Trong thời đại số, việc lưu trữ quản lý và chia sẻ dữ liệu trở nên ngày càng quan trọng đối với cả cá nhân và tổ chức. Và khi đề cập đến các giải pháp đám mây, Microsoft đã trở thành một trong những giải pháp tiên phong. Hai trong số các dịch vụ đám mây phổ biến của Microsoft là SharePoint và OneDrive, cả hai đều cung cấp các công cụ mạnh mẽ để lưu trữ và quản lý dữ liệu trực tuyến.
Nhưng làm thế nào để xác định xem SharePoint hay OneDrive là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh SharePoint và OneDrive để giúp bạn quyết định xem nên sử dụng dịch vụ nào.
Nội dung chính
SharePoint là nền tảng chia sẻ, quản lý nội dung và cộng tác liền mạch được phát triển bởi Microsoft. Các tổ chức thường sử dụng Microsoft SharePoint để tạo trang web. Có hơn 200.000 tổ chức cùng 190 triệu người sử dụng SharePoint cho mạng nội bộ, site nhóm và hoạt động quản lý nội dung.
Các tính năng chính của SharePoint là:
- Thiết lập website nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp
- Người dùng có thể cộng tác, chỉnh sửa trên tệp, tài liệu…
- Tự động hóa quy trình kinh doanh
- Quản lý nội dung, dữ liệu trong công ty
- Tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng Microsoft 365
- Cộng tác nhóm trên các dữ liệu, dự án..
SharePoint được triển khai theo nhiều cách:
- SharePoint trong Microsoft 365: Microsoft 365 là dịch vụ dựa trên đám mây, tích hợp nhiều ứng dụng trong một giải pháp, trong đó có SharePoint.
- SharePoint Server: Doanh nghiệp có thể tự triển khai và vận hành SharePoint Server tại cơ sở hạ tầng cục bộ hoặc đăng ký Microosft 365 Enterprise để tận dụng tất cả các tính năng nổi bật nhất.
- SharePoint Designer 2013: Một giải pháp miễn phí được phát hành lần cuối vào năm 2013. Đây là một công cụ được phát triển bởi Microsoft để giúp người dùng tạo, tùy chỉnh, và quản lý các trang web và ứng dụng trên SharePoint 2013.
2. OneDrive là gì?
OneDrive là giải pháp lưu trữ trên nền tảng đám mây của Microsoft. Giải pháp này cho phép bạn lưu trữ và bảo vệ các tệp của mình, chia sẻ dữ liệu với người khác và truy cập dữ liệu từ mọi nơi trên tất cả các thiết bị của bạn.
OneDrive và OneDrive for Business đều là dịch vụ lưu trữ tệp của Microsoft, nhưng chúng phục vụ mục đích và đối tượng khác nhau.
OneDrive: Là dịch vụ lưu trữ dữ liệu cá nhân, được thiết kế để người dùng cá nhân có thể lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp của họ. Người dùng sẽ sở hữu 5GB dung lượng lưu trữ trong OneDrive. Ngoài ra, bạn cũng có thể nâng cấp lên phiên bản trả phí để có thêm dung lượng lưu trữ.
OneDrive for Business: Là một phần của Microsoft 365 và được thiết kế cho tổ chức và doanh nghiệp. Giải pháp này được quản lý và kiểm soát bởi tổ chức hoặc quản trị viên của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ. Hơn thế nữa, OneDrive for Business cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ cho các dữ liệu trong doanh nghiệp.
SharePoint và OneDrive đều là các giải pháp lưu trữ và chia sẻ tệp tin trong môi trường điện toán đám mây. Tuy nhiên, vẫn sẽ có sự khác biệt thông qua tính năng và mục tiêu sử dụng. Cùng so sánh SharePoint và OneDrive thông qua các yếu tố như:
3.1 Đối tượng sử dụng
OneDrive là dịch vụ lưu trữ tệp cá nhân, được thiết kế cho người dùng cá nhân. Mỗi người dùng có một kho lưu trữ riêng, không chia sẻ mặc định với người khác. OneDrive for Business cũng thế, bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp và sao lưu tùy ý các dữ liệu trên điện toán đám mây.
Còn với SharePoint, giải pháp này thường được ưu tiên sử dụng cho tổ chức và doanh nghiệp. Dữ liệu trong SharePoint thường liên quan đến tài liệu tổ chức, dự án, thông tin và công việc nhóm, không phải là dữ liệu riêng tư của người dùng.
Nhìn chung, OneDrive là giải pháp lưu trữ dữ liệu cá nhân và được quản lý bởi người dùng. Còn SharePoint dịch vụ lưu trữ tệp được quản lý bởi tổ chức hoặc quản trị viên để cộng tác và chia sẻ thông tin.
3.2 Chia sẻ tệp
Cả 2 nền tảng này đều cung cấp tính năng chia sẻ tệp. Tuy nhiên, có sự khác biệt rõ ràng giữa OneDrive và SharePoint.
SharePoint được sử dụng để tạo một trang nội bộ trong công ty nhằm chia sẻ tài liệu, cộng tác và chỉnh sửa tài liệu của người dùng. Quản trị viên hệ thống của công ty xác định những tệp nào người dùng có thể chia sẻ và truy cập.
Khi sử dụng OneDrive, các tệp sẽ ở chế độ riêng tư và những người dùng khác không thể truy nhập được cho đến khi chủ sở hữu chia sẻ tệp. Các tệp cá nhân từ OneDrive có thể được chia sẻ và lưu vào SharePoint.
Về tính năng chia sẻ tệp, SharePoint cung cấp kiểm soát quyền truy cập chi tiết, rộng hơn khả năng chia sẻ của OneDrive.
3.3 Mã hóa
Cả SharePoint và OneDrive đều cung cấp tính năng mã hóa để bảo vệ dữ liệu, nhưng SharePoint cung cấp nhiều tùy chọn bảo mật hơn.
Theo Microsoft, các giải pháp đều được tích hợp giao thức mã hóa TLS và SHA-2, kết nối SSL sử dụng khóa mã hóa 2048 bit. Đồng thời, dữ liệu cũng sẽ được lưu trữ, mã hóa trên các máy chủ trong trung tâm dữ liệu được sử dụng bởi nền tảng đám mây.
3.4 Hợp tác nhóm
OneDrive có tính năng hợp tác nhóm, nhưng nó không mạnh mẽ như SharePoint trong việc quản lý dự án và cộng tác trong tổ chức. Với OneDrive, bạn có thể chia sẻ tài liệu với người khác và cùng làm việc trên chúng.
Còn với SharePoint, một nền tảng hợp tác mạnh mẽ, cung cấp nhiều tính năng cho việc cộng tác cùng nhau. Bạn có thể tạo các trang wiki, diễn đàn, danh sách công việc và nhiều tính năng khác để hỗ trợ cộng tác và giao tiếp trong nhóm.
>> Xem thêm: Top 4 phần mềm làm việc nhóm của Microsoft: hơn 90% doanh nghiệp nhỏ đang dùng, còn bạn?
Việc chọn lựa sử dụng SharePoint hay OneDrive để lưu trữ dữ liệu sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.
Nếu bạn cần lưu trữ tệp trên đám mây và sử dụng các tính năng cộng tác như chia sẻ, đồng chỉnh sửa thì bạn có thể sử dụng OneDrive.
ần tạo
Hoặc nếu bạn c một website nội bộ để có thể cộng tác cùng nhau trong tổ chức, bạn có thể chọn dùng SharePoint. Ngoài ra, OneDrive cũng có thể được tích hợp với SharePoint để lưu trữ nội dung trang web dựa trên nền tảng SharePoint.
Kết
Cả SharePoint và OneDrive đều là những công cụ mạnh mẽ trong việc quản lý tài liệu và cộng tác đám mây. Vậy nên, việc sử dụng đúng giải pháp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả làm việc.
Mời bạn xem thêm:
