Các tổ chức thường sử dụng Microsoft SharePoint Online để tạo website. Bạn có thể dùng ứng dụng này như một nơi an toàn để lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và truy nhập thông tin từ mọi thiết bị. Mọi thứ bạn cần là một trình duyệt web, chẳng hạn Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome hoặc Firefox.
Bài viết này sẽ cung cấp các thông tin tổng quan về Microsoft SharePoint Online kèm theo hướng dẫn ngắn về cách tạo SharePoint.
Nội dung chính
SharePoint là một nền tảng cộng tác mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft. SharePoint cho phép nhiều người dùng chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu cùng lúc, cung cấp không gian lưu trữ dữ liệu cho nhóm.
SharePoint là nền tảng cộng tác và quản lý nội dung mà trên đó nhiều người dùng có thể đồng thời lưu trữ, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu.
Giao diện web được cung cấp cho tất cả người dùng Microsoft SharePoint và Microsoft SharePoint Online.
Nếu bạn muốn sử dụng giao diện dòng lệnh để quản lý phần mềm SharePoint, các lệnh ghép ngắn PowerShell của SharePoint Online được cung cấp cho mục đích này.
Các tổ chức sử dụng SharePoint khi chức năng của máy chủ tệp truyền thống và tài nguyên được chia sẻ (chẳng hạn như có sẵn qua giao thức SMB hoặc NFS) là không đủ.
SharePoint Online là phiên bản dựa trên đám mây (chạy trong trung tâm dữ liệu của Microsoft) của SharePoint Server (chạy trong trung tâm dữ liệu cục bộ).
Tất cả các tác vụ bảo trì đều do Microsoft thực hiện và các bản cập nhật sẽ được cài đặt tự động khi được giới thiệu.
Các tính năng của SharePoint Server và SharePoint Online gần như giống hệt nhau.
>> Xem ngay: So sánh SharePoint và OneDrive: Lưu trữ đám mây nào phù hợp cho doanh nghiệp
Lưu ý, các bước tạo Sharepoint dưới đây áp dụng cho người dùng Microsoft 365 hoặc Sharepoint Online. Làm theo các bước hướng dẫn dưới đây nhé:
Bước 1: Đăng nhập Microsoft 365 của bạn trên trình duyệt web và đi đến Sharepoint
Nếu bạn đăng nhập bằng quyền quản trị viên, bạn sẽ thấy giao diện Sharepoint như hình bên dưới.
Giao diện Sharepoint – Nguồn: nakivo.com
Bước 2: Click vào SharePoint ở góc trên cùng bên trái >> Click vào Create site.
Bước 3: Chọn loại trang mà bạn muốn tạo là Team site hay communication site.
Team site hay trang cho nhóm là nơi bạn và nhóm của bạn có thể lưu trữ tệp, chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa các tài liệu được chia sẻ cùng nhau. Site nhóm thường được tạo để sử dụng trong nội bộ tổ chức và để một nhóm người có thể truy cập.
Communication site hay trang cộng tác là trang thường được dùng để hiển thị thông tin chung cho người dùng và khách hàng bên ngoài.
Trong ví dụ này chúng ta sẽ tạo một Team site nhé.
Bước 1: Điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu như hình bên dưới. Ví dụ của chúng tôi:
- Tên Site: Blog Team Site
- Địa chỉ email nhóm: BlogTeamSite
- Địa chỉ site: BlogTeamSite (https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite)
- Mô tả Site: What is SharePoint?
- Cài đặt bảo mật: Private – Only members can access this site
- Chọn ngôn ngữ: English
Nguồn: nakivo.com
Sau đó click continue.
Bước 2: Thêm người sở hữu và thành viên
Thêm thành viên có thể truy cập SharePoint Team Site của bạn bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email của từng người dùng.
Các thành viên trong nhóm sẽ nhận được lời mời qua email.
Ngoài ra, bạn có thể thêm chủ sở hữu cho trang này.
Chủ sở hữu có toàn quyền kiểm soát trang SharePoint và có thể quản lý quyền truy cập vào nội dung, thay đổi quyền của người dùng, chỉnh sửa nội dung của trang,…
Click vào Finish để hoàn tất thiết lập.
Lúc này, site nhóm của bạn đã tạo xong, mọi người dùng được thêm vào đã có thể tạo tài liệu, cộng tác trên site.
Bạn có thể tạo các loại nội dung khác nhau trên Trang SharePoint như:
- Thư viện tài liệu
- Một danh sách
- Một trang
- Một kế hoạch
- Một ứng dụng
- Một bài đăng tin tức
- Một liên kết tin tức
Quản trị viên SharePoint có thể quản lý tất cả nội dung SharePoint, bao gồm người dùng, các trang và quyền người dùng.
Để mở trung tâm quản trị SharePoint bạn đăng nhập vào Microsoft 365 admin Center và chọn Sharepoint như hình bên dưới.
Nguồn: nakivo.com
Trên trang này, bạn có thể xem các báo cáo và trung tâm thông báo.
Trong ngăn bên trái, còn được gọi là ngăn điều hướng, bạn có thể truy cập các tùy chọn và tính năng để định cấu hình chúng.
Kết
Nhìn chung, SharePoint Online khá đơn giản để sử dụng. Nó lại rất hữu ích trong việc kết nối, chia sẻ và làm việc cùng nhau trong một team. Nó giúp mọi người trong nhóm của bạn có một không gian cộng tác chỉn chu và chuyên nghiệp hơn hẳn.
Hãy bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc đăng ký ngay Microsoft 365 để nhận được Sharepoint giàu tính năng nhé!
Xem thêm nhé:
