Nhắc đến Microsoft 365, chúng ta đều “nhẵn mặt” với những cái tên như Outlook, OneDrive, Teams, Word, Excel,… Nhưng có thể bạn chưa biết rằng, Microsoft Bookings được bao gồm cũng cực kỳ có giá trị. Tổng quan, Microsoft Bookings là phần mềm cho phép quản lý lịch hẹn, đặt chỗ trực tuyến trong và ngoài tổ chức. Để hiểu kỹ bản chất Microsoft Bookings là gì, trong bài viết này hãy cùng đi sâu vào chi tiết.
Khai thác triệt để sức mạnh của ứng dụng tích hợp trong Microsoft 365 chính là không lãng phí tài nguyên doanh nghiệp. Tìm hiểu và sử dụng ngay từ hôm nay bạn nhé!
Nội dung chính
1. Microsoft Bookings là gì?
Bạn đã bao giờ nghe nhắc đến hoặc từng dùng qua một ứng dụng đặt lịch? Nơi mà nhân viên trong doanh nghiệp có thể đặt lịch hẹn, lịch họp với nhau. Và cũng là nơi khách hàng đặt lịch hẹn với doanh nghiệp? Đó chính là mục đích của ứng dụng Microsoft Bookings.
Chi tiết, Microsoft Bookings là một ứng dụng quản lý lịch hẹn và đặt chỗ trực tuyến. Được thiết kế dành cho doanh nghiệp kinh doanh trong ngành dịch vụ, Bookings cho phép khách hàng đặt chỗ trực tuyến thông qua trang web hoặc ứng dụng di động.
Với Microsoft Bookings, bạn có thể quản lý lịch làm việc, đặt chỗ và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.
2. Các tính năng chính của Microsoft Bookings
Microsoft Bookings là một ứng dụng có giao diện khá đơn giản. Mọi tính năng đều tập trung vào đặt lịch và quản lý lịch hẹn. Xem chi tiết bên dưới.
2.1 Quản lý lịch hẹn
Bạn có thể dễ dàng tạo lịch làm việc cá nhân hoặc lịch làm việc của nhóm, xác định các ngày và giờ khả dụng. Bookings cũng cho phép xác định số lượng khách hàng được đặt chỗ trong từng khung giờ, giúp kiểm soát khối lượng công việc và đảm bảo sự thuận tiện cho khách hàng. Khi có khách đặt lịch, bạn có thể từ chối, hoặc chấp nhận và phân bổ lịch hẹn cho nhân sự phù hợp.
2.2 Đặt chỗ trực tuyến
Khách hàng có thể truy cập vào trang đặt chỗ trực tuyến và dễ dàng chọn khung giờ phù hợp để đặt chỗ. Họ cũng có thể xem lịch trống và nhận được xác nhận tức thì, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
2.3 Gửi thông báo và nhắc nhở
Bookings tự động gửi thông báo và nhắc nhở cho khách hàng hoặc người có liên quan. Điều này giúp tránh tình trạng hủy hẹn đột ngột, giảm thiểu số lượng khách hàng không đến đúng giờ hoặc quên hẹn.
2.4 Quản lý khách hàng
Bookings bao gồm một cơ sở dữ liệu khách hàng tích hợp, cho phép lưu trữ thông tin cá nhân và lịch sử lịch hẹn của khách hàng. Điều này cho phép theo dõi tương tác với khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn dựa trên thông tin chi tiết về họ.
>>Xem ngay: Teams Meeting là gì? Có những tính năng nào cho việc họp trực tuyến?
2.5 Cá nhân hóa thương hiệu
Trang đặt lịch hẹn có thể được tùy chỉnh theo thương hiệu, hoàn chỉnh với logo và màu sắc thương hiệu.
2.6 Phiên bản di động
Bookings hoạt động tốt trên phiên bản web và phiên bản di động, mang đến sự thuận tiện để sử dụng mọi lúc dành cho mọi người.
3. Các thành phần chính của Microsoft Bookings
Dưới đây là các thành phần chính của ứng dụng đặt lịch Microsoft Bookings.
3.1 Tổng quát
Hai thành phần chính mà bạn cần quan tâm khi dùng Microsoft Bookings gồm có:
- Booking page: Đây là trang web cho phép khách hàng đặt lịch hẹn với nhân viên hoặc chuyên viên phụ trách dịch vụ. Trang web này có thể được chia sẻ qua liên kết trực tiếp, trang Facebook, thậm chí được nhúng vào trang web của bạn.
- Web app: Đây là một bộ các trang web dành cho doanh nghiệp, nơi chủ sở hữu lịch hẹn và quản trị viên có toàn quyền quản lý cuộc hẹn. Bao gồm từ thiết lập giờ làm việc, tùy chỉnh cuộc hẹn được lên lịch, tùy chỉnh trang đặt lịch hẹn, phân bổ lịch hẹn, giới hạn cuộc hẹn trong ngày, v.v.
>> Xem thêm: Microsoft 365 là gì? Office 365 là gì? Tính năng và lợi ích
3.2 Chi tiết
Để giúp bạn hiểu rõ hơn, chúng tôi tạm phân chia các thành phần của Bookings tương ứng với tính năng như sau:
- Trang đặt chỗ trực tuyến: Đây là giao diện mà khách hàng của bạn sử dụng để xem lịch trống và đặt chỗ. Trang này có thể tùy chỉnh để phù hợp với thương hiệu và nhu cầu của bạn.
- Trang quản lý lịch hẹn: Đây là giao diện dành nhân viên của bạn xem và quản lý lịch làm việc của mình, xem các đặt chỗ hiện tại và thực hiện các thay đổi cần thiết.
- Trang quản lý dịch vụ: Đây là giao diện dành cho quản trị viên hoặc nhân viên của bạn quản lý danh sách các dịch vụ cung cấp. Bao gồm mô tả, thời gian và giá cả.
- Trang quản trị viên: Đây là giao diện dành cho quản trị viên thiết lập các cài đặt như giờ làm việc, hoặc tùy chỉnh trang đặt lịch sao cho phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu.
- Trang cơ sở dữ liệu khách hàng: Đây là giao diện dành cho nhân viên hoặc quản trị viên của bạn xem, quản lý thông tin và lịch sử hẹn của khách hàng.
4. Cách sử dụng Microsoft Bookings
Theo Microsoft, Microsoft Bookings hiện được bao gồm trong các gói dịch vụ sau đây (thông tin cập nhật tháng 11/2023). Cụ thể
- Office 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3, G5
- Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium.
Điều này đồng nghĩa nếu có đăng ký một trong các gói bên trên, bạn đã có quyền truy cập vào Microsoft Bookings.
>> Xem thêm: Microsoft 365 là gì? Office 365 là gì? Tính năng và lợi ích
5. Doanh nghiệp nào nên dùng Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings được thiết kế để phù hợp với nhiều kiểu doanh nghiệp và tổ chức khác nhau. Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn và đề xuất từ Microsoft, chúng tôi khuyến khích những doanh nghiệp sau đây sử dụng Bookings.
Dưới đây là một số ví dụ điển hình. Bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào cần quản lý lịch trình và đặt lịch hẹn với khách hàng đều có thể triển khai Bookings để quản lý lịch hẹn hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.
5.1 Ngành chăm sóc sức khỏe và thẩm mỹ
Bất kỳ doanh nghiệp nào trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, thẩm mỹ, spa, phòng khám, phòng tập thể dục, hay các dịch vụ chăm sóc cá nhân đều có thể tận dụng Microsoft Bookings để quản lý lịch trình và đặt lịch hẹn với khách hàng.
5.2 Ngành giáo dục và đào tạo
Trường học, trung tâm đào tạo, gia sư, hoặc các cơ sở giáo dục có thể sử dụng Microsoft Bookings để cho phép học viên đặt lịch hẹn với giáo viên hoặc cố vấn.
5.3 Ngành dịch vụ khách hàng
Các doanh nghiệp trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, du lịch, hoặc dịch vụ khách hàng khác có thể sử dụng Microsoft Bookings để cho phép khách hàng đặt lịch hẹn với nhân viên phục vụ, đặt bàn hoặc đặt các dịch vụ khác.
5.4 Ngành tư vấn và chăm sóc cá nhân
Các chuyên gia tư vấn, nhà tư vấn tài chính, chuyên gia phát triển cá nhân, chuyên gia tư vấn sức khỏe tinh thần và các ngành nghề tương tự có thể sử dụng Microsoft Bookings để cho phép khách hàng đặt lịch hẹn và tư vấn cá nhân.
5.5 Ngành công nghệ và dịch vụ kỹ thuật
Các công ty công nghệ, dịch vụ sửa chữa, bảo trì, hay các công ty cung cấp dịch vụ kỹ thuật khác có thể sử dụng Microsoft Bookings để quản lý lịch trình và đặt lịch hẹn với khách hàng.
>> Xem thêm: Khó khăn khi đăng ký và sử dụng Microsoft 365: liệu có giải pháp?
Kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin về Microsoft Bookings là gì. Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ hay đơn giản là cần quản lý lịch hẹn với khách hàng, Bookings sinh ra là dành cho bạn.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn gói Microsoft 365 phù hợp nhất với ngân sách và quy mô doanh nghiệp của bạn.
Video có thể bạn quan tâm:
