Bất kể đang giữ vai trò gì hay ở tổ chức nào, việc theo dõi và quản lý công việc cũng đều cực kỳ cần thiết. Điều này đặc biệt đúng khi chúng ta phải đối diện với hàng tá nhiệm vụ, dự án và danh sách công việc phức tạp hàng ngày.
Trên cương vị là gã khổng lồ trong lĩnh vực ứng dụng năng suất, Microsoft tất nhiên không “ngồi im”. Ngay trong bộ ứng dụng Microsoft 365, hãng đã tích hợp một ứng dụng theo dõi, quản lý và sắp xếp nhiệm vụ có tên là Microsoft Lists.
Vậy thì, trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu Microsoft Lists là gì, liệu nó có “mờ nhạt” trong bộ ứng dụng Microsoft 365 hay không?
Nội dung chính
1. Microsoft Lists là gì?
Microsoft Lists là một ứng dụng quản lý danh sách và công việc thông minh, được tích hợp trong nền tảng Microsoft 365.
Với Microsoft Lists, người dùng có thể tạo ra các danh sách nhiệm vụ chi tiết hoá để theo dõi tiến độ và tổ chức công việc một cách hợp lý, hiệu quả. Hơn hết, ứng dụng còn cho phép người dùng quản lý công việc một cách đồng nhất nhờ khả năng tương thích với mọi thiết bị và nền tảng.
2. Các tính năng nổi bật của Microsoft Lists
Microsoft Lists bao gồm đầy đủ những tính năng mà người dùng cần ở một ứng dụng quản lý công việc. Ví dụ như xem dòng thời gian, xem lịch biểu, tạo danh sách nhiệm vụ, thêm tệp đính kèm vào nhiệm vụ, theo dõi hoạt động, v.v.
Ngoài ra, Lists còn bao gồm những tính năng nổi bật khác, được xem là những điểm cộng giúp Lists nổi bật hơn các ứng dụng đối thủ.
Dưới đây là những tính năng nổi bật của Microsoft Lists.
2.1 Quản lý các quy tắc
Một tính năng thú vị của ứng dụng Microsoft Lists là hệ thống quy tắc, hoạt động tương tự như các bộ lọc trong Outlook.
Quy tắc được áp dụng để tự động thực hiện các hành động hoặc gửi thông báo khi xảy ra điều kiện đã được thiết lập. Tương tự như quy tắc If – Then quá quen thuộc với nhiều người.
Ví dụ, bạn có thể thiết lập quy tắc để Lists tự động di chuyển một mục từ danh sách nhiệm vụ này sang danh sách nhiệm vụ khác khi bạn đã hoàn thành.
Về cơ bản, quy tắc trong Microsoft Lists giúp tự động hóa các quy trình, giảm công sức và thời gian để thực hiện thủ công từng tác vụ. Bằng cách sử dụng rules, người dùng có thể tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với quy trình công việc và nhu cầu cụ thể.
>>Xem ngay: Microsoft Intune quản lý ứng dụng trên các thiết bị.
2.2 Chia sẻ danh sách và mục
Microsoft Lists cho phép chia sẻ danh sách nhiệm vụ với quyền chỉnh sửa hoặc quyền chỉ đọc.
Bạn cũng có thể chia sẻ các mục riêng lẻ, bật hoặc tắt khả năng chỉnh sửa, đặt ngày hết hạn và yêu cầu người dùng nhập mật khẩu trước khi truy cập dữ liệu trong ứng dụng này.
2.3 Chế độ xem danh sách, lưới, lịch và thư viện
Có 04 chế độ xem chính trong ứng dụng Microsoft Lists. Bao gồm chế độ danh sách, lưới, thư viện và lịch. Mỗi chế độ xem có một lợi thế khác nhau, tùy thuộc vào từng nhu cầu sử dụng.
Trong đó, chế độ lưới được thiết lập mặc định. Chế độ này là lựa chọn hợp lý nếu bạn muốn xem tổng quan các danh sách đã tạo và chỉnh sửa nhanh.
Thứ hai, chế độ xem danh sách giống như lưới nhưng không có tùy chọn chỉnh sửa. Chế độ này tương tự như danh sách trên SharePoint.
Kế tiếp, chế độ xem thư viện có thể được sử dụng khi bạn muốn làm nổi bật các hình ảnh.
Cuối cùng, chế độ lịch hiển thị nhiệm vụ kèm với ngày tháng cụ thể. Chế độ này gần tương tự với phần Calendar của Microsoft Teams.
2.4 Tính năng thu hồi và khôi phục
Microsoft Lists cung cấp tính năng thu hồi và khôi phục, giúp người dùng duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình quản lý các danh sách nhiệm vụ.
Ngoài ra, khi một phiên bản mới của danh sách được lưu, Microsoft Lists còn tự động tạo và lưu trữ phiên bản trước đó. Người dùng có thể truy cập vào các phiên bản đã lưu để so sánh, đối chiếu, chỉnh sửa hoặc khôi phục khi cần thiết.
2.5 Khả năng tích hợp
Microsoft Lists tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác trong hệ sinh thái Microsoft 365.
Bạn có thể tạo danh sách từ Microsoft Teams hoặc SharePoint và chia sẻ danh sách với đồng nghiệp để cộng tác. Bạn cũng có thể nhúng danh sách vào trang web hoặc ứng dụng khác để truy cập nhanh thông tin.
2.6 Tương thích di động
Một điểm không thể không nhắc đến khác đó là khả năng tương thích với thiết bị di động.
Hiện tại, Lists đã có sẵn trên kho ứng dụng iOS. Nhờ đó, người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ danh sách mọi lúc, mọi nơi.
>> Xem thêm: 2 phần mềm quản lý công việc Microsoft Lists và Microsoft Planner: đánh giá và so sánh
3. Lợi ích của Microsoft List
Microsoft Lists mang lại nhiều lợi ích cho người dùng trong việc quản lý công việc và thông tin. Trong đó gồm:
- Tổ chức công việc hiệu quả: Microsoft Lists cho phép tạo và quản lý các danh sách, dự án và quy trình làm việc một cách trực quan. Bạn có thể tạo các danh sách tùy chỉnh, phân loại, đánh dấu ưu tiên và sắp xếp công việc theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Tăng cường tính đồng đội và cộng tác: Microsoft Lists cho phép chia sẻ danh sách với đồng nghiệp để cùng làm việc và cộng tác trên một nền tảng. Bạn có thể gán người thực hiện và đặt thời hạn cho từng mục công việc, gửi thông báo, nhận xét để tương tác và làm việc cùng nhau.
- Tự động hóa quy trình công việc: Microsoft Lists cung cấp tính năng rules (quy tắc) cho phép thiết lập hành động tự động dựa trên các điều kiện và sự kiện xác định. Bạn có thể thiết lập quy tắc để gửi thông báo, di chuyển mục công việc, thay đổi trạng thái, và nhiều hành động khác.
- Truy cập đa nền tảng và linh hoạt: Microsoft Lists là một phần của hệ sinh thái Microsoft 365, cho phép truy cập và làm việc trên danh sách của mình từ bất kỳ thiết bị và nền tảng nào. Bạn có thể truy cập Lists từ máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng.
4. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Lists cho người mới bắt đầu
Microsoft Lists tích hợp sẵn trong Microsoft 365. Nếu đã có tài khoản Microsoft 365, bạn có thể khai phá sức mạnh của Lists ngay hôm nay.
Dưới đây là hướng dẫn dùng Lists cơ bản nhất:
- Trước tiên, mở Microsoft 365 trên thiết bị của bạn
- Chọn Apps từ menu ở góc trên bên trái màn hình
- Kế tiếp, tìm và mở Lists
- Trên giao diện chính của ứng dụng Lists, chọn New list
Sau khi hoàn thành các bước trên, một cửa sổ tạo danh sách sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể tạo danh sách từ một trang trống (Blank list), từ dữ liệu Excel (From Excel), từ danh sách nhiệm vụ có sẵn (From existing list) hoặc từ kho template của Microsoft. Sau đó lần lượt thêm các trường dữ liệu gồm tên nhiệm vụ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, người thực hiện, tệp đính kèm, siêu liên kết, v.v.
Kết
Trong kho ứng dụng khổng lồ Microsoft 365, Microsoft Lists vô hình trung đã bị mờ nhạt bởi những ứng dụng có tên tuổi như Microsoft OneDrive, Microsoft Teams, Microsoft Office,… Tuy nhiên, để làm việc hiệu quả, không thể bỏ qua bước lập kế hoạch, theo dõi và quản lý nhiệm vụ. Đó là lý do Microsoft Lists được tích hợp trong Microsoft 365.
Tóm lại, Microsoft Lists là một công cụ tuyệt vời giúp bạn làm việc hiệu quả, hiệu suất và khoa học hơn bao giờ hết. Và hơn hết, nếu bạn đã có tài khoản Microsoft 365 nhưng không khai thác sức mạnh của Lists, đó sẽ là một thiếu sót lớn.
Trên đây là câu trả lời cho câu hỏi Microsoft Lists là gì và những thông tin liên quan đến ứng dụng quản lý nhiệm vụ này. Mong rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.
Mời bạn tham khảo thêm video:
