OneDrive là gì? Hướng dẫn sử dụng OneDrive chi tiết

Tượng tự như Drive của Google OneDrive là một dịch vụ lưu trữ trên nền điện toán đám mây. Giúp các bạn có thể lưu trữ hầu hết các tài liệu mọi lúc mọi nơi.

Trong bài viết hôm nay cùng microsoft365.com.vn tìm hiểu chi tiết về Onedrive nhé.

1. OneDrive là gì?

Onedrive là một dịch vụ lưu trữ của Microsoft, trước có tên là SkyDrive sau đổi tên thành OneDrive.

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ trên nền điện toán đám mây của Microsoft. Cho phép người dùng có thể lưu trữ hầu hết dữ liệu. Bạn có thể truy cập thao tác mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị với Onedrive.

OneDrive có thể xem như là một ổ cứng di động trực tuyến của bạn. Với OneDrive bạn có thể:

Xem, chỉnh sửa lưu trữ tài liệu dễ dàng trên mọi thiết bị có kết nối internet như laptop, PC, Macbook, Tab, điện thoại thông minh.

2. Tạo một tài khoản OneDrive

Nếu bạn có tài khoản của Microsoft bạn không cần phải tạo thêm tài khoản nữa mà chỉ cần đăng nhập và sử dụng.

Các tài khoản củaMicrosoft như: @outlook.com, @hotmail.com, @live.com hoặc tài khoản Xbox Live hay Skype.

Đó chính là tài khoản của Microsoft và bạn có thể sử dụng thông tin đó để đăng nhập.

Nếu bạn chưa có tài khoản có thể đăng ký các bước sau đây.

Bước 1:  Mở trình duyệt, truy cập trang web OneDrive.com.

Bước 2 : Nhấp chọn nút Sign up for free.

Bước 3: Nhấp chọn nút Create a Microsoft account.

Bước 4: Tạo một email và một mật khẩu cho tài khoản mới.

Bước 5: Nhấp chọn nút Next.

Bước 6: Sau khi điền đầy đủ thôn tin theo hướng dẫn các bạn sẽ có tài khoản OneDrive.

>> Xem ngay: SharePoint là gì? 7+ tính năng nâng cao của SharePoint.

3. Tải ứng dụng OneDrive trên win 10

Thông thường thì win10 đã cài sẵn OneDrive

Bước 1: Mở Start.

Bước 2: Tìm kiếm và mở OneDrive. (Nếu không tìm thấy OneDrive trên máy tính, hãy tải xuống ứng dụng OneDrive từ Microsoft và cài đặt.)

Bước 3: Nhập địa chỉ email đã tạo ở trên rồi nhấp chọn nút Sign in. 

Bước 4: Nhập mật khẩu rồi nhấp chọn nút Sign in.

Bước 5: Tiếp tục chọn Next.

Bước 6: Nhấp chọn nút Not now nếu bạn muốn sử dụng bản miễn phí của OneDrive.

Bước 7: Cuối cùng nhấp chọn Open my OneDrive folder. Sau khi hoàn thành bước này bạn có thể tải tài liệu của mình lên Onedrive.

Cách tải tập tin lên OneDrive

Với OneDrive thì tải tập tin lên Drive khá đơn giản.

Mở thư mục nơi chứa tập tin bạn muốn tải lên.

Chọn tập tin mà muốn tải lên

Kéo thả hoặc copy và paste nội dung vào thư mục OneDrive.

Lưu ý: Bạn có thể lưu trữ trực tiếp tài liệu đang soạn thảo lên OneDrive.

>> Xem ngay: Microsoft 365 là gì? tất cả các ứng dụng mail, office, làm việc nhóm, chat, gọi video…. trong một tài khoản. Giúp nâng cao hiệu xuất làm việc.

4. Chọn thư mục để đồng bộ lên Drive

Trong thư mục có rất nhiều file tài liêu. Để tiết kiệm thời gian bạn có thể tải cả thư mục của mình lên OneDrive.

Bước 1: Nhấp chọn biểu tượng đám mây ở khu vực thông báo.

Bước 2: Nhấp chọn menu (biểu tượng dấu ba chấm) ở góc trên bên phải.

Bước 3: Nhấp chọn Settings.

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp với giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu.

Bước 4: Ở tab “Account” nhấp chọn nút Choose folders.

Bước 5: Bỏ tùy chọn Make all files available.

Tích chọn vào thư mục bạn muốn hiển thị.

Nhấp chọn OK

Sau khi hoàn thành bước trên bạn có thể truy cập thư mục của mình trên OneDrive.

5. Trạng thái đồng bộ của OneDrive

Hình đám mây màu trắng bên phải góc dưới màn hình:  OneDrive đang chạy mà không gặp sự cố và đồng bộ hóa được cập nhật.

OneDrive màu xạnh: Cho biết tài khoản “OneDrive for business” được cấu hình. Dữ liệu đang được đồng bộ và không có vấn đề.

OneDrive màu xám: Đám mây đang chạy nhưng không kết nối với bất kỳ tài khoản nào hoặc bạn đã đăng xuất.

Đám mây với mũi tên vòng tròn: OneDive đang hoạt động tải về hoặc tải lên dữ liệu.

Đám mây với biểu tượng dấu X nên đỏ: OneDrive đang chạy, nhưng đồng bộ hóa có vấn đề các bạn chú ý.

Đám mây trắng với viền màu xanh: Tập tin chưa được tải về, không chiếm bộ nhớ lưu trữ thiết bị.

Hình tròn trắng viền xanh với dấu tích: Tập tin đang ngoại tuyến, bạn có thể mở chúng khi không có Internet chiếm dung lượng lưu trữ.

Hình tròn xanh với dấu tích trắng: Bạn sẽ thấy tùy chọn “Always keep on this device (Luôn giữ trên thiết bị này)” để đảm bảo các tệp quan trọng khả dụng khi ngoại tuyến.

Hình tròn đỏ với dấu X trắng: Cảnh báo bạn có sự cố khi đồng bộ hóa thư mục hoặc tập tin.

6. Chia sẻ tập tin trong OneDrive bằng tài khoản thông thường

Bạn có một tài liệu rất hay muốn chia sẻ nó với bạn bè. Với OneDrive bạn có thể chia sẻ dữ liệu rất dễ dàng.

6.1 Chia sẻ tập tin.

Bước 1: Mở OneDrive.

Bước 2: Duyệt vào đường dẫn chứa tập tin bạn muốn chia sẻ.

Bước 3: Nhấp chuột phải vào tập tin chọn Share a OneDrive link

Sau đó một liên kết tới tệp mới sẽ được tạo, hãy sao chép nó và gởi cho người mà bạn muốn chia sẻ. OneDrive tính năng này rất cần trong email của công ty giúp các bạn quản lý tài nguyên dễ dàng.

6.2 Hủy chia sẻ file bằng cách:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào tệp bạn đang chia sẻ.

Bước 2: Lựa chọn More OneDrive sharing.

Bước 3: Bạn sẽ được đưa sang giao diện web, nhấp vào nút thông tin tệp ở góc trên cùng bên phải.

Bước 4: Nhấp chọn Manage access.

Bước 5: Xóa liên kết bằng nút X.

Bước 6: Nhấp chọn nút Remove link.

7. Chia sẻ tập tin bằng OneDrive for Business

Việc chia sẻ OneDrive for Business rất đơn giản không rờm rà như tài khoản miễn phí.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào tập tin muốn chia sẻ.

Bước 2: Chọn Share.

Bước 3: Sử dụng menu sổ xuống để chọn quyền chia sẻ.

Bước 4: Nhập địa chỉ email mà bạn muốn gởi. Hoắc coppy liên kết gởi cho người khác.

>>Xem ngay: Outlook là gì? So sánh Gmail của Google và Outlook của Microsoft ai là người chiến thắng.

7.1 Dừng chia sẻ   OneDrive For Business:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào tập tin đang được chia sẻ.

Bước 2: Chọn Share.

Bước 3: Chọn nút ba chấm ở góc trên bên phải.

Bước 4: Chọn Manage Access.

Bước 5: Xóa liên kết bằng nút X.

7.2 Thêm bộ nhớ OneDrive

Khi bạn đăng ký OneDrive miễn phí cho các bạn 5G.

Nếu bạn cảm thấy không đủ các bạn có thể nâng cấp dung lượng của mình lên 50G với 1,99$ mối tháng.

Bước 1: Nhấp chọn biểu tượng đám mây ở khu vực thông báo.

Bước 2: Nhấp chọn menu (biểu tượng dấu ba chấm) ở góc trên bên phải.

Bước 3: Nhấp chọn Settings.

Bước 4: Nhấp chọn tab “Account” để xem bộ nhớ hiện tại.