Trong thời đại số kỹ thuật số, giải pháp quản lý tài liệu là một công cụ không thể thiếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Bởi vì, với một khối lượng lớn dữ liệu được tạo ra hằng ngày, thì nhu cầu về phần mềm quản lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu ngày càng trở nên bức thiết.
Hai trong số những cái tên nổi bật về giải pháp quản lý dữ liệu là SharePoint của Microsoft và Google Drive của Google. Cả hai đều có những ưu điểm và tính năng riêng, nhưng câu hỏi đặt ra là, giữa hai nền tảng, đâu sẽ là giải pháp quản lý dữ liệu mạnh mẽ nhất?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh SharePoint và Google Drive một cách chi tiết, cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện trước khi quyết định lựa chọn.
Nội dung chính
SharePoint là nền tảng thuộc hệ sinh thái Microsoft 365. Ứng dụng này được phát triển dựa trên nền tảng đám mây và hoạt động như một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu mạnh mẽ. Đồng thời, Microsoft còn đóng vai trò then chốt trong việc thiết lập nên các website nội bộ, quy trình làm việc, quản lý nội dung…
2. Google Drive là gì?
Google Drive là nền tảng cộng tác, lưu trữ dữ liệu trên đám mây, hỗ trợ người dùng trong việc tạo, lưu trữ, chỉnh sửa và truy cập tệp một cách liền mạch thông qua các ứng dụng phổ biến như Google Docs, Google Slides, Google Sheets. Mục tiêu cốt lõi của ứng dụng này là hợp nhất mọi dữ liệu, cung cấp không gian lưu trữ, cho phép mọi người có thể truy cập dữ liệu từ mọi nơi và thiết bị.
>> Xem thêm: Shared Drives – Bộ nhớ dùng chung là gì? Hướng dẫn cách chia sẻ bộ nhớ cho cả đội nhóm
Có thể nói, cả SharePoint và Google Drive đều cung cấp tính năng quản lý và lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, để chọn lựa được phần mềm phù hợp nhất, bạn cần tìm hiểu chi tiết sự khác nhau giữa 2 nền tảng thông qua từng yếu tố.
3.1 Tích hợp ứng dụng
SharePoint và Google Drive là 2 ứng dụng thuộc Microsoft 365 và Google Workspace. Các ứng dụng này đều có khả năng tích hợp mạnh mẽ.
Với Google Drive, người dùng có thể truy cập vào các ứng dụng khác như: Google Docs, Google Sheets, Google Slides, … để tạo tài liệu, lưu trữ và cộng tác.
Còn SharePoint, ứng dụng này tích hợp liền mạch với hàng loạt các công cụ của Microsoft như: OneDrive, Exchange, Excel, Teams, Word, PowerPoint, Outlook… hỗ trợ người dùng truy cập, làm việc hiệu quả hơn.
Nhìn chung, về tính năng tích hợp ứng dụng, SharePoint đang chiếm nhiều ưu thế hơn Google Drive, bởi khả năng tích hợp rộng và mạnh mẽ với nhiều ứng dụng.
3.2 Dung lượng lưu trữ
Để tìm hiểu về dung lượng lưu trữ, bạn có thể tham khảo qua bảng so sánh các phiên bản dành cơ bản dành cho doanh nghiệp:
| Nền tảng | Phiên bản | Dung lượng lưu trữ |
| SharePoint (Microsoft 365) | Business Basic | 1 TB/ người dùng |
| Business Standard | ||
| Business Premium | ||
| Google Drive (Google Workspace) | Business Starter | 30 GB/ người dùng (được dùng chung) |
| Business Standard | 2TB/ người dùng (được dùng chung) |
|
| Business Plus | 5TB/ người dùng (được dùng chung) |
Dung lượng lưu trữ của SharePoint gắn liền với dung lượng các phiên bản Microsoft 365 Business. Hầu hết các phiên bản của Microsoft đều được cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ và chia sẻ tệp.
Google Drive cũng hỗ trợ người dùng có thể sử dụng miễn phí, tuy nhiên dung lượng chỉ có 15GB, dùng chung cho Gmail, Drive, Google Photos. Còn với các phiên bản Google Workspace, để có nhiều dung lượng người dùng cần sử dụng các phiên bản cao cấp với chi phí cao.
Nếu so sánh về dung lượng lưu trữ thì Google Drive cung cấp nhiều tùy chọn, đi kèm với dung lượng lưu trữ cao hơn SharePoint.
3.3 Cộng tác và chia sẻ
Trong Google Drive, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục cho mọi người bằng email hoặc liên kết. Ngoài ra, Google Drive còn có tính năng thiết lập quyền truy cập như: người chỉnh sửa, người xem, người truy cập…
Tương tự, SharePoint cũng cho phép người dùng chia sẻ tệp và thư mục thông qua các liên kết và cài đặt quyền truy cập.
Ở tính năng cộng tác và chia sẻ, cả 2 ứng dụng Google Drive và SharePoint đều hỗ trợ người dùng cộng tác dễ dàng và linh hoạt.
>> Xem thêm: Top 4 phần mềm làm việc nhóm của Microsoft: hơn 90% doanh nghiệp nhỏ đang dùng, còn bạn?
3.4 Tìm kiếm dữ liệu
Về tính năng tìm kiếm, SharePoint cung cấp chức năng tìm kiếm nâng cao, khai thác siêu dữ liệu của các tệp được lưu trữ. Tính năng này hỗ trợ người dùng tìm kiếm nhanh hơn, chính xác hơn, dựa trên các giá trị cột siêu dữ liệu cụ thể, thay vì chỉ tìm kiếm từ khóa.
Trong khi đó, Google Drive cho phép người dùng tìm kiếm dữ liệu bằng cách sử dụng tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để nhận dạng văn bản trong tài liệu và hình ảnh được quét.
Nhìn chung, SharePoint và Google Drive đều hỗ trợ tính năng tìm kiếm dữ liệu. Nhưng SharePoint có phần nổi bật hơn với các tính năng tìm kiếm dữ liệu nâng cao.
3.5 Thiết kế tùy chỉnh
SharePoint nổi tiếng với khả năng tùy biến mạnh mẽ. Người dùng có thể sử dụng SharePoint để:
- Thiết kế trang web nội bộ: Trang web này sẽ tập trung toàn bộ thông tin, chính sách, dữ liệu và tài nguyên của công ty để mọi người đều có thể truy cập.
- Triển khai quy trình công việc: Đây được xem là tính năng cốt lõi của SharePoint. SharePoint Designer và Power Automate (trước đây là Flow) cho phép các tổ chức tự động cài đặt các tác vụ lặp đi lặp lại, thiết lập các quy tắc và hợp lý hóa quy trình phê duyệt…
- Phân tích dữ liệu: Với sự kết hợp của Power BI, cho phép người dùng có thể tạo bảng thông tin và phân tích dữ liệu trong SharePoint.
Khi so sánh về thiết kế tùy chỉnh, SharePoint cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ hơn so với Google Drive, làm cho nó trở thành lựa chọn phù hợp cho các tổ chức có nhu cầu tích hợp và tùy chỉnh cao. Ngược lại, Google Drive tập trung vào sự đơn giản và linh hoạt trong việc quản lý và chia sẻ tệp tin.
>>Xem ngay: Word Online trải nghiệm soạn thảo văn bản thêm tầm cao mới.
3.6 Bảo mật dữ liệu
Về chính sách bảo mật dữ liệu, cả SharePoint và Google Drive đều tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ. Tuy nhiên, SharePoint có phần chiếm ưu thế hơn nhờ tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp. Bao gồm:
- Chính sách DLP ngăn chặn việc chia sẻ dữ liệu nhạy cảm
- IRM bảo vệ tài liệu bằng cách mã hóa và kiểm soát quyền truy cập
- Sử dụng quyền truy cập có điều kiện dựa trên thiết bị Microsoft Entra
- ….
Trong Google Drive, người dùng cũng có thể thiết lập các tính năng bảo mật dữ liệu như:
- Xác thực 2 yếu tố (2FA)
- Kết nối được mã hóa
- Kiểm soát chia sẻ an toàn
Quyết định chọn lựa giữa SharePoint và Google Drive phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức hoặc người dùng cá nhân. Dưới đây là một số điểm mà bạn có thể xem xét để đưa ra lựa chọn:
4.1 Dựa trên nền tảng công nghệ
SharePoint và Google Drive là 2 ứng dụng đại diện cho hệ sinh thái Microsoft và Google.
Nếu doanh nghiệp của bạn đã và đang dùng Microsoft 365 là một giải pháp chính trong việc kết nối và giao tiếp, thì bạn có thể sử dụng SharePoint, để mọi dữ liệu đều được đồng bộ hóa.
Hoặc ngược lại, nếu bạn đã chọn lựa Google Workspace thì việc sử dụng Google Drive sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình cộng tác với các nền tảng như: Google Docs, Sheets và Slides…
4.2 Dựa trên nhu cầu quản lý tài liệu
Khi xét đến nhu cầu quản lý tài liệu, SharePoint nổi tiếng với khả năng sử dụng siêu dữ liệu, thư viện tài liệu một cách an toàn và có cấu trúc. Vì vậy sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ dữ liệu lớn.
Còn Google Drive, với giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Công cụ này sẽ phù hợp với các doanh nghiệp không có nhu cầu lưu trữ dữ liệu nâng cao.
4.3 Dựa trên quy mô doanh nghiệp
Google Drive dường như là một công cụ quen thuộc, được sử dụng cho mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô như:
- Công ty khởi nghiệp
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Một số các tổ chức lớn
SharePoint cung cấp hàng loạt các tính năng tùy chỉnh nâng cao, phù hợp cho các tổ chức lớn trong việc lưu trữ dữ liệu, tập trung chủ yếu vào việc cộng tác và tạo các trang mạng nội bộ.
Kết luận
Thông qua bài so sánh SharePoint và Google Drive, chúng tôi hy vọng rằng bạn đã có được một cái nhìn tổng quan về cả 2 nền tảng.
Có thể nói, việc chọn lựa đâu là giải pháp phù hợp nhất sẽ còn dựa trên nhiều yếu tố. Vậy nên, trước khi quyết định sử dụng, bạn cần tìm hiểu thật kỹ các tính năng cốt lõi.
Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi nếu cần tư vấn thêm các thông tin về giải pháp cũng như tính năng.
Mời bạn xem thêm video hữu ích:
