“Nếu bạn không có kế hoạch riêng của mình, bạn sẽ trở thành một phần kế hoạch của người khác”. Câu nói kinh điển này chưa bao giờ sai, đặc biệt là đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Trên con đường thành công của doanh nghiệp, việc tổ chức công việc và duy trì sự phối hợp giữa các thành viên là cực kỳ quan trọng. Do đó, chúng ta đang ngày các thấy nhiều hơn các ứng dụng quản lý công việc. Microsoft Planner là cái tên nổi bật trong số đó.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn Microsoft Planner là gì và các thông tin liên quan.
Cùng tìm hiểu.
Nội dung chính
1. Microsoft Planner là gì?
Microsoft Planner là một ứng dụng quản lý công việc được phát triển bởi Microsoft. Ứng dụng cho phép lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi công việc, quản lý dự án, tăng cường sự cộng tác và hơn thế nữa.
Ứng dụng giúp người dùng tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc và tăng cường khả năng cộng tác.
Đặc biệt, Microsoft Planner thuộc bộ ứng dụng Microsoft 365, tương tự như các ứng dụng như Word, Outlook, Excel, v.v. Nhờ vậy, Planner mang đến một quy trình làm việc liền mạch, đồng bộ cho mọi người dùng.
>> Xem thêm: 2 phần mềm quản lý công việc Microsoft Lists và Microsoft Planner: đánh giá và so sánh
2. Các thành phần chính của Microsoft Planner
Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Microsoft Planner giúp bạn tổ chức công việc một cách thuận tiện và linh hoạt. Dưới đây là các thành phần chính của ứng dụng này.
- Bảng công việc (Board): Là nơi người dùng lập kế hoạch và lên danh sách các nhiệm vụ. Mỗi một bảng công việc thường đại diện cho một dự án, một giai đoạn hoặc một quy trình cụ thể.
- Danh sách nhiệm vụ (Task List): Là nơi người dùng nhóm các nhiệm vụ liên quan lại với nhau. Một bảng công việc sẽ chứa nhiều danh sách nhiệm vụ. Một danh sách nhiệm vụ sẽ chứa nhiều nhiệm vụ.
- Nhiệm vụ (Task): Là nơi người dùng liệt kê các công việc cụ thể trong danh sách nhiệm vụ. Một nhiệm vụ thường bao gồm các thuộc tính chính như tiêu đề, mô tả, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tình trạng ưu tiên, tệp đính kèm.
- Biểu đồ Gantt: Là nơi người dùng theo dõi tiến độ công việc và trạng thái hoàn thành của từng nhiệm vụ.
3. Các tính năng chính của Microsoft Planner
Microsoft Planner cho phép người dùng tạo kế hoạch mới, phân công nhiệm vụ, chia sẻ tệp tin, cập nhật trạng thái và nhiều tính năng khác.
3.1 Quản lý công việc cá nhân và nhóm
Trong Microsoft Planner, bạn có thể tạo danh sách các nhiệm vụ và lập kế hoạch công việc của mình hoặc của nhóm.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thể gán nhiệm vụ cho thành viên trong nhóm, đặt giới hạn thời gian và theo dõi tiến độ hoàn thành.
3.2 Theo dõi tiến độ dự án
Microsoft Planner bao gồm các biểu đồ Kanban hiển thị các nhiệm vụ và trạng thái hoàn thành.
Nhờ đó, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, xem nhanh những gì đã và chưa hoàn thành. Từ đây, bạn cũng có thể điều chỉnh lại kế hoạch hoặc điều phối nhân sự sao cho phù hợp để hoàn thành dự án đúng hạn.
>>Xem thêm: Tính năng mới của Microsoft Teams gọi họp trực tuyến lên đến 300 người.
3.3 Giao tiếp và chia sẻ thông tin
Giao tiếp và bình luận giúp người dùng liên lạc, thảo luận, cập nhật thông tin liên quan đến các nhiệm vụ hoặc dự án nhanh chóng.
Bạn có thể bình luận trực tiếp trên từng nhiệm vụ trong danh sách công việc. Khi có bình luận mới trên một nhiệm vụ, Planner sẽ gửi thông báo cho các thành viên liên quan.
Từ Planner, bạn cũng có thể tải lên và chia sẻ các tài liệu liên quan đến cộng sự hoặc khách hàng.
3.4 Lập kế hoạch và ưu tiên công việc
Người dùng Microsoft Planner cũng có thể lập kế hoạch và đặt trạng thái ưu tiên cho mỗi nhiệm vụ.
Ví dụ, với những kế hoạch hoặc nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể đặt trạng thái khẩn khấp hoặc quan trọng. Với những nhiệm vụ ít quan trọng hơn, hãy thiết lập trạng thái là trung bình hoặc thấp. Điều này giúp bạn sắp xếp và phân bổ thời gian xử lý công việc hiệu quả hơn.
3.5 Báo cáo và phân tích
Microsoft Planner tích hợp sẵn các biểu đồ báo cáo trực quan. Bạn có thể tận dụng chúng để theo dõi nhanh bạn hoặc tổ chức của mình có bao nhiêu công việc đang thực hiện, công việc chưa bắt đầu và công việc đã hoàn thành.
4. Vì sao doanh nghiệp nên dùng Microsoft Planner?
Quản lý công việc hiệu quả là yếu tố cốt lõi làm nên sự thành bại của một doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do vì sao doanh nghiệp nên đưa Microsoft Planner vào tổ chức của mình.
4.1 Quản lý công việc hiệu quả
Microsoft Planner hiển thị trực quan danh sách công việc, người đảm nhận lẫn thời gian hoàn thành. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc của mọi cá nhân trong tổ chức.
4.2 Tăng cường sự cộng tác trong tổ chức
Các tính năng giao tiếp và cộng tác tích hợp sẵn trong Microsoft Planner tạo nên một môi trường làm việc tích cực. Nơi mọi cá nhân luôn luôn có thể đóng góp, nhận xét, trao đổi thông tin về mọi nhiệm vụ hoặc dự án bất kỳ.
>> Xem thêm: Cộng tác trong thời gian thực là gì, có đơn giản là đồng chỉnh sửa tài liệu cùng lúc?
4.3 Tích hợp dễ dàng với hệ sinh thái ứng dụng Microsoft
Microsoft Planner tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác trong hệ sinh thái Microsoft 365 như Microsoft Teams, Outlook và SharePoint. Điều này tạo ra một môi trường làm việc liền mạch, tạo sự thuận tiện trong quá trình làm việc của mọi thành viên trong tổ chức.
4.4 Truy cập mọi lúc mọi nơi
Microsoft Planner có sẵn trên các nền tảng như web, di động và máy tính để bàn. Nhờ đó người dùng có thể tạo và theo dõi kế hoạch từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào. Đây là tính năng hữu ích với các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa, hoặc có nhiều chi nhánh văn phòng khác nhau.
4.5 Trực quan hóa tiến độ và báo cáo
Planner cung cấp các biểu đồ và báo cáo tiến độ để hiển thị trực quan tiến trình công việc. Với biểu đồ Gantt tích hợp sẵn, người quản lý lẫn các thành viên trong tổ chức đều có thể theo dõi tiến trình công việc dễ dàng. Từ đó có thể thực hiện các điều chỉnh phù hợp.
Kết
Trên đây là lời đáp cho câu hỏi Microsoft Planner là gì và những thông tin liên quan.
Tóm lại, Microsoft Planner là một công cụ hữu ích để quản lý công việc và dự án, đặc biệt là khi bạn làm việc trong môi trường nhóm.
Bạn đang quan tâm đến Microsoft Planner hoặc các ứng dụng khác của Microsoft, liên hệ với Công ty Công nghệ Mật Mã – Đối tác công nghệ của Microsoft để được hỗ trợ!
Video nên xem:
