưu hóa để quản lý các triển khai tại chỗ, trực tuyến hoặc kết hợp. Microsoft còn cung cấp Ttrung tâm quản trị Exchange (Exchange Admin Center – EAC) để quản trị viên quản lý các cài đặt dành riêng cho Exchange.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng EAC để quản lý Exchange Online, hãy xem Trung tâm quản trị Exchange

Xem đầy đủ các tính năng tại đây: 10 tính năng quan trọng của Microsoft Exchange cho email doanh nghiệp

6. Nền tảng lưu trữ thuộc Microsoft Exchange

Nền tảng email đơn giản cho người dùng sử dụng là Exchange Online hay Outlook được chạy trên hệ thống máy chủ phức tạp của Microsoft là Exchange Server.

6.1 Microsoft Exchange Online

Exchange Online là giải pháp email trên dịch vụ dựa lưu trữ đám mây thay vì máy chủ vật lý.

Exchange Online cho phép bạn truy cập email, lịch, danh bạ và nhiệm vụ từ PC, web và di động. Nó tích hợp hoàn toàn với Active Directory cho phép quản trị viên sử dụng các chính sách nhóm, cũng như các công cụ quản trị khác, để quản lý các tính năng Exchange Online cho doanh nghiệp.

Khi đăng ký Exchange Online, bạn giữ quyền kiểm soát các dịch vụ nhắn tin, trao đổi thông tin của người dùng. Và bạn không phải chịu gánh nặng cho hoạt động của phần mềm máy chủ tại chỗ. 

Email được lưu trữ trên các máy chủ hỗ trợ nhiều khách hàng đồng thời. Các máy chủ này được đặt trong các trung tâm dữ liệu của Microsoft. Người dùng có thể truy cập trên nhiều loại thiết bị từ mạng công ty hoặc qua internet.

6.2 Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange Server là phần mềm máy chủ gửi thư và lịch do Microsoft phát triển. Exchange Server chuyên phục vụ các giải pháp email và trao đổi thông tin cho doanh nghiệp. 

Microsoft Exchange Server được cung cấp cho người dùng doanh nghiệp dưới 2 hình thức:

• Mua về cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp
• Thuê máy chủ được lưu trữ tại datacenter của Microsoft

Microsoft đã thiết kế Exchange Server để cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào email từ mọi thiết bị của họ dễ dàng hơn.

>> Xem thêm: So sánh Microsoft Exchange Server và Exchange Online

7. Tại sao chọn Microsoft Exchange để sử dụng?

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng email như một kênh giao tiếp chính. Nhưng nhiều công ty trong số này dừng lại ở đó. Họ bỏ lỡ các tính năng thúc đẩy năng suất như lịch dùng chung, thông tin liên hệ và tệp.

Bằng cách nâng cấp lên phần mềm nhắn tin kinh doanh phổ biến nhất thế giới, Microsoft Exchange, bạn có thể nâng cao đáng kể hiệu quả của nhóm.

Bên cạnh đó, với Exchange tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365, bạn có thể sử dụng mọi ứng dụng từ đám mây như bộ Office để làm việc, soạn thảo; Microsoft Teams để gọi và họp video từ xa; giao tiếp và cộng tác chuyên nghiệp các kế hoạch chung; hay đồng bộ Lịch Outlook với Microsoft Bookings để sắp xếp, lên lịch hẹn với khách hàng đơn giản hơn bao giờ hết.

Tất cả trong một với Microsoft 365.

8. Tại sao Microsoft Exchange lại quan trọng?

Các công ty vừa và nhỏ có thể đạt được ba lợi ích khi sử dụng Microsoft Exchange:

• Tập trung các email để chúng có thể được sao lưu

Nếu bạn đang sử dụng mô hình POP3 cũ, bạn có nguy cơ bị mất email. Trao đổi trước hết là tập trung và sao lưu thông tin đó.

• Loại bỏ các mối đe dọa qua email trước khi chúng đến tay bạn

Exchange tích cực bảo vệ dữ liệu của bạn bằng các biện pháp bảo vệ tích hợp trước các mối đe dọa qua email. Tính năng lọc thư rác nhiều lớp đi kèm với các bản cập nhật liên tục. Tính năng này giúp bảo vệ chống lại các mối đe dọa và lừa đảo ngày càng phức tạp, trong khi nhiều công cụ chống phần mềm độc hại hoạt động để bảo vệ dữ liệu email của bạn khỏi virus.

• Lịch được chia sẻ giữa các thành viên khác nhau trong tổ chức của bạn

Luôn được thông báo về những gì các nhân viên khác đang làm. Lịch dùng chung giúp doanh nghiệp có tổ chức, tiết kiệm tài nguyên, nguồn nhân lực, tư đó đạt năng suất hơn.

9. Đánh giá các yêu cầu và xác định mô hình dịch vụ Exchange

Có 2 tùy chọn để bạn sử dụng Microsoft Exchange:

• Mua các gói Exchange Online được cung cấp riêng (Plan 1 và Plan 2)
• Mua các gói Microsoft 365 có sẵn Exchange và tích hợp nhiều công cụ khác từ đám mây

Mua Exchange Online độc lập hay mua từ gói Microsoft 365?

Có 2 điểm khác biệt khi mua một trong hai cách trên đây là: giá cả và tính năng.

Về chi phí, các giải pháp không có sự chênh lệch nhiều nhưng tính năng thì có nhiều khác biệt. Với Exchange Online bạn chỉ có thể sử dụng email (và không gì nữa). Với Microsoft 365, bạn có thể sử dụng đồng bộ nhiều ứng dụng giá trị của Microsoft. Xem chi tiết tính năng và giá cả của Microsoft Exchange để thấy sự khác nhau.

Về cách mua, bạn cũng có 2 cách để mua giấy phép sử dụng Microsoft Exchange:

• Đăng ký trực tiếp với Microsoft 
• Đăng ký thông qua đối tác của hãng tại Việt Nam

Vậy nên đăng ký trực tiếp với hãng hay thông qua đối tác như MM Group?

Có 2 điểm khác biệt khi bạn chọn đăng ký theo một trong hai cách đó là: quy trình và thiết lập (giá cả không thay đổi).

Thứ nhất, nếu đăng ký trực tiếp với hãng, bạn cần biết tiếng Anh và có nhân viên IT hỗ trợ các vấn đề cài đặt, cấu hình, chuyển dữ liệu email. Microsoft có thể hỗ trợ bạn nhưng thời gian có thể khá lâu.

Thứ hai, khi đăng ký trực tiếp với hãng, bạn phải thực hiện thêm một số quy trình là đóng thuế nhà thầu. Ngoài ra, bạn sẽ mất thêm 4.5% phí chuyển đổi (bao gồm phí hành chính và thuế nhà thầu). Khi đăng ký với đối tác của Microsoft, họ xử lý quy trình này với quy mô lớn và hàng ngày nên thời gian và chi phí sẽ ít hơn so với bạn tự thực hiện.

Ngoài ra, việc tiếp xúc và tìm hiểu về Microsoft 365 hay Exchange còn phức tạp, bạn nên nhờ đến các chuyên gia tư vấn để chọn giải pháp Microsoft 365 phù hợp. Nói chuyện với chuyên gia CNTT và đối tác ủy quyền của hãng để đánh giá các yêu cầu và xem tùy chọn nào phù hợp nhất với bạn.

10. Cách cài đặt Microsoft Exchange

Hầu hết các công ty chuyển sang Exchange đều có khả năng chuyển đổi từ POP3 hay IMAP. Để hoàn tất quá trình di chuyển, bạn cần xuất tất cả email, sau đó nhập chúng vào Exchange. Sau khi hoàn tất, bạn cần phải cấu hình lại tất cả các máy tính để sử dụng. Nhìn chung, nếu bạn có đội CNTT, họ có thể làm điều này khá dễ dàng. Bạn cũng có thể nhận sự hỗ trợ từ hãng hoặc từ đối tác cung cấp dịch vụ cho bạn.

Hi vọng bài viết đã cho bạn cái nhìn toàn diện về Microsoft Exchange là gì? Cũng như những gì Microsoft Exchange có thể đem lại cho doanh nghiệp của bạn.

---

11. Giải pháp Email doanh nghiệp khác

Google Workspace hay Zoho Workplace cũng là các giải pháp email doanh nghiệp trên đám mây hàng đầu hiện nay. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết về 3 dịch vụ Microsoft 365, Google Workspace và Zoho Workplace tại link: https://mmgroup.vn/so-sanh-google-workspace-microsoft-365-zoho-workplace/ 

Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc, bạn cũng có thể gọi ngay cho chuyên viên của chúng tôi qua hotline 02873 004 009 hoặc gửi yêu cầu tư vấn về địa chỉ email sales@mmgroup.vn, MM Group sẽ giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp.