Microsoft Sway là một phần mềm thuộc Microsoft 365, được phát hành vào tháng 8 năm 2015. Công cụ này mang đến một hướng tiếp cận mới trong việc tạo ra nội dung trực tuyến, hấp dẫn và linh hoạt hơn bao giờ hết.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về Microsoft Sway là gì? Có sự khác biệt nào với công cụ Microsoft PowerPoint?
Cùng tìm hiểu chi tiết!
Nội dung chính
1. Microsoft Sway là gì?
Theo thông tin đến từ hãng, Microsoft Sway là một ứng dụng mới trong Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office). Hỗ trợ người dùng dễ dàng tạo mọi nội dung như: sơ yếu lý lịch, blog, danh mục sản phẩm, bài thuyết trình…
Với Microsoft Sway, bạn chỉ cần thêm văn bản, hình ảnh có liên quan. Sau đó, Sway sẽ thực hiện các phần còn lại như: định dạng, thiết kế các mẫu sao cho phù hợp với nội dung. Người dùng cũng có thể linh hoạt thay đổi, áp dụng một thiết kế khác trên Sway.
2. Sự khác biệt giữa Microsoft Sway với Microsoft PowerPoint là gì?
Thoạt nhìn, đa số người dùng sẽ nghĩ Microsoft Sway với Microsoft PowerPoint tương tự như nhau, bởi vì cả 2 công cụ đều có tính năng thiết kế bài thuyết trình. Tuy nhiên, khi tìm hiểu chi tiết hơn thì cả 2 ứng dụng này có sự khác nhau rõ rệt.
Về định dạng, Microsoft PowerPoint chủ yếu tập trung vào định dạng trình chiếu, với các slide riêng lẻ. Còn với Microsoft Sway người dùng có thể tạo đa dạng các nội dung hơn. Hơn thế nữa, Microsoft Sway hỗ trợ người dùng tạo ra các bài viết trực tuyến hoặc các bảng trình sống động và không giới hạn bởi các slide cố định.
Về giao diện, Microsoft Sway sẽ tự động tối ưu nội dung hiển thị trên các giao diện thiết bị như điện thoại, máy tính bảng… Người dùng không cần phải thực hiện điều chỉnh thủ công. Đây được xem là một tính năng khác biệt nổi bật của Microsoft Sway với Microsoft PowerPoint.
Nhìn chung, Microsoft Sway hỗ trợ người dùng tạo ra nhiều nội dung đa dạng và có các tùy chọn và tính năng thiết kế nâng cao hơn Microsoft PowerPoint.
>> Xem thêm: 5 Lý do bạn nên chuyển dữ liệu doanh nghiệp ngay sang Microsoft 365
3. Các tính năng nổi bật Microsoft Sway
Dưới đây sẽ là hàng hoạt các tính năng nổi bật quan trọng mà người dùng có thể sử dụng để sáng tạo trong Sway.
3.1 Bố cục và kiểu tài liệu
Khi tạo nội dung với Sway, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh bố cục và kiểu theo các định dạng như ngang, dọc và trình chiếu. Ngay cả khi bạn sử dụng các định dạng thiết kế có sẵn, thì bạn vẫn có thể thay đổi sao cho phù hợp.
Ngoài ra, Sway cũng có các mẫu bố cục sẵn, đi kèm với các thiết kế về bố cục nội dung, trang trí, màu sắc… Bạn có thể tùy chọn sử dụng ngay mà không cần phải thiết kế lại từ đầu.
3.2 Tùy chỉnh thiết kế
Trong Sway, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế như thêm phông nền, lựa chọn phông chữ, bảng màu… Nếu bạn chưa biết chọn kiểu nào, bạn có thể nhấp vào Remix. Công cụ này cho phép bạn chuyển đổi giữa các kiểu giao diện và bố cục một cách dễ dàng. Bạn có thể thử nghiệm nhiều kiểu trình bày để xem loại nào phù hợp nhất với nội dung của mình.
3.3 Thêm nội dung và hình ảnh
Người dùng có thể dễ dàng thêm nội dung và các hình ảnh minh họa theo định dạng như in đậm, in nghiêng và chèn link liên kết sao cho phù hợp.
Khi chèn hình ảnh, Microsoft Sway hỗ trợ người dùng có thể chèn từ hình ảnh trong thiết bị và nhiều ứng dụng khác nhau như: OneDrive, Flickr , Bing Images , YouTube…
Tuy nhiên, trước khi chèn các hình ảnh, tệp thì bạn cần tuân thủ các nguyên tắc của Microsoft Sway như:
- Tối đa 20MB tệp PDF, Excel, PowerPoint hoặc Word
- Tối đa 100MB tệp âm thanh
- Không sử dụng quá 768MB nội dung video.
- Các hình ảnh phải có kích thước trong khoảng 256 MB
3.4 Chỉnh sửa định dạng hình ảnh
Nếu trang Sway hiện tại của bạn đang có nhiều nội dung và hình ảnh. Bạn có thể tùy sử dụng tính năng lưới nhóm và sắp xếp theo 3 định dạng như Automatic (Tự động), Stack (Ngăn xếp) và Grid (Lưới).
3.5 Định dạng văn bản
Microsoft Sway cung cấp cho người dùng các định dạng văn bản đơn giản như:
- Thẻ tiêu đề
- Nội dung chính
- In đậm và in nghiêng
- Hỗ trợ tạo danh sách kiểu số hoặc kiểu dấu đầu dòng
- Chèn liên kết vào văn bản, kết nối trực tiếp đến các trang web khác
- …
Các tính năng định dạng này giúp người dùng Sway tạo ra những trang trình bày động và hấp dẫn mà không cần phải sử dụng kỹ thuật thiết kế chuyên sâu.
>>Xem thêm: Teams Meeting họp trực tuyến hoàn hảo dành cho doanh nghiệp.
3.6 Các kiểu sắp xếp văn bản
Trong Sway, người dùng có thể thiết kế tùy chọn sắp xếp nội dung và hình ảnh, video hoặc GIF theo thiết kế tùy chỉnh. Ví dụ như: Bạn có thể tùy chọn căn trái, căn phải, cuộn văn bản qua hình ảnh, v.v.
Ngoài ra, Sway cũng có tính năng sắp xếp văn bản thông minh. Nếu bạn cần thêm một văn bản có nhiều đoạn và hình ảnh vào nội dung và bố cục dọc thì Sway sẽ tự động ghim hình ảnh vào phía bên phải.
3.7 Hình nền tùy chỉnh cho tiêu đề
Tính năng này cho phép người dùng có thể chèn hình ảnh hoặc màu nền ở trang tiêu đề. Bạn có thể chọn một màu đồng nhất từ bảng màu, nhập mã màu cụ thể hoặc hình nền để làm văn bản trở nên dễ đọc và nổi bật.
3.8 Lưu tài liệu trực tuyến
Sau khi đã thiết kế hoàn chỉnh, bạn có thể lưu tài liệu bằng các mã nhúng hoặc link. Sau đó, người dùng có thể gửi link này đến các người dùng có liên quan.
Các tài liệu của Microsoft Sway sẽ tự động tối ưu hiển thị trên các thiết bị, ngay cả khi thu nhỏ và phóng to. Người dùng không cần thực hiện bất cứ thao tác thủ công nào.
Nếu người dùng muốn xuất tài liệu, bạn có thể xuất theo các định dạng như PDF hoặc Word.
>>Xem thêm: Microsoft 365 E5 an toàn bảo mật dành cho doanh nghiệp.
4. Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Sway
Để sử dụng Microsoft Sway, người dùng cần truy cập vào trang web sway.office.com. Sau đó đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365.
Bước 1: Đăng nhập
Khi đã đăng nhập, bạn sẽ thấy giao diện của Microsoft Sway và chọn Create New để tạo mới hoặc Start from a topic để bắt đầu từ chủ đề
Bước 2: Định dạng nội dung bằng các thẻ
Trong giao diện Storyline (Cốt truyện) bạn sẽ nhập, chèn, chỉnh sửa và định dạng nội dung. Nội dung được sắp xếp theo thứ tự tuần tự bằng cách thêm thẻ, mỗi thẻ chứa loại nội dung như văn bản, hình ảnh, video và thậm chí cả tài liệu Office.
Bước 3: Đặt tiêu đề cho Sway
Bạn cần nhập ngắn gọn tiêu đề cho Sway và định dạng nội dung sao cho phù hợp như in đạm hoặc in nghiêng.
Bước 4: Thêm hình ảnh và văn bản vào Sway
Trong giao diện Storyline (Cốt truyện), bạn có thể thêm nội dung như văn bản, hình ảnh hoặc video theo từng thẻ.
Để có thể thêm các thẻ mới, bạn nhấp vào dấu cộng (+) ở các thẻ hiện có. Ngoài ra, bạn cũng có thể sắp xếp các nội dung bằng cách kéo và thả các thẻ sao cho phù hợp.
Bước 5: Xem trước Sway
Để xem trước nội dung mà mình đang tạo sẽ hiển thị như thế nào, bạn chọn giao diện Design (thiết kế) và chọn Play (Phát).
Bước 6: Chia sẻ Sway
Sau khi đã thiết kế hoàn chỉnh, bạn chỉ cần bấm vào Chia sẻ trên thanh menu trên cùng, rồi chọn cách bạn muốn chia sẻ Sway như liên kết, mạng xã hội… Ngoài ra, bạn cũng có thể cài đặt thêm là người được chia sẻ có quyền xem hoặc quyền chỉnh sửa nội dung.
Kết
Trên đây là những thông tin chi tiết về Microsoft Sway là gì? Nhìn chung. Microsoft Sway là một công cụ độc đáo và linh hoạt trong hệ sinh thái của Microsoft. Sự kết hợp giữa tính đa dạng và hiệu quả mang đến trải nghiệm sáng tạo mới cho việc tạo và chia sẻ nội dung trực tuyến.
