7 Thủ thuật lưu trữ dữ liệu hiệu quả trên Microsoft OneDrive

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ dữ liệu có tiếng từ Microsoft, được thiết kế để lưu trữ và đồng bộ dữ liệu lên đám mây.

Bên cạnh đó, khả năng chia sẻ dữ liệu và cộng tác theo thời gian thực của OneDrive cũng cực kỳ ấn tượng. Ngoài ra còn có tính năng bảo mật nâng cao, khôi phục dữ liệu đã xóa, đồng bộ tệp đính kèm trong email, v.v.

Để giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh của OneDrive, chúng tôi tổng hợp 7 thủ thuật lưu trữ dữ liệu hiệu quả trong bài viết này. 

Cùng tìm hiểu.

1. Sao lưu dữ liệu từ máy tính lên OneDrive

Người dùng OneDrive có thể bật tính năng sao lưu dữ liệu từ máy tính lên OneDrive để đồng nhất dữ liệu, giảm rủi ro liên quan đến mất dữ liệu khi vô tình xóa hoặc gặp sự cố.

Để sao lưu dữ liệu từ máy tính lên OneDrive, hãy 

• Bấm vào biểu tượng OneDrive màu trắng hoặc xanh lam trên thanh tác vụ của máy tính
• Nhấp vào biểu tượng Setting trong menu
• Sau đó chọn Manage Backup
• Chuyển các thư mục muốn đồng bộ lên OneDrive sang On
• Cuối cùng nhấn Save changes để hoàn tất

Xem video hướng dẫn thực hiện:

2. Sao lưu tệp đính kèm trong Email lên OneDrive

Người dùng có thể thiết lập để tệp đính kèm trong Outlook email được đồng bộ tự động lên Microsoft OneDrive. Bằng cách này, bạn sẽ không còn lo lắng về tình trạng thất lạc các file đính kèm quan trọng.

Để sao lưu tệp đính kèm trong Email lên OneDrive, hãy 

• Đăng ký tài khoản Microsoft Power Automate tại đây
• Sau đó truy cập vào trang đồng bộ Outlook với OneDrive của Microsoft Power Automate.
• Chọn Save Outlook.com attachments to your OneDrive và làm theo lời nhắc trên màn hình để hoàn tất

>> Xem thêm: Tải và lưu tệp vào thư mục OneDrive: Bảo mật dữ liệu trên đám mây

3. Đồng bộ Google Drive với OneDrive

Google Drive có khoảng 800 triệu người dùng hoạt động hàng ngày. Và rất có thể khách hàng, đối tác hoặc cộng sự của bạn là một trong số đó. Vì vậy thay vì yêu cầu họ chuyển sang sử dụng OneDrive, bạn cũng có thể đồng bộ OneDrive của mình với Google Drive để quá trình cộng tác suôn sẻ hơn.

Để đồng bộ Google Drive với OneDrive, hãy 

• Sử dụng lại tài khoản Power Automate đã tạo ở mục 2, truy vào trang đồng bộ Google Drive với OneDrive tại đây
• Chọn Sync new OneDrive Files to Google Drive Files và làm theo lời nhắc trên màn hình để hoàn tất

4. Giới hạn người và thời gian truy cập liên kết được chia sẻ

Khi chia sẻ tệp hoặc thư mục OneDrive, người dùng OneDrive có thể tùy ý thiết lập ai có thể truy cập liên kế, và thời hạn truy cập là trong bao lâu. Tính năng này sẽ trở nên cực kỳ có giá trị nếu bạn muốn giới hạn số người xem, hoặc thời gian xem cụ thể.

Để giới hạn người và/hoặc thời gian truy cập liên kết được chia sẻ, hãy

• Nhấp vào biểu tượng Share trên thư mục hoặc tệp cần chia sẻ
• Chọn Everyone with the link can edit để cho phép người nhận được link có quyền truy cập 
• (Tùy chọn) Hoặc chọn Specific People để nhập vào người nhận cụ thể
• Trong mục Expiration date, chọn ngày liên kết hết hiệu lực

>>Xem ngay: Tính năng chia sẻ tài liệu ngay trên ứng dụng OneDrive.

5. Khôi phục các phiên bản tệp tin cũ

OneDrive mặc định lưu lại lịch sử thay đổi đối với tất cả các tệp, và cho phép khôi phục lại các tệp đã xóa. Vì vậy, nếu chẳng may vô tình xóa nhầm hoặc muốn tìm lại phiên bản cũ hơn của tài liệu, bạn vẫn có thể khôi phục lại chúng bất kỳ lúc nào.

Để khôi phục lại các phiên bản cũ hơn của tệp trên OneDrive, hãy

• Nhấp chuột phải vào tệp tin mong muốn
• Chọn Version History từ danh sách thả xuống
• Nhấp chuột phải vào phiên bản mong muốn và chọn Restore

>> Xem thêm: Hướng dẫn khôi phục các tệp đã xóa vĩnh viễn OneDrive để lấy lại những gì đã mất

6. Truy cập OneDrive từ thiết bị di động

OneDrive hoạt động trên cả desktop, thiết bị di động và phiên bản web, miễn có kết nối Internet. Do đó, ngay cả khi không có mặt ở văn phòng, bạn vẫn có thể truy cập vào kho dữ liệu của mình mọi lúc.

Để dùng OneDrive trên thiết bị di động hãy

• Tìm và tải xuống ứng dụng OneDrive trên Android hoặc iOS
• Sau đó đăng nhập vào tài khoản của bạn và bắt đầu sử dụng

7. Tăng cường bảo mật với Personal Vault

Nếu có nhiều thông tin cá nhân nhạy cảm trong tài khoản OneDrive của mình, bạn có thể thêm một lớp bảo mật bổ sung bằng tính năng Personal Vault.

Khi mở tệp trong Personal Vault, bạn sẽ được yêu cầu phải xác thực hai lớp. Sau khi được mở khoá, Personal Vault sẽ tự động khoá lại sau 20 phút nếu người dùng không thực hiện thao tác nào. 

Để lưu trữ dữ liệu trong Personal Vault của OneDrive, hãy

• Mở OneDrive, sau đó chọn thư mục Personal Vault
• Ở lần mở đầu tiên, Personal Vault sẽ yêu cầu xác thực hai lớp. Bạn hãy làm theo lời nhắc trên màn hình để hoàn tất xác minh
• Sau đó, di chuyển các tệp cá nhân cần bảo mật có sẵn từ OneDrive vào Personal Vault hoặc tải lên dữ liệu mới

Kết

Với tính năng bảo mật hàng đầu, dễ sử dụng và linh hoạt, không có gì ngạc nhiên khi OneDrive đã và đang trở thành một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất thế giới.

Để nâng cao hơn nữa trải nghiệm OneDrive của bạn, hy vọng 7 thủ thuật lưu trữ dữ liệu mà chúng tôi liệt kê trên đây sẽ phát huy tác dụng.

Có thể bạn quan tâm:

Video nên xem: